ГК ФОРС объявила о разработке и внедрении в Парке Горького системы автоматизации договорного делопроизводства АИС «Корпоративный информационный портал». Это полнофункциональная гибкая система, реализованная на основе типового портального решения ФОРС для управления внутренними и внешними процессами организации.
«Перед нами стояла цель создания портала, который бы обеспечил единое информационное пространство для организации совместной работы всех сотрудников с различной информацией, поступающей и существующей в виде единой базы знаний по договорам, контрагентам, документам и их перемещениям, — рассказал начальник отдела ИТ Парка Горького Алексей Лизунов. — Эта задача была успешно решена специалистами ФОРС. В результате мы получили не просто автоматизированную систему для работы с договорами, но и электронный документооборот, возможность подготовки аналитической отчетности и инструмент внутрикорпоративного взаимодействия сотрудников».
Отличительная особенность портала состоит в том, что он сочетает в себе финансово-экономический блок с кадрово-административным, что позволяет сотрудникам вести совместную работу с документами, генерировать и публиковать новости, обмениваться сообщениями.
Система состоит из двух основных модулей. Первый — внутренний корпоративный портал с подсистемами электронного документооборота, взаимодействия кадрового состава и управления системой в целом. Второй — это контрактный модуль, состоящий из подсистем управления договорами и формирования специальной отчётности. Работе с системой было обучено около 40 человек.
Внедрение АИС «Корпоративный информационный портал» позволило сократить издержки, связанные с оперативным согласованием документов, свести к минимуму документы на бумажных носителях, избежать дублирования, повысить качество управления документами, вести анализ оперативной деятельности, формировать отчетность — иными словами, создать централизованную систему по управлению внутренними деловыми процессами парка с учетом специфики этого муниципального учреждения. При этом портал является ещё и площадкой для делового общения сотрудников и укрепления корпоративного духа — того особого, творческого и яркого, который делает парк совершенно особым местом.
Проект был выполнен менее чем за год. ФОРС продолжает работы по поддержке и развитию системы в части разработки дополнительной функциональности и создания новых подсистем и подразделов. Увеличивается количество автоматизируемых бизнес-процессов, расширяется аналитика, планируется включение в портал аппаратной части (кассы, прокат и т.д.), а также интеграция портала с сайтом парка, что создаст постоянно действующий канал коммуникации с внешней аудиторией — гостями, партнерами и органами власти.
Тиражируемое решение ФОРС по управлению договорами и договорной деятельностью может быть востребовано компаниями и организациями любых отраслей и масштаба. Но дополнительные преимущества смогут извлечь государственные учреждения федерального, регионального или муниципального уровней — именно для них реализованы функции по подготовке государственного заказа к размещению, контролю ограничений по прямым договорам, планированию и учету использования субсидий в договорном процессе, а также множество других специализированных функций.
