Компания «ИНЛАЙН ГРУП» объявила о завершении проекта по разработке и внедрению системы учета гарантийных запасных частей (Warranty Parts Tracking System) для ООО «ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус» (г. Москва), импортера автомобилей марок Volkswagen, Audi, ŠKODA, Volkswagen коммерческие автомобили, SEAT, Bentley и Lamborghini в Россию.

Объектом автоматизации являлись процессы движения запасных частей, замененных на автомобилях по гарантии, от дилеров на центральный склад или технический сервисный центр импортера с их последующей утилизацией, списанием или возвратом дилеру, в соответствии с установленными бизнес-регламентами.

«Одной из главных идей проекта был отказ от действовавшей ранее практики процессной координации на основе общения сотрудников импортера и представителей дилеров по электронной почте и телефону, а также уход от ручного формирования документов, путем перевода всех процессов в электронную форму», — отметил представитель ООО «ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус».

Созданная система поддерживает унифицированные процессы учета гарантийных запчастей для всех дилеров всех марок, продаваемых ООО «Фольксваген Груп Рус» на территории России. Общее количество деталей, проходящих через систему, составляет более 30 000 каждый месяц.

Исходная информация по гарантийным деталям поступает из смежной системы импортера (SAGA/2), которая содержит, помимо технических данных, информацию о финансовых аспектах гарантийного ремонта (стоимость заменяемых деталей, выплаты дилерам и другую информацию). Специально разработанный интеграционный интерфейс реализует сложную логику обработки данных, гарантирующую качество поступающей в систему информации, несмотря на возможность повторных заявок на гарантийные детали, отката изменений и корректировок значений задним числом в исходной системе.

Сотрудники дилеров выполняют формирование отгрузочных коробов, заполняя их гарантийными деталями со склада дилера по настроенным в системе алгоритмам. Сопроводительные документы прилагаются к описанию транспортных коробов в виде скан-копий. Для обеспечения целостности коробов в процессах транспортировки, система поддерживает сохранение фотографий короба, его содержимого или пломбы на всех этапах упаковки, транспортировки и приемки, что позволяет обеспечить визуальный контроль целостности упаковки и содержимого.

Для быстрого поиска деталей в системе реализован ввод данных со сканера штрих-кодов, что позволяет, отсканировав штрих-код на физической детали мгновенно найти всю информацию по ней в базе данных.

В системе реализована автоматическая генерация в формате Excel различных сопроводительных документов (актов списания, акты отправки, акты утилизации и др.). Создаваемые системой документы содержат всю необходимую в данном бизнес-контексте информацию и полностью готовы для подписания.

Отличительной чертой системы, значительно повышающей удобство ее использования, является реализация модуля workflow, позволяющего описать и настроить все процессы взаимодействия пользователей с системой. Результатом является воплощенная в данной системе идея стартового рабочего стола, объединяющего всю необходимую для конкретного пользователя информацию и задачи на текущий момент времени. Сценарий работы пользователя в системе очень прост: запустить рабочий стол, выполнить каждое действие из предлагаемого системой списка актуальных задач, закрыть систему. При этом всю координацию между пользователями, информационный обмен и контроль за соблюдением бизнес-регламентов выполняет система.

В результате реализации проекта было создано общее для сотен организаций информационное пространство, в котором собирается актуальная информация по составу, характеристикам и статусам гарантийных деталей и транспортных коробов.

Процессы движения деталей были строго регламентированы, и контроль за ними передан автоматизированной системе. В результате значительно сократилось среднее время доставки деталей от дилеров к импортеру; детали перестали пропадать из поля зрения, когда ни один из участников процесса не мог сказать, где находится та или иная деталь; значительно сократился объем ручной генерации и обработки информации; практически исчезли ошибки, вызванные человеческим фактором.

Результаты проекта полностью удовлетворили всем требованиям заказчика, и заложили хорошую основу для запланированного дальнейшего развития системы.

«Проект создания системы учета гарантийных запасных частей для ООО „ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус“ подтвердил высокую квалификацию специалистов „ИНЛАЙН ГРУП“ в области создания заказного программного обеспечения, направленного на решение уникальных задач наших заказчиков. Важно отметить, что в основе большинства заказных решений нашей компании лежит общая прикладная платформа собственной разработки. Использование стандартных, но при этом настраиваемых в широких пределах, модулей платформы позволяет быстро и с гарантированным качеством решать практически любые задачи автоматизации бизнес-процессов», — отметил Эдуард Гулянский, генеральный директор ЗАО «Инлайн Груп Центр».