Один из самых страшных кошмаров ИТ-подразделения крупной территориально распределенной компании — это управление сотнями или тысячами принтеров. Несколько лет назад некоммерческая организация FamilySearch, помогающая людям проследить свою родословную, запуталась в технологиях печати.

Для снижения расходов и повышения производительности труда компания FamilySearch обратилась к управляемым сервисам печати.

“Наша вычислительная среда была практически неуправляемой, каждый центр был в значительной мере предоставлен самому себе”, — вспоминает ИТ-менеджер FamilySearch Клинт Бродерик.

В организации насчитывается свыше 4700 центров семейной истории в 129 странах (их поддерживает церковь Иисуса Христа Святых Последних Дней), предоставляющих инструменты исследования и такие услуги, как сканирование документов и хранение их образов, оцифровка, онлайновое индексирование.

“Центры не берут плату. Люди приходят и изучают свои генеалогические деревья или родословные, — пояснил Бродерик. — Часто по окончании исследования они распечатывают документы, имеющие отношение к их поискам”.

Руководство организации не имело ни малейшего представления, сколько посетителей распечатывает документы, сколько копий они делают или во сколько обходятся закупка картриджей для принтеров и сама печать. Оно не могло определить также размер потерь.

“Приступив к обследованию центров, мы обнаружили более 700 различных типов и моделей принтеров, — рассказал Бродерик. — Еще мы увидели просроченные или не пригодные для современных моделей картриджи. Все это было страшно неэффективно”.

В 2009 г. FamilySearch поручила компании Lexmark изучить положение дел. Чтобы “получить отзывы персонала и определить, есть ли смысл использовать управляемые сервисы печати (managed print services, MPS)”, было установлено несколько десятков принтеров, продолжил Бродерик.

Через год началась установка новых печатающих устройств. Для каждого центра в зависимости от его размеров приобретались по крайней мере одно многофункциональное устройство Lexmark X466 и в дополнение к нему монофункциональные Lexmark E460. В крупных центрах количество принтеров доходило до 100, сообщил Бродерик.

Результаты оказались впечатляющими. Капитальные затраты на принтеры и сканеры снизились более чем на 1,3 млн. долл., а расходы на картриджи, бумагу и другие расходные материалы — примерно на 7,6 млн. долл. Общая потребность в устройствах для сканирования и печати сократилась на 53%.

FamilySearch прогнозирует, что за пять лет чистая экономия превысит 7,7 млн. долл. Более того, по словам Бродерика, ИТ-подразделение может теперь наблюдать за устройствами с центральной приборной панели и проактивно управлять закупками. “Мы точно знаем, что происходит в наших центрах”, — заявил он.

Сейчас FamilySearch разрабатывает приложение, которое позволит посетителям сканировать документы и фотографии и сохранять их непосредственно в их онлайновое генеалогическое дерево без использования компьютера. Продолжается закупка устройств для MPS. На данный момент компания установила принтеры примерно в 1900 точек, а в течение следующего года к ним добавятся еще 550.

“Эта инициатива позволила нам создать гораздо более эффективную среду и помогла взять сложную ситуацию под контроль”, — подытожил Бродерик.