На территории Новосибирской области более 70 организаций используют систему «ДЕЛО» для ведения электронного документооборота и управления корпоративной документацией. Теперь к их числу присоединилась Администрация г. Куйбышева. Проект реализован силами специалистов компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС.
В связи с тем, что делопроизводство в администрациях муниципальных образований в целом ведется по унифицированным правилам, а компания «КС-Консалтинг» реализовала уже десятки подобных проектов, информационное обследование и подготовка к настройке системы проводились дистанционно. Сбор информации осуществлялся по электронной почте и телефону. Первый опыт работы с клиентом в формате «удаленного обследования» оказался удачным и позволил провести все работы без потери качества.
Специалисты ООО «КС-Консалтинг» изучили все необходимые для настройки системы нормативные документы, провели обследование документооборота, а также обучили системного технолога. В ходе подготовки к установке СЭД сформирован тематический классификатор для обращений граждан и классификатор по видам документов (в соответствии с группами), обеспечено формирование типовых статистических отчетов по документообороту, разработана схема централизованного контроля исполнения резолюций руководителей — главы города, заместителей главы, руководителей отделов и управлений.
Серверная часть системы и все рабочие места были установлены самостоятельно специалистами Администрации Куйбышева. Также ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы на организационную структуру и схему документооборота в соответствии с рекомендациями, подготовленными «КС-Консалтинг».
Обучение системного технолога СЭД «Дело» проходило в г.Барнауле на территории ООО «КС-Консалтинг». После завершения обучения специалисту из администрации МО г. Куйбышева был выдан сертификат.
На данный момент в системе «ДЕЛО» осуществляется регистрация обращений граждан, входящих и исходящих документов, формируются почтовые реестры. Заметно сократилось время на поиск необходимой информации в документальной базе. Кроме того, система позволяет отслеживать сроки и состояние исполнения документов. В перспективе — освоение функции прикрепления к регистрационным карточкам электронных копий.
В дальнейшем Администрация г. Куйбышева планирует закупку дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО» для создания единого рабочего пространства всех подразделений муниципалитета и перехода на полноценный электронный документооборот.
