В 2012 году крупнейший автодилер HYUNDAI и VOLKSWAGEN в России ГК «Шанс-Авто» обратилась к экспертам «ИНТАЛЕВ» для решения насущной проблемы по автоматизации бюджетного управления. По завершении нескольких этапов встал вопрос о реализации самого масштабного из них — автоматизация области управленческого учета.
На момент проведения данного этапа было ясно, что компания, являясь крупным холдингом, не имеет четко регламентированной финансовой структуры и определенной системы управленческого учета, из-за чего возникала трудность в анализе и контроле финансовых показателей группы компаний. Руководство заключило новое соглашение с ГК «ИНТАЛЕВ», исходя из результатов предыдущих этапов проекта — успешного внедрения систем ключевых показателей эффективности, бюджетного планирования и учета рабочего времени.
ГК «Шанс-Авто» стремится занять лидирующее положение среди дилеров автомобилей корейского производства, для чего ей необходимо снизить ресурсозатраты, в том числе при проведении учета и составления отчетности по деятельности компании. В связи с этим были определены следующие задачи проекта: разработать регламенты, на основе которых происходит автоматизация систем управления; настроить систему отчетности по факту, разработать ее правила; запустить функциональную область в эксплуатацию.
Разработанная методология впоследствии легла в основу корпоративных нормативных документов, предназначенных для пользования всеми сотрудниками «Шанс-Авто». Таким образом, развитие управленческих процессов перешло в рамки компетенции руководства компании-заказчика.
Первой ступенью этапа стала разработка соответствующих регламентов. Положение об управленческом учете фиксирует структуру итоговой отчетности, сроки ее подготовки, общие принципы ввода данных. Положение о правилах настройки факта отражает мэппинг по бухгалтерским операциям, которые передаются в управленческий контур учета и отчетности, и рекомендации по оперативному контуру целей управленческого учета. Также были сформулированы правила и принципы отражения первичной информации в сценарии факта. Положение об автоматизированном учете определяет пользовательские роли для настройки безопасности в функциональной области и принципы настройки самой системы.
На основе всех положений в дальнейшем эксперты «ИНТАЛЕВ» установили необходимый функционал в программном продукте «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», в частности, проформы «Корректировка факта», «Согласование факта». Была урегулирована выгрузка оперативных данных в единую базу с планом счетов бухгалтерского учета, настроена трансляция фактических данных на управленческий план счетов в программе.
Проектные команды столкнулись с некоторыми сложностями и особенностями реализации проекта. Так, различные компании группы использовали различные методики бюджетного управления, разные оперативные базы, а, следовательно, и справочники. Перед заказчиком встала серьезная задача по выработке единой бухгалтерской учетной политике (ЕБУП), созданию единой оперативной базы с использованием единого плана счетов и аналитик.
Последний этап проекта ГК «ИНТАЛЕВ» и ГК «Шанс-Авто» завершился достижением следующих результатов: разработана методология управленческого учета, отражающая единые принципы получения достоверной, своевременной информации о деятельности компании; внедрена программная модель системы управленческого учета и отчетности; настроена трансляция фактических данных из оперативного контура в управленческий контур; настроена проформа для корректировки факта; настроена проформа ввода данных через отчеты.
«Мы выражаем большую благодарность консультантам ГК „ИНТАЛЕВ“ за сотрудничество и помощь в реализации наших планов, — сказала Юлия Валерьевна Кононенко, начальник отдела бюджетирования, планирования и контроллинга ГК „Шанс-Авто“. — Первоначально задача состояла в настройке факта для трансляции информации из оперативного контура и для ведения учета в программе „ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент“. Однако по ходу реализации проекта мы поняли, что необходимо переосмыслить все операции контура. Таким образом, требования к одной компании распространились на всю группу компаний. Работа над проектом заставила нас взглянуть системно на процесс ведения управленческого учета и формирования итоговой отчетности. В течение двух месяцев мы самостоятельно работали над классификацией операций и административно-организационными вопросами и сейчас можем с уверенностью сказать, что все формы системы настроены с учетом всех наших пожеланий».
