Завершился масштабный проект внедрения системы электронного документооборота Docsvision в ГК «Мортон».
ГК «Мортон» входит в тройку крупнейших компаний России по объемам строительства жилья и в первую сотню рейтинга Forbes «200 крупнейших непубличных компаний России». Проект, реализованный партнером «ДоксВижн» компанией «Док.Ру», автоматизирует все бизнес-процессы компании, а также общий документооборот группы компаний, включающий все виды девелоперской документации.
ГК «Мортон» приобрела лицензии на платформу Docsvision довольно давно, но система не развивалась и в промышленном режиме не эксплуатировалась. Быстрый рост компании привел к увеличению документопотоков, и дальнейшее развитие было немыслимо без автоматизации документооборота. Поэтому было принято решение заключить договор на комплексное внедрение Docsvision с одним из партнеров «ДоксВижн», компанией «Док.Ру», что позволило не потерять инвестиции и автоматизировать документооборот на существующей платформе.
Сложность проекта заключалась в том, что в ГК «Мортон» уже эксплуатировался ряд информационных систем, каждая из которых автоматизировала определенную область бизнеса, но ни одна не была предназначена для хранения документации и автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом. Кроме того, в компании существует большое количество различных документов, жизненный цикл которых до внедрения Docsvision включал обработку в различных системах, что замедляло их прохождение через все этапы.
Специалисты «Док.Ру» осуществили разработку нового решения, позволяющего систематизировать документопотоки и создать единый электронный архив. Система позволяет хранить все типы документов, представляя централизованную систему хранения документов любого вида с возможностью поиска как по атрибутам, так и по содержимому документов.
Кроме работ по настройке базовых процессов документооборота осуществлена интеграция справочников с внешними информационными системами; реализована интеграция с интранет порталом и Active Directory; разработаны web-сервисы для доступа к документам из других информационных систем; настроена возможность составления различных отчетов, как на базе стандартного функционала Docsvision, так и с помощью Microsoft Reporting Services. Для улучшения контроля исполнительской дисциплины разработана система уведомлений, рассылающая на электронную почту сотрудников ГК «Мортон» напоминания о наступлении срока подготовки документов.
Интеграция Docsvision с 1С и внутренним порталом позволяет избежать дублирования и избавляет от необходимости заведения документов в различных системах. Пользователь может создать договор в 1С и в Docsvision он появляется автоматически.
Результаты внедрения системы Docsvision прокомментировал Эрнест Набиуллин, вице-президент по информационному развитию ГК «Мортон»: «В результате внедрения мы добились полного структурирования информации и получили системный механизм централизованного хранения и контроля электронной документации».
Отметив положительный эффект от внедрения Docsvision сразу после запуска проекта, руководство ГК «Мортон» приняло решение о расширении функционала: автоматизации передачи документов в электронный архив, ввода в систему дополнительных видов документов, а также ряда других задач. Данные решения находятся в стадии реализации, и компания «Док.Ру» планирует завершить их в 2013 году. Также на 2013 год запланирован перевод всех решений на новую версию платформы — Docsvision 5.1, что позволит перейти на новый технологический уровень построения решений.
