Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Нужно понимать, что есть два пути для автоматизации кадрового документооборота — для крупных по численности организаций и для небольших организаций. Отличаются они, как правило, степенью автоматизации.

Автоматизации в крупных организациях

В этом случае ECM-система берет на себя автоматизацию документооборота и бизнес-процессов в организации, но не хранение учетных данных — личных карточек сотрудников, ведение личных дел, осуществление перемещений, приемов на работу и пр. Обработку и хранение учетных данных сотрудников удобнее производить в модуле учетной системы (ERP-системе) или в специализированной системе управления человеческими ресурсами (HR-системе). Удобнее, так как подобные системы заточены под конкретные нужды кадровиков, чего не может обеспечить ЕСМ-система.

А вот согласование документов удобнее проводить в ECM-системе как раз потому, что в ней подразумевается работа всех пользователей организации, что и нужно для согласования документов. А это важно для таких документов, как заявление на отпуск, командировочное удостоверение.

При ведении учетных данных в электронном виде легко добиться автоматического формирования текстов самих документов (так как они обычно шаблонные). Причем это можно реализовать как в учетной системе (отчеты, шаблоны), так и в ECM-системе, если настроена интеграция с учетной системой и в ECM-системе есть возможность формирования текстов по шаблону или макету.

Таким образом, многие процессы будут полностью автоматизированы с самого начала самостоятельного формирования работником заявления по шаблону, инициирования согласования, рассмотрения согласующими и до подписания. Так же здесь удобно организовать ознакомление с кадровыми приказами и систему напоминаний.

Автоматизации в небольших организациях

Если организация небольшая, то кадровое делопроизводство ведется на бумаге и нет смысла покупать отдельную систему для HR-службы, тем более, что ее специальные функции (учет вакансий, ведение реестра кандидатов, планирование и учет обучения и аттестации) могут оказаться избыточными.

В этом случае весь нужный функционал по учету и хранению документов по кадровому составу можно получить в ECM-системе. Дополнительные функции для кадровиков могут быть предусмотрены в варианте поставки системы или быть специально разработанными. Тогда информация о сотрудниках, кадровые документы и результаты согласования будут храниться в единой ECM-системе.

Подводные камни

Согласующие лица. Первое, на что нужно обратить внимание при автоматизации процесса согласования документов, — это неоправданно большой список согласующих лиц. Изучая трудовой кодекс, однозначно можно сказать, что в подписании приказа по личному составу организации обязательно участвуют два человека — работник и работодатель, руководитель организации. Причем подписывают они приказ либо вручную на бумажном носителе, либо с помощью ЭП, если между работником и работодателем заключен трудовой договор о дистанционной работе (глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации).

Согласно нормативным актам РФ, участие других согласующих не обязательно, но может быть прописано в уставе организации или в ее регламентирующих документах. Такие нормативные акты нужно пересмотреть и оценить необходимость участия в процессе дополнительных согласовывающих лиц. Возможно, когда-то их участие действительно было необходимо, а сейчас — это пережиток, мешающий и работнику, и согласующим. Удобнее согласовывать приказ с согласующими лицами в электронном виде, а вот подписывать на бумажном носителе или с помощью ЭП. Исключив подписание приказа согласующими на бумажном носителе, мы ускорим процесс подписания и оптимизируем его.

Формирование документов. Второе, на что нужно обратить внимание, — это автоматическое формирование документов по определенным шаблонам. Очень полезная возможность, получаемая при автоматизации. И еще это хороший повод пересмотреть все шаблоны документов, которые ведутся в организации. Возможно, многие из них уже устарели, и их нужно заменить или исправить формулировки, если ранее до этого не доходили руки.

Отчеты. Третье — формирование отчетов. Это то, что всегда хочется автоматизировать, но, бывает, их готовят вручную, потому что остаются переживания типа “а вдруг система ошибется?”. Точность и подробность отчетов напрямую зависит от того, какой объем данных вводится в систему. При вводе данных нужно помнить, что в дальнейшем это позволит оперативно справиться с составлением отчетов.

Журналы регистрации. Четвертое — это разработка журналов регистрации специально для кадровиков. Почему нужно разрабатывать журналы? Потому что в стандартных журналах регистрации организационно-распорядительных документов не предусмотрена регистрация документов по личному составу. Другими словами, используется совершенно иной перечень реквизитов, да и цели, можно сказать, преследуются другие. И вообще, если уж согласование документов производится в электронном виде, глупо регистрировать их в журнале на бумажном носителе. В конце концов, при необходимости журнал регистрации можно распечатать и никому не придется страдать от неразборчивого почерка.

Разумная автоматизация. Пятое — не нужно “тащить” в ECM-систему все, что ни придумается. Желание автоматизировать всё вполне понятно — оно возникает после первого этапа автоматизации, когда пользователи почувствовали вкус бизнес-процессов в электронном виде. И начинается — и график отпусков туда, и извещение о времени начала отпуска, и базу пенсионных удостоверений, и автоматическое формирование приказов согласно графику отпусков… Нет предела совершенству, но есть тонкая грань между решением, которое помогает, и решением, которое усложняет жизнь. Просто помните, чем больше проверок и условий, тем менее гибким становится решение и ECM-система в целом.

Пример автоматизации бизнес-процесса

На рисунке представлен пример автоматизации бизнес-процесса “Управление документами по производственной практике” с интеграцией НR-системы (SAP HR) и ECM-системы (DIRECTUM) для крупной организации. Примеры автоматизации других процессов работы с документами по кадрам вы можете подробнее изучить, просмотрев вебинар “Приказы, заявления, заявки + ECM = Кадровые документы в обороте”

Автор статьи — консультант внедрения компании “Директум”

Законодательное и нормативное регулирование кадрового делопроизводства

1. Трудовой кодекс Российской Федерации.

2. Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты”.

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках” и Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 “Об утверждении инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек”.

Также при оформлении кадровых документов необходимо следовать требованиям общего делопроизводства, которые изложены:

- ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

- Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536;

- Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.