ИТ-службам критически важно снискать финансовое доверие в отношениях с бизнесом, и если вы являетесь CIO, то должны выстраивать свой бюджет с прицелом на завоевание и поддержание этого доверия. Однако это не так просто, как кажется. “К ИТ-бюджетам часто относятся несерьезно ”, — отмечает Анжело Инкорвайя, бывший CIO банка Leumi USA и член совета Society for Information Management (SIM). Как правило, бизнес рассматривает ИТ-отдел, как “людей, обитающих в башне из слоновой кости, или строителей космического корабля. От ИТ-подразделения не ждут экономической эффективности, и считается, что в фокусе ее внимания должны быть в основном инновации, а не реальные нужды бизнеса”, — сказал он.

Проблема усугубляется тем, свидетельствует его опыт, что “ИТ-отделы зачастую переоценивают свои нужды в финансовых средствах, им надо учиться находить здесь правильный баланс, что для ИТ-специалистов непросто”. Еще один серьезный вызов заключается в том, что цикл проработки бюджетов обычно стартует в июне и завершается в декабре или январе, это зачастую затрудняет учет интересов бизнеса в бюджетных планах ИТ-департамента.

Сегодня CIO также сталкивается с необходимостью управлять бюджетами и обязательствами по срокам выполнения ИТ-проектов для многих бизнес-подразделений. “В рабочий график людей бизнеса обычно не включается время, которое им нужно уделять ИТ-проектам, — заметил Инкорвайя. — Не всегда учитываются и ИТ-затраты, которые требуются вне рамок ИТ-департамента”. К тому же, “бизнес зачастую берется за собственные ИТ-проекты без участия ИТ-служб. А когда после потраченного времени выясняется, что проект не заладился, бизнес-отдел обращается к ИТ-департаменту за поддержкой или просит его взять на себя управление проектом. При этом, если проект оказывается неудачным, ИТ-отдел теряет в доверии”.

В ряде случаев для решения бюджетных проблем ИТ-функции заказываются на стороне, и не только ради снижения затрат. С годами может накапливаться амортизация, и без должного слежения за ресурсами и механизмов распределения затрат нарастающая амортизация может вырасти в серьезную бюджетную проблему. “Нельзя допускать, — считает Инкорвайя, — чтобы старение ресурсов душило ИТ. Графики амортизационных отчислений должны быть сбалансированы. Вчерашние амортизационные решения не должны в будущем ставить в трудное положение бизнес и ИТ-отдел. Эти решения принимает финансовый директор (CFO), от него многое зависит. При рассмотрении ИТ-затрат ИТ-отделы должны быть партнерами CFO”.

Инкорвайя также считает важным, чтобы его персонал имел возможность распоряжаться выделенным бюджетом с учетом установленных расходных лимитов. Такой подход наиболее адекватен для более крупных организаций вроде Citibank, где раньше работал Инкорвайя, однако, по его словам, может давать обратный эффект “в организациях меньшего размера, где занимаясь бюджетом и затратами, ИТ-персонал зачастую теряет время для выполнения своих прямых обязанностей”.

Инкорвайя советует, чтобы ИТ-менеджеры управляли своими сметами доходов и убытков. “Они являются хранителями ИТ-бюджета и должны быть в курсе того, какую он приносит отдачу. В этом контексте следует рассматривать CIO как человека бизнеса, а не ИТ-специалиста. В ряде отраслей, таких как страховое дело, у компаний есть механизмы разделения прибыли, и при хороших результатах деньги возвращаются обратно в ИТ-отделы”.

Среди многих качеств, которые нужны CIO, с точки зрения бизнеса критически важны навыки налаживания контактов, ведения переговоров и представления ИТ-результатов. “Вам надо уметь разговаривать с представителями бизнеса, — сказал Инкорвайя. — Они могут растеряться, если ваша речь изобилует ИТ-акронимами и ИТ-жаргоном. Лучше всего использовать аналогии и разъяснять, что именно получит бизнес. Например, говоря о виртуализации, нужно пояснить, что она приведет к снижению затрат на дата-центр и серверы”.

Очень важно также владеть информацией об ИТ-бюджетах и стратегии технологических инвестиций других компаний вашей отрасли. “Нужно быть в курсе того, как тратят деньги ваши конкуренты, — считает Инкорвайя. — Используйте отраслевые источники типа Gartner и Forrester, но также старайтесь проверять добытые сведения в профессиональных группах типа SIM”. Необходимо учитывать всю эту информацию в переговорах с руководством компании и обеспечивать качество всех принимаемых решений по ИТ-бюджетам.

“CIO — владелец ИТ-бюджета, к которому надо относиться как к средствам из вашего собственного кармана, — заявил Инкорвайя. — Расходуйте эти деньги так же разумно, как свои”.