В Администрации муниципального образования городского округа «Усинск», расположенного на северо-востоке Республики Коми, реализуется проект по созданию системы документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». Система внедряется сразу во всех ключевых подразделениях с перспективой охвата 100% сотрудников Администрации.

Городской округ Усинск (до 1994 года — Усинский район), несмотря на небольшую площадь, является основной «нефтяной» территорией Республики Коми.

Проект развертывания СЭД «ДЕЛО» в Администрации Усинска — пример конструктивного сотрудничества заинтересованного заказчика и опытного исполнителя на всех этапах внедрения. Администрация на предпроектной стадии по рекомендациям внедряющей компании провела всю необходимую подготовительную работу, в итоге специалисты компании «Офис-Док», партнера ЭОС в Санкт-Петербурге, реализовали данный этап проекта за две недели.

«ДЕЛО» было установлено во всех ключевых структурных подразделениях, а также у руководства Администрации. Сразу после развертывания СЭД пользователи начали полноценно работать в «ДЕЛЕ». Развернуть систему в такой короткий срок позволил и серьезный опыт исполнителей по реализации подобных проектов, и быстрое решение всех организационных вопросов заказчиком.

Всего в подразделениях Администрации установлено 50 рабочих мест СЭД «ДЕЛО». На данном этапе автоматизированы основные функции классического документооборота — регистрация документов, их рассмотрение, определение исполнителей, исполнение документов и контроль.

Администрация Усинска не желает останавливаться на достигнутом и откладывать на дальнюю перспективу следующий этап. Заказчик заинтересован в самом ближайшем будущем максимально задействовать функционал системы и расширить сферу ее использования. Уже сейчас подразделения готовятся к переходу на согласование проектов документов в электронном виде, а впоследствии планируется обеспечить доступ в СЭД 100% сотрудников Администрации и охватить системой весь документооборот, в том числе нормативно-распорядительные документы, служебную корреспонденцию, а также договоры и соглашения. Такой подход позволит избежать стадии фрагментарной автоматизации документооборота и полностью использовать возможности программного продукта, а также решить задачи, поставленные в республиканской программе «Информационное общество», — повысить прозрачность исполнения поручений и эффективность муниципального управления.