RECS 2013: новые веяния в области СЭД

Смещение фокуса ИТ-отрасли в сторону облачных, мобильных и социальных технологий влияет на все системы, которые предприятия применяют для решения бизнес-задач. Не являются исключением и системы электронного документооборота (СЭД). О том, как сейчас проявляются эти тенденции и какие проблемы возникают, шла речь на конференции Russian Enterprise Content Summit '2013 (RECS '2013).

Судя по докладам, которые были представлены на секции, посвященной перспективным решениям в области мобильности, больших данных, облаков и социализации, все эти технологии уже так или иначе находят применение в области СЭД.

От лица заказчиков выступила Елена Петрова, вице-президент Пробизнесбанка: “Мы внедрили мобильный банк, а для обслуживания клиентов используем планшет, который им вручается вместе с тарифным планом”. По ее словам, на мобильные устройства перенесены почти все операции по обслуживанию клиентов, включая платежи, работу с картами, доступ к сайту и коммуникации. Но оказалось, что работать на мобильниках удобно не со всеми приложениями. Например, клиентам сложно заполнять многочисленные поля на маленьком экране. “Чтобы решить эту задачу, мы постарались сделать так, чтобы всё заполнялось по возможности автоматически, — рассказала Елена Петрова. — Но при этом нужно было учитывать требования законодательства в плане отношений с клиентами”.

Есть и другой способ упрощения мобильной работы: клиент делает фотографию счета к оплате и отправляет ее в банк, а там сотрудники сами все заполняют и присылают подтверждение на SMS, а квитанцию — в электронную почту. “Мы планируем запустить такой сервис уже в этом году”, — пообещала Елена Перова.

По ее мнению, не имеет смысла переносить на мобильники приложения, связанные с передачей больших объемов данных или с просмотром сложной графической информации, такой как графики, диаграммы, таблицы. “Эти приложения скорее всего останутся в традиционном интернете”, — считает она.

Пробизнесбанк использует мобильные технологии и для своей внутренней работы. “Мы перевели на планшеты всю корпоративную почту и утверждение счетов. Для компании это очень удобно, так как повышает доступность сотрудников и производительность их труда”. У сотрудников есть выбор: использовать те же планшеты, что и клиенты, или свои собственные устройства, тем самым реализуя популярный подход BYOD (Bring Your Own Device).

Однако в этом случае появляется риск с точки зрения безопасности, поскольку на одном устройстве находятся и личные, и корпоративные приложения и данные. По словам Елены Петровой, в настоящее время эти части никак не разделены, но чтобы решить эту проблему, банк собирается внедрить систему управления мобильными устройствами (MDM).

Следует отметить, что именно тема безопасности вызвала самый большой интерес в зале. Участники конференции весьма скептически высказывались по поводу возможности защиты мобильных устройств и особенно облачных решений. Однако даже такие серьезные организации, как банки, уже внедряют облачные технологии. “Раньше мы тоже не хотели хранить данные в облаках, но объемы информации растут очень быстро, и соответственно увеличиваются расходы на оборудование. Поэтому мы пошли в облака, подписав при этом соглашения о защите, использовании защищенных протоколов и т. д. Так что переход в облако это лишь вопрос времени”, — уверена Елена Петрова.

А обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов заметил, что не обязательно использовать облака для критически важных данных, можно начинать с решения задач разработки и тестирования. Елена Петрова согласилась с ним, приведя в качестве примера облачный сервис my-apps.com, представляющий собой конструктор для создания мобильных приложений.

Тему мобильности и безопасности продолжил Дмитрий Матвеев, главный специалист по маркетингу системы ДЕЛО компании ЭОС, который привел интересную статистическую информацию. Так, по данным Cisco, Россия находится на седьмом месте в мире по использованию мобильных устройств для работы — их применяет более половины сотрудников, потому что это удобно. Но небезопасно: по подсчётам Trend Micro, в США средний ущерб от потери устройства, содержащего корпоративную информацию, составляет 420 тыс. долл. в год для крупного бизнеса и 125 тыс. для среднего и малого. “У нас цифры будут больше”, — считает Дмитрий Матвеев.

Причина такого ущерба в недостаточном внимании к защите мобильников, хотя, по данным IDC, в мире сейчас 22% компаний использует подход BYOD, в 2015-м, по прогнозу, их будет 35%, в 2017-м — 50%. А поскольку растет число устройств, увеличивается и количество угроз. По мнению Дмитрия Матвеева, один из способов защиты заключается во внедрении системы управления мобильными устройствами (MDM). Но пока немногие компании используют MDM. По оценке B2B Research, в мире их 28%, а в России — 23%.

Однако MDM — не панацея, считает он: “Нужен комплексный подход к защите, т. е. помимо MDM следует использовать другие технологии, такие как шифрование информации и канала передачи, сложная система аутентификации, виртуальные защищенные пространства и многое другое”.

Компания ЭОС предлагает для мобильной работы приложение “АРМ руководителя”, в котором в качестве одного из средств защиты можно использовать решение компании “Аладдин Р.Д.”. “Но так или иначе, защита информации находится в руках самих пользователей”, — уверен Дмитрий Матвеев.

В корпоративной среде растет интерес к социальным технологиям, которые уже завоевали огромную популярность у потребителей. По мнению Олега Бейлезона, главного ECM-архитектора компании “Логика бизнеса 2.0”, корпоративные соцсети позволяют решить важную задачу — сохранять и приумножать накопленные компаниями знания, так как обеспечивают улучшение коммуникаций между сотрудниками, выявление экспертов и распространение знаний. Для этого служат разнообразные инструменты. Так, форумы, блоги и чаты поддерживают обмен неявными знаниями, находящимися в головах сотрудников, wiki дают возможность формализовать эти неявные знания, а сайты совместной работы — комбинировать знания явные и неявные. Кроме того, важную роль играет поиск экспертов по нужной теме, т. е. людей, обладающих знаниями в данной области.

“Логика бизнеса 2.0” готовит к выпуску продукт, реализующий эти инструменты. Олег Бейлезон уверен, что социальные технологии подходят для любой корпоративной системы, включая СЭД, но главное, чтобы центр управления информацией был единым.

Распространение в компаниях мобильных, социальных и облачных технологий вызывает стремительный рост объемов информации, значительная часть которой является неструктурированной, а следовательно, плохо поддается управлению. Для решения этой проблемы предназначены системы бизнес-аналитики, умеющие работать с так называемыми большими данными. Одна из таких систем — Pentaho BI Suite — была представлена на конференции.

По словам Станислава Полашека, менеджера по продуктам с открытым кодом компании Pentaho, эта система являет собой платформу с открытым кодом, которая поддерживает MapReduce, Hadoop, NoSQL и другие технологии для работы с большими данными.

Система и раньше применялась в России, поскольку ее можно бесплатно скачать через Интернет, но недавно появилась возможность воспользоваться услугами поддержки и техобслуживания, так как компания НЦПР, по словам ее коммерческого директора Алексея Асафьева, подписала с Pentaho договор о продвижении корпоративной версии в нашей стране и сейчас запускает партнерскую программу.

По мнению Алексея Асафьева у платформы Pentaho неплохие перспективы: “Сейчас большие данные — актуальная тема, многие хотят попробовать инструменты для работы с ними, но не готовы платить за лицензии. Pentaho дает такую возможность, поскольку оплачиваются только услуги”.

Он также отметил тенденцию сближения систем для работы с большими данными и СЭД: “Что толку от накопленной компаниями информации, если она не обработана? Сначала ее нужно превратить в контент с помощью инструментов обработки больших данных, а потом подключить СЭД для работы с документами”.