Компания «Этлас-Софт» завершила проект внедрения системы электронного архива документов в Федеральном государственном унитарном предприятии «Сибирское» Федеральной службы исполнения наказаний России города Иркутска.
Главной задачей электронного архива в ФГУП «Сибирское» было создание системы надежного хранения и быстрого поиска нужной информации по запросу контрагентов и контролирующих органов. Инициатором создания электронного архива был отдел закупок, который стал все чаще сталкиваться с проблемами поиска хранимых документов. Все счета, акты и товарные накладные, за многие годы работы, были систематически собраны в хранилищах. Любой запрос на выдачу оригинала документа занимал значительный промежуток времени.
Руководство приняло решение о переводе хранилища документов отдела закупок в электронный вид, тем самым решив задачу надежного хранения и быстрого поиска и получения оригинала документа. На первом этапе создания архива были выполнены следующие работы: сформирована структура архива; установлен регламент формирования номенклатур; произведены настройки автоматического именования, размещения и нумерации регистрируемых в архиве документов; выполнена настройка карточек регистрируемых документов; сформированы и заведены в систему все необходимые справочники; прописаны правила получения необходимых отчетов по работе с архивом.
Результатом внедрения архива «Этлас» стало получение быстрого удаленного поиска нужных документов, как по их атрибутам, так и по содержимому документа, полный контроль за выдаваемыми оригиналами документов, сокращение срока выдачи документа в 7 раз.
