“Главное в любом проекте — человеческий фактор”

“ФосАгро” – российская вертикально-интегрированная компания, один из ведущих мировых производителей фосфорсодержащих удобрений. Основным направлением деятельности “ФосАгро” является производство фосфорсодержащих удобрений, кормовых фосфатов и высокосортного  фосфатного сырья – апатитового концентрата, а также аммиака и азотных удобрений. Когда в 2011 г. руководство “ФосАгро” решило создать научно-исследовательский центр, в рамках холдинга появилось подразделение “ГорноХимический Инжиниринг”, которое занимается проектированием, сопровождением проектов и консалтингом. Его головной офис находится в Санкт-Петербурге. О том, как на этом предприятии проходило внедрение системы инженерного документооборота, руководитель отдела САПР Кировского филиала “ГорноХимического инжиниринга” Эмиль Фаттахов рассказал научному редактору PC Week/RE Елене Гореткиной.

PC Week: Как у вас было организовано хранение проектной документации до начала этого проекта? Почему потребовалась автоматизация?

Эмиль Фаттахов: Десять лет назад, когда я начал работать, никакой комплексной автоматизации у нас не было, но потребность в ней уже ощущалась, так как появились компьютеры, на которых создавались файлы с информацией, и ее где-то нужно было хранить. В первое время файлы хранились на самих компьютерах, которые постепенно начали превращаться в файловые помойки, в которых почти невозможно было разобраться.

Тогда мне предложили организовать правильное хранение проектной информации. Для этого выделили сервер, и я написал приложение для централизованного и структурированного хранения информации, другими словами, электронный архив.

Время шло, информация в архиве накапливалась, ее объем уже стал подходить к критическому значению. Тогда я обратился к руководству с предложением продолжить развитие этого архива, чтобы превратить его в инструмент не просто для хранения данных, а также и для управления, т. е. для принятия решений по разным вопросам. Но руководство эту идею не поддержало, возразив, что в таком случае система будет сильно зависеть от меня, и если я уйду, то ее некому будет сопровождать. Поэтому мне предложили найти промышленную платформу, которая смогла бы обеспечить устойчивое развитие нашего электронного архива.

PC Week: Как проходил выбор ПО? Какие характеристики имели наибольшее значение?

Э. Ф.: Я начал искать подходящий продукт три года назад, и для начала выбрал три российские системы: TDMS компании Csoft, “Лоция” фирмы Lotsia Soft и “Лоцмам:ПГС” от “Аскона”. Прежде всего я обратил внимание на “лицо” каждого продукта, т. е. на пользовательский интерфейс.

Ведь нам нужна была система для проектировщиков, которые не являются профессионалами в ИТ. Если бы система оказалась слишком сложной, они бы просто не стали с ней работать. Поэтому нужно было выбрать простой в использовании продукт. При изучении систем я прежде всего столкнулся с тем, что у некоторых из них интерфейс был сильно перегружен, хотя в конечном итоге все они решали одну и ту же задачу. Но когда при работе с программой вылезает много окон, это сильно мешает пользователю. Задача архитектора системы в том и состоит, чтобы убрать лишние окна, но так, чтобы сохранить все функции. Именно таким свойством обладает “Лоцман:ПГС”. При простом интерфейсе она имеет развитый функционал.

PC Week: С какими проблемами пришлось столкнуться при внедрении системы и как их удалось решить?

Э. Ф.: Самым сложным оказалось убедить всех проектировщиков перейти на новую систему. Мне кажется, что с людьми лучше договариваться, потому что когда на человека начинают давить, у него появляется обратная реакция. Поэтому для начала я предложил некоторым сотрудникам, в основном из числа молодежи, попробовать поработать с новой системой, чтобы просто сохранять информацию. В этом им помогали сотрудники нашего отдела САПР.

Постепенно другие тоже заинтересовались новинкой. К этому времени те, кто были первыми, уже продвинулись дальше. Они расспрашивали меня о функциях системы, стали сами ее изучать, а также помогать своим коллегам ее осваивать. В результате через полтора месяца половина сотрудников использовали систему для сохранения информации. При этом не было никаких приказов или распоряжений начальства.

С остальными пришлось действовать индивидуально. Я им показывал, на какие кнопки нажимать и что делать потом, предложив в течение недели обращаться ко мне с любыми вопросами. Через четыре месяца 80% сотрудников размещали свою информацию в системе.

Но остальных никак не удавалось убедить работать по-новому. К этому моменту у нас прошла реорганизация и поменялось руководство. Наш отдел вошел в состав “ГорноХимического Инжиниринга”. Что самое важное, пришли молодые, креативные директора, которым система очень понравилась, и они выпустили приказ о том, чтобы проектировщики на нее перешли. В результате через шесть месяцев после запуска системы ее стали использовать все наши сотрудники, причем не только для хранения документации, но и для решения управленческих задач, таких как передача заданий и контроль их выполнения. Сейчас этот функционал активно применяется.

PC Week: Каков масштаб этого проекта?

Э. Ф.: Сейчас у нас около 200 лицензий на “Лоцман:ПГС”, а реально с системой работает больше 250 пользователей на площадках Кировска и Санкт-Петербурга, просто не все к ней обращаются одновременно. Пока этого количества хватает, но мы уже приближаемся к пределу. В системе хранится порядка 200 тыс.ч документов и 190 Гб информации

PC Week: Как вы оцениваете результаты проекта? Удалось ли добиться поставленных целей?

Э. Ф.: Судите сами. Кировский филиал “ГорноХимического инжиниринга” создает проектную документацию для предприятия “Апатит”, входящего в холдинг “ФосАгро”. Кроме того, в “Апатит” поступает проектная информация еще от более чем ста различных проектных организаций, находящихся как в России, так и за рубежом. Информация поступает на бумаге и в электронном виде.

Раньше эти диски просто складывали в коробки, в которых было трудно что-либо найти.

Теперь мы добились того, чтобы все организации нашего холдинга предоставляли информацию в структурированном виде согласно определенному регламенту и создали программу, которая преобразует эти файлы в формат “Лоцман:ПГС”. В результате 150 чертежей можно занести в систему в течение 10 мин, а если это делать ручным способом, то даже опытному оператору понадобится дня три.

К тому же эти файлы больше не хранятся на дисках, и не надо через год или два вспоминать, где этот диск находится. Информация записана в архив, и ее всегда можно найти. Так что главный результат — это устойчивое хранение структурированной информации. Поэтому есть уверенность в том, что электронные документы не пропадут и не потеряются. Если раньше, в докомпьютерную эпоху люди тратили часы, а то и дни на то, чтобы найти нужные данные в бумажном архиве, то теперь можно просто послать в систему запрос из нескольких ключевых слов, например “гайка, созданная в 1966 году”, и моментально получить документацию по всем таким гайкам.

Но самое главное, на мой взгляд, это то, что люди начали лучше понимать друг друга, так как комплексная автоматизация помогает им сотрудничать в ходе реализации проектов, узнавать, что делают коллеги и не тратить зря время на дублирование одной и той же работы.

PC Week: Удалось ли окупить инвестиции в этот проект? Как это можно оценить?

Э. Ф.: Эффективность в цифрах трудно оценить. Но можно сказать, что проектные работы стали выполняться лучше и быстрее, так как благодаря автоматизации контроля процесса проектирования повысилась исполнительская дисциплина. Рабочее место проектировщика теперь организовано так, что ему не нужно тратить время на ерунду. Нажав кнопку, он может сразу оказаться в своей рабочей среде, которая проста и удобна в использовании.

Когда раньше при проектировании возникали какие-либо коллизии, это зачастую выяснялось спустя неделю или даже месяц, теперь же это становится ясно сразу. Ведь если один сотрудник что-нибудь изменит в проекте, то его коллеги сразу увидят изменения и смогут их учитывать. Это также позволяет экономить много времени.

Кроме того, руководство видит, как идут дела. Для этого не нужно никому звонить и ничего спрашивать. Благодаря средствам визуализации можно сразу узнать, на какой стадии находится выполнение того или иного проекта. Соответственно можно заранее подготовиться к реализации проекта, например сделать нужные закупки.

Территориально холдинг “ФосАгро” разбросан по всей территории северо-запада и центра России. Благодаря единому сетевому информационному пространству каждый сотрудник, где бы не находился, может получить доступ к базам данных “Лоцман:ПГС”. Для этого достаточно зарегистрироваться в системе и установить клиентское место на компьютере. Так, наш петербургский офис активно ее использует. Теперь нам не нужно общаться по электронной почте или телефону, достаточно зайти в систему, чтобы получить нужную информацию.

PC Week: Какие планы по развитию системы?

Э. Ф.: Осталось внедрить планировщик, т. е. функционал, благодаря которому мы сможем проводить оперативное и долгосрочное планирование, рассчитывать и правильно учитывать ресурсы предприятия и оптимизировать всю работу в целом. Визуализация выполнения плана позволит видеть не только дирекции, но каждому сотруднику весь процесс, и свое участие в этом процессе.

Это наша ближайшая перспектива на текущий год. Такая возможность пригодится руководству для принятия решений по самым разным вопросам. Другими словами, система не оторвана от бизнеса предприятия, а, напротив, способствует его развитию.

PC Week: Что, по вашему опыту, самое главное в успешной реализации проекта инженерного документооборота?

Э. Ф.: В общем, это целый комплекс. Конечно, большое значение имеет поддержка руководства. Например, как было у нас. Раньше, до создания “ГорноХимического инжиниринга”, руководство не проявляло особого интереса к автоматизации проектного документооборота, но, по крайней мере, не мешало нам этим заниматься. Важен и сам продукт. Если бы он был “кривой” и тяжелый, то вряд ли к нему удалось бы привлечь пользователей.

Но самое главное в любом проекте — человеческий фактор, т. е. заинтересованный человек, не важно на какой должности, будь то технический директор или рядовой кадровик, который готов ради проекта сделать все возможное — исследовать рынок, изучить продукты, добиться внедрения и убедить сотрудников пользоваться новинкой.

А для развития системы нужна заинтересованность руководства. Ведь любая остановка — эта стагнация. У нас пришли молодые директора, которые приветствовали и поддерживали развитие системы. Другими словами, значение имеют три фактора — заинтересованная личность, поддержка руководства и сам продукт.

PC Week: Спасибо за беседу.