Администрация Солнечногорского муниципального района Московской области внедрила разработку компании «Электронные Офисные Системы» — СЭД «ДЕЛО».
Работы по внедрению системы осуществила компания «СофтЭксперт» (г. Тула), золотой дилер ЭОС. Первый этап проекта, включающий информационное обследование, настройку базы данных СЭД, обучение пользователей и авторский надзор, был завершен в течение двух месяцев. В январе 2013 года система была запущена в опытную эксплуатацию.
Было внедрено 40 рабочих мест системы «ДЕЛО», а также опции «ДЕЛО-Web», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». В начале проекта было проведено обследование процессов делопроизводства и маршрутов движения документов в Администрации: изучена специфика документационного обеспечения, проведен анализ документопотоков, выявлены «узкие» места действующей схемы документооборота и сформулированы основные требования к СЭД. Особое внимание было уделено детальному анализу документационного взаимодействия между подразделениями и аппаратом Администрации. В процессе настройки были проведены работы по приведению СЭД к единой технологии делопроизводства и электронного документооборота во всех структурных подразделениях администрации и настройке отдельных опций системы.
Подготовка пользователей системы происходила в два этапа. На первом этапе — обучение технологов системы и сотрудников общего отдела Управления делами, на втором — специалистов всех структурных подразделений Администрации.
Особенностью реализации проекта было внедрение системы на достаточно большом количестве территориально распределенных рабочих мест — проект предусматривал внедрение системы во всех территориальных подразделениях муниципалитета. В настоящее время создано единое информационное пространство для всех структур Администрации Солнечногорского района. Автоматизированы основные делопроизводственные процессы — регистрация, контроль исполнения документов, а также обеспечена возможность удаленной работы в системе и перевода бумажных экземпляров в электронный вид.
В результате внедрения СЭД удалось повысить эффективность обработки внутренних документов и проектов документов за счет электронного согласования, а также повысить наглядность процесса управления документопотоками для руководителей за счет формирования поручений и отчетов исполнителей в электронном виде.
Начальник общего отдела Управления делами Администрации В.М. Зибарев отметил ряд положительных моментов использования СЭД: структурные подразделения объединены в общее документационное пространство, появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами; усилился контроль исполнения поручений главы, начальников управлений и отделов; существенно сократились затраты времени на обработку информации; повысилась оперативность получения необходимой информации — появилась возможность в любой момент времени узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ; применение технологии поточного сканирования позволило сократить затраты на расходные материалы для копировально-множительной техники и бумагу, освободить физическое место для хранения информации в бумажном виде.
В ближайшее время (апрель 2013 года) планируется увеличение количества рабочих мест и опций системы, переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭЦП.
