В ЗАО «ГазНИИпроект» завершено внедрение DIRECTUM. Все работы по проекту выполняли специалисты ГК «АйтиКонсалт», сертифицированного партнера DIRECTUM.
В ходе проекта в электронный вид был переведен весь классический документооборот организации: входящие, исходящие внутренние документы, служебная переписка, согласование договорных документов, а также проведены модификации системы, позволяющие вести в электронном виде разработку и выдачу заданий между отделами.
Переход работы канцелярии в систему DIRECTUM позволил упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов регистрации. Работники получили оперативный доступ к документам за счет организации полноценного архива всех поступающих на предприятие и исходящих документов, которые сканируются и отправляются в работу в электронном виде. Исчезла необходимость снимать дополнительные бумажные копии. С вводом системы DIRECTUM в промышленную эксплуатацию исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения поручений.
Для выдачи заданий между отделами был разработан уникальный типовой маршрут, который включает в себя создание, автоматизированное согласование в смежных отделах (по цепочке от начальника отдела до исполнителя), утверждение, регистрацию и выдачу задания. Автоматизация процесса позволила не только сократить расход времени исполнителей на прохождение всех этапов согласования, но и упорядочить схему выдачи заданий в целом.
В ЗАО «ГазНИИпроект» была внедрена технология быстрой идентификации документа, DIRECTUM Rapid Document Identification (RapID), позволяющая производить маркировку создаваемых бумажных документов глобальным уникальным штрихкодом. Теперь, при помощи сканера штрихкодов, по бумажной копии можно легко найти соответствующий электронный документ и отследить все работы по нему.
Благодаря внедрению технологии DIRECTUM Capture and Transformation Services (DCTS), которая содержит набор служб, облегчающих массовый ввод документов в систему с внешних источников, была значительно снижена трудоемкость работ по обработке документов поступающих с использованием разных средств связи. Документ, поступивший на любой из факсов организации или официальный адрес электронной почты, автоматически появляется в СЭД DIRECTUM и передается делопроизводителю на обработку уже в виде электронного документа.
В рамках проекта, центром сертифицированного обучения ГК «АйтиКонсалт» были обучены работе с базовыми возможностями СЭД DIRECTUM 60 работников. Это позволило сотрудникам института легко отказаться от бумаги и перейти на использование всего функционала системы. Отдельно было проведено обучение сотрудников канцелярии и администраторов.
«В настоящее время благодаря активному использованию возможностей системы у наших специалистов появилась возможность быстро находить нужные документы в системе, не выходя из своего кабинета, а также всю историю их прохождения в институте и все связанные с ними документы. Сократилась нагрузка на референта исполняющего, в том числе обязанности канцелярии, повысилась прозрачность документооборота, отпала необходимость разносить корреспонденцию по подразделениям. Не самым насущным, но приятным фактом явилось уменьшение количества бумаги необходимой для документооборота. В целом мы довольны проектом и планируем в дальнейшем расширять систему», — рассказал главный инженер ЗАО «ГазНИИпроект» Алексей Артюшин.
