Сегодня многие компании задаются вопросом, как можно оценить эффективность работы собственных ИТ-служб. Этот вопрос тем более актуален, чем более “ИТ-чувствителен” бизнес компании. При этом, если для оценки качества и удовлетворенности пользователей ИТ-сервисами, предоставляемыми ИТ-подразделением, существует целый ряд методик, то относительно оценки эффективности работы самого ИТ-подразделения пока нет единства мнений.
Исходя из нашего опыта, одним из параметров оценки эффективности собственных ИТ-подразделений большой компании может являться внутренняя ставка ИТ-сотрудников. Кажется, что понятие “ставка сотрудника” применимо только к отдельным ИТ-компаниям, однако это не совсем так. Ставку ИТ-сотрудника можно рассчитать и для внутреннего ИТ-подразделения компании. При этом у руководителей ИТ-отделов и руководителей компании появляется возможность сравнить свои внутренние ставки со ставками сервисных ИТ-компаний.
В данной статье мы попытаемся проанализировать, как именно с помощью ставки сотрудника можно оценивать эффективность ИТ и насколько применим расчет и процессы управления ставкой для внутреннего ИТ-подразделения, а не для отдельной компании.
Подход к расчету ставки
Так что же такое ставка ИТ-сотрудника и как она рассчитывается. В рыночных ИТ-компаниях ставка сотрудника рассчитывается следующим образом:
Ставка = ставка себестоимости х норма прибыли х премия за риск
Здесь:
Ставка себестоимости = расходы на содержание ИТ-подразделения/количество сотрудников/утилизация
Утилизация = оплачиваемое время ИТ-сотрудника/общее количество рабочего времени ИТ-сотрудника
Для внутреннего ИТ-подразделения формула расчета ставки видоизменяется:
Ставка = ставка себестоимости х норма прибыли х премия за риск
Данное обстоятельство вызвано тем, что сотрудники внутренних служб не ориентированы на получение прибыли с заказчика, таким образом ставка ИТ-сотрудника внутреннего подразделения равна ставке себестоимости данного сотрудника. Кроме этого, утилизация сотрудников внутренних ИТ-подразделений стремиться к 100%, так как внутренним ИТ-подразделениям, в отличии от рыночных компаний, при расчете ставки нет необходимости закладывать риски, связанные с отсутствием продаж в конкретный момент времени.
Расходы на содержание являются наиболее сложным и неоднозначным для расчета показателем. В основном это связано с двумя причинами. Во-первых, расходы на содержание сотрудников включают как прямые, так и косвенные расходы, и если с прямыми расходами все более или менее понятно, то какие именно косвенные расходы необходимо включать в расчет ставки — это большой вопрос. В наших расчетах мы стараемся учитывать максимальное количество статей косвенных расходов, включая, например, офисные расходы, распределение расходов на содержание административно-хозяйственных подразделений, расходы на проведение корпоративных мероприятий и т. д. Во-вторых, далеко не во всех компаниях, внутренняя финансовая отчетность позволяет выявить и выделить из общего числа расходов именно те, которые можно аллоцировать на ИТ-сотрудников. Так, во время нашего недавнего проекта в одной крупной российской организации, нам предоставили информацию о том, что средний расход ИТ-сотрудника на мобильную связь составляет 1,5 руб. в месяц, притом что почти у каждого сотрудника головного офиса, к которому относится и ИТ-отдел, есть оплачиваемый мобильный телефон. Столь маленькая сумма поставила под сомнение корректность данных, предоставляемых нам в ходе проекта. В последующем наша догадка подтвердилась. Оказалось, что в автоматизированной системе финансового учета данной организации просто напросто не существует необходимых аналитик, позволяющих получить качественную информацию для расчета ставки. Случай с мобильными телефонами довольно прост и очевиден. Все мы владеем мобильными телефонами и примерно понимаем, сколько могут стоить услуги связи. По остальным статьям расходов это сделать гораздо сложнее. Так что же делать, если в компании недостаточно аналитических данных, которые могут быть использованы для расчета стоимости сотрудника? С одной стороны, по наиболее непрозрачным из них можно использовать примерные рыночные оценки. С другой — можно сформировать эти показатели совместно с сотрудниками финансовых служб, и это поможет повысить прозрачность расходов.
Важно отметить, что общепринятые подходы к расчету ставки рыночных ИТ-компаний помимо коэффициентов прибыли и рисков зачастую подразумевают включение дополнительных коэффициентов, таких как утилизация и доля неоплачиваемого персонала. Данные коэффициенты позволяют ИТ-компаниям увеличивать ставку, обеспечивая необходимый уровень дохода, тем самым покрывать расходы на выполнение их сотрудниками функций, ценность которых для заказчика неочевидна. Примерами таких функций могут быть: выполнение внутренних проектов ИТ-компании, контроль качества, линейное руководство, отпуска, больничные, время, в которое сотрудник не занят, и т. д. Увеличение ставки за счет использования такого рода коэффициентов необходимо учитывать при сравнении ставок внутреннего ИТ-подразделения со ставками коммерческих ИТ-компаний, например при попытке сопоставить косвенные расходы.
Ставка и эффективность расходов на ИТ
Практически все более менее крупные ИТ-проекты и активности перед началом реализации проходят оценку целесообразности на основе инвестиционного анализа. Любой, даже самый простой метод данного анализа, базируется на оценке предстоящих расходов. Ставка сотрудника внутреннего подразделения позволяет более полно оценивать стоимость инвестиций. Стоимость услуг внешних консультантов, интеграторов и аутсорсеров обычно учитывают при расчете стоимости проекта, стоимость собственного персонала — не всегда. Даже если стоимость участия собственных ИТ-специалистов учитывается, то зачастую это происходит только в части зарплаты без учета прочих расходов, которые компания вынуждена нести для обеспечения работы сотрудника. Речь идет о расходах на содержание офиса, административно-хозяйственные расходы, расходы на медицинское страхование и т. д.
Использование ставки сотрудника позволит более точно оценить расходы и соответственно сделать выводы о том, целесообразно ли вообще реализовывать данную активность, оправдывает ли она вложения, как лучше ее выполнить самостоятельно или с помощью субподрядчика, каков приоритет данной задачи по отношению к другим и т. д. Помимо этого при правильном клиенториентированном подходе к обсуждению целесообразности и методов выполнения задач ИТ-подразделением само оно имеет шанс повысить в глазах бизнеса уровень удовлетворенности своей деятельностью. Добиться этого будет нелегко. Возможно, понадобится изменить корпоративную культуру ИТ-сотрудников, сделать ее более клиенториентированной, правильно выстроить систему мотивации, добиться прозрачности в расходах на ИТ и т. д. Однако запуск механизмов обсуждения целесообразности (инвестиционной привлекательности) задачи c использованием ставки может стать одним из элементов повышения удовлетворенности бизнеса работой ИТ-подразделения, а следовательно, и эффективности этого подразделения.
Ставка и прозрачность расходов на ИТ
Одной из причин, по которой собственники и бизнес могут быть не довольны деятельностью ИТ-отдела — отсутствие прозрачности в расходах. Проще говоря, собственники и бизнес хотят получить ответ на вопрос: на что конкретно тратятся деньги?
И если затраты на оборудование и услуги сторонних организаций достаточно прозрачны, как понятна и привязка этих затрат к конкретным задачам и результатам, то привязать затраты на ИТ-сотрудников к решаемым ими задачам (т. е. понять, сколько стоит выполнение той или иной задачи силами собственного ИТ-отдела) бывает достаточно сложно.
Любой ИТ-руководитель должен понимать, что для его компании стоимость содержания ИТ-подразделения складывается не только из заработной платы и премии сотрудников. Помимо оплаты труда компания несет расходы по размещению и содержанию рабочего места, приобретению компьютеров и другого оборудования, лицензий на ПО и т. д. В ходе исторического развития ИТ-подразделения сумма таких расходов может достигать существенной доли в бюджете всей компании, становится непрозрачной для ее руководителей и собственников. Бизнес понимает важность ИТ, понимает, что ИТ-сотрудники заняты решением тех или иных задач, однако зачастую не может ответить на вопросы, чем конкретно они занимаются и не платит ли бизнес слишком много за содержание ИТ-подразделения.
Так как же ставка сотрудника может повлиять на достижение прозрачности расходов на ИТ?
Во-первых, определенный уровень прозрачности появится уже за счет обсуждения необходимости выполнения той или иной задачи, в сравнении с оценкой стоимости ее выполнения и проведения оценки эффективности по инвестиционным принципам.
Во-вторых, сам механизм расчета и управления ставкой основан на анализе и контроле расходов, включаемых в ставку сотрудников. Расчет ставки влечет за собой необходимость появления специальных аналитик в финансовом учете, а следовательно, и возможность получения финансовых отчетов о деятельности ИТ-подразделений с глубокой детализацией расходов. В-третьих, наличие ставки как параметра оценки стоимости услуг собственного ИТ-подразделения поможет более точно распределить расходы ИТ на конкретные текущие задачи. В случае использования внутренней ставки инвестиции компании в решение этих задач обретут понятное руководству выражение.
В то же время хотелось бы предостеречь читателя от концентрации на финансовой составляющей как на единственном инструменте оценки эффективности ИТ-подразделений. Исходя из нашего опыта, внутренние ИТ-подразделения выполняют ряд задач, для которых чрезвычайно трудно найти заказчика со стороны. В этом случае у руководства компании будет периодически возникать вопрос, зачем нужно тратить деньги на эти задачи. Очевидно, что существует ряд задач, которые необходимо решать для обеспечения стабильности ИТ-систем и их развития. Это в том числе интеграционное тестирование, поддержка актуальной технической документации, обучение сотрудников, участие в конференциях и т. д. Отказ от решения этих задач приведет к тому, что в течение непродолжительного времени ИТ-системы и ИТ-подразделения потеряют способность адекватно поддерживать текущие и перспективные потребности бизнеса.
Обобщая все вышеизложенное, можно утверждать, что на фоне все более пристального внимания к эффективности внутренних ИТ-подразделений внутренняя ставка сотрудников является весьма интересным показателем, позволяющим сравнить различные варианты развития собственного ИТ-подразделения. Но не стоит забывать, что помимо финансовых показателей при рассмотрении различных вариантов развития и выборе, скажем, между реализацией проектов собственными силами или силами подрядчика нужно принимать во внимание множество других факторов. Такими факторами в первую очередь будут наличие уникальной собственной экспертизы по имеющимся системам, знание специфики работы бизнеса и наличие выстроенных отношений с бизнесом.
Об авторах: Всеволод Красин — директор практики бизнес-консалтинга AT Consulting, Илья Снигирев — ведущий менеджер направления организационного консалтинга AT Consulting.
