Не секрет, что процесс старта любой компании, в особенности крупного промышленного предприятия, неминуемо сопровождается документами. С расширением производства, появлением филиалов и представительств объем бумажного документооборота возрастает в разы, и эффективно управлять им, отслеживая ход выполнения поручений, становится сложнее с каждым днем. В результате важность автоматизации текущего документооборота становится очевидной. Кроме того, учитывая специфику работ и территориальное распределение офисов, возникает необходимость создания качественно нового управления информационными ресурсами, объединяющего все бизнес-процессы предприятия.

Решение этих задач воплотилось в ряде проектов ООО “РусВинил” — стремительно развивающегося российско-бельгийского предприятия, созданного для строительства и эксплуатации интегрированного комплекса по производству поливинилхлорида (ПВХ) в Кстовском районе Нижегородской области.

Завод по производству ПВХ возводится по современным европейским технологиям, учитывающим требования в области экологии, безопасности и качества продукции, что обеспечит получение необходимого ассортимента марок ПВХ с низкими производственными затратами и в строгом соответствии природоохранным требованиям Российской Федерации.

Немаловажным условием эффективной работы и взаимодействия структур предприятия является ИТ-составляющая. В качестве серверной платформы, СУБД и платформы для рабочих станций используется ПО Microsoft. Основными информационными системами компании являются DIRECTUM, SAP, TDMS, Quinyx.

“РусВинил” — территориально распределенное предприятие. Основной офис располагается в Кстово, филиал— в Москве, поэтому необходимость не только в оперативном и своевременном обмене информацией, но и в высококачественном управлении документооборотом на местах существовала изначально. Для решения этих задач используются бизнес-решения системы DIRECTUM.

Как рассказала Евгения Весницкая, менеджер службы ИТ и связи предприятия, первоначально были автоматизированы процессы оформления организационно-распорядительной документации, управление договорами. “Решения DIRECTUM привлекли нас своей функциональностью, интуитивно понятным интерфейсом, возможностью адаптации под нашу специфику и приемлемой стоимостью”, — отметила она.

Оперативной модернизации требовали также задачи контроля, обобщения и анализа результатов множества обязательств по кредитному договору.

Сложность решения этой задачи заключалась в том, что ответственность за контроль исполнения обязательств возложена на сотрудников разных подразделений компании и, следовательно, в данный процесс вовлечена большая часть сотрудников предприятия.

По словам г-жи Весницкой, в качестве решения задачи контроля обязательств рассматривались такие варианты, как привлечение дополнительных человеческих ресурсов, внедрение новой специализированной системы или развитие имеющихся систем.

Учитывая факт использования на предприятии DIRECTUM, уже хорошо знакомого и понятного пользователям, было решено разработать модуль “Управление обязательствами” на базе этой системы. Этот модуль позволяет успешно решить задачу интеграции с другими информационными системами предприятия и минимизировать необходимые изменения внутри системы. Его применение снимает необходимость в привлечении дополнительного числа специалистов и переобучении сотрудников в случае внедрения продукта иной системы. Модуль позволяет обеспечить автоматизацию системы оповещения профильных служб и контроля над выполнением обязательств, исключение риска дефолта, системное предоставление отчетной информации, архивирование всей документации и запросов, а также формирование отчетности по исполнению обязательств.

В рабочей группе по реализации внедрения модуля “Управление обязательствами” были задействованы пять человек со стороны “РусВинила” и два специалиста со стороны непосредственного исполнителя, официального партнера DIRECTUM в Приволжском Федеральном округе, компании “МайТэк” (MT Group), которая предоставляет все виды услуг по оптимизации и автоматизации внутренних бизнес-процессов средних и крупных предприятий на базе ECM-системы DIRECTUM.

По мнению Евгении Весницкой, такого числа участников было достаточно, чтобы в полном объеме реализовать все задачи проекта по внедрению модуля. “Это также бесспорное преимущество DIRECTUM: для внедрения модификаций не нужны большие человеческие ресурсы”, — считает она.

Автоматизация процесса управления обязательствами шла параллельно с внедрением двух других модулей DIRECTUM — “Управление взаимодействием с клиентами” и “Управление доверенностями”. Продолжительность внедрения всех трех модулей составила три месяца.

Работы были разбиты на четыре этапа:

  • анализ и проектирование;
  • настройка и адаптация;
  • обучение пользователей;
  • опытно-промышленная эксплуатация.

По словам г-жи Весницкой, после согласования проектных решений, которые разрабатывались совместно с компанией “МайТэк” и казначейством “РусВинила”, единственная трудность заключалась в четком распределении обязательств по ответственным за предоставление информации по обязательствам.

“Рабочая группа заказчика, сформированная для проекта, состояла из технически очень грамотных специалистов, с опытом управления проектами и с отличным знанием системы, — сказал Руслан Шакиров, генеральный директор компании “МайТэк”. — Это помогло реализовать проект в запланированные сроки, в соответствии с утвержденным бюджетом. Проект прошел успешно, эффективно и без осложнений. Мне кажется, команды с обеих сторон ощутили только положительные эмоции от сотрудничества. Доказательством этого служит тот факт, что сразу после данного этапа проекта между компаниями был заключен договор на сопровождение и запущены работы по оптимизации новых процессов”.

В результате, как отмечает г-н Шакиров, было внедрено принципиально новое техническое решение, в рамках которого разработан механизм автоматической рассылки задач по настраиваемым критериям: расписание, возможность вложения в задачу записей различных справочников, механизм многоуровневого контроля получения задачи адресатом, автоматическое формирование необходимых отчетов.

Цепочка действий, которые осуществляются при помощи модуля “Управления обязательствами” выглядит так. Рассылку заданий на предоставление отчетов об исполнении обязательств автоматически выполняет система DIRECTUM согласно расписанию справочника “Обязательства”. По каждому из обязательств ответственные сотрудники получают задание о формировании отчета, наблюдатель и контролер — уведомления о выполненной рассылке. Для контроля над выполнением задания в системе формируется отчет.

В данный момент технически модуль внедрен полностью и функционирует на главном сервере. В работе с ним задействованы почти все подразделения.

В ходе реализации, поясняет г-жа Весницкая, были достигнуты принципиально важные результаты. Так, исключен риск “человеческого фактора”, что очень важно для финансовых документов. Работа по сбору информации, исполнению обязательств, предоставлению отчетности для банков существенно ускорилась и осуществляется без ущерба для прочих обязанностей в запланированный трехдневный срок. Кроме того, налажено эффективное взаимодействие между подразделениями в рамках представления информации по обязательствам.

В результате внедрения системы DIRECTUM достигнута главная цель — автоматизированы основные процессы управления корпоративной информацией и документацией предприятия.

“Внедрение системы показало, что мы можем организовывать свои бизнес-процессы с учетом новых технологий, которые помогают не только упростить и ускорить работу, но являются важными инструментами в достижении основных целей компании, — говорит Евгения Весницкая. — C первыми успехами появилось еще больше планов в области развития ИС и электронного документооборота. Это и переход на новую версию DIRECTUM 4.9, и вариант поставки Enterprise, и, конечно, внедрение иных бизнес-процессов с перспективой расширения функциональности всей системы в целом”.