С 2010 года «Балтийская государственная академия рыбопромыслового флота», обособленное подразделение ФГБОУ ВПО «Калининградский государственный технический университет», использует систему «ДЕЛО» в учебном процессе в рамках программы «Электронный документооборот — со студенческой скамьи!»

Балтийская государственная академия рыбопромыслового флота осуществляет подготовку специалистов по 15-ти специальностям, 4-м направлениям бакалавриата и одному направлению магистратуры. В числе прочих специальностей — «Экономика», «Менеджмент», «Управление персоналом» и «Бизнес-информатика».

Будущие специалисты этих направлений в рамках учебных курсов знакомятся с информационными технологиями и практикой их применения в управлении предприятием. Программу «ДЕЛО» планируется использовать в учебном процессе в качестве примера современной информационной системы.

В 2011 году было принято решение автоматизировать документооборот непосредственно в ВУЗе. Первоначально было установлено 20 рабочих мест — в отделах делопроизводства и кадров, в приемной ректора, а также в управлениях, на факультетах, в здравпункте и др. Удаленное подразделение академии Калининградский морской рыбопромышленный колледж получило доступ в СЭД через подсистему «ДЕЛО-Web».

Проект нашел поддержку у руководства академии. И в 2012 году автоматизация делопроизводства была продолжена. Дополнительно закуплено 20 рабочих мест, которые в основном были установлены в структурных подразделениях Калининградского морского рыбопромышленного колледжа: в канцелярии, в отделе кадров, в учебно-методических подразделениях и на факультетах.

Внедрение СЭД позволило автоматизировать основные делопроизводственные операции, а также упорядочить документооборот между подразделениями. В системе ведется регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, автоматизирован процесс доведения информации до сведения пользователей в структурных подразделениях.

Налажен контроль исполнения документов и поручений руководства. В процессе подготовки документов исполнители активно используют прикрепленные к РК шаблоны. Модуль «Отчетные формы» позволяет создавать различные статистические отчеты по документообороту, специализированные шаблоны печатных форм применяются для формирования номенклатуры дел и др.

Все работы по данному проекту были проведены специалистами компании ООО «Весткомп Консалтинг», партнера ЭОС в Калининградской области.