Малый и средний бизнес является одним из стратегически важных потребителей сетевых офисных технологий. По состоянию на 2012 год в секторе МСБ было задействовано около 17 млн. рабочих мест, что составляет 25% от всего экономически активного населения. Согласно “майским” указам Президента Владимира Путина, к 2020 году доля занятых в сфере малого и среднего предпринимательства должна возрасти до 50%. Такие структурные изменения в экономике открывают новые возможности для поставщиков офисных решений. Как сегодня обстоят дела с использованием офисных технологий в компаниях МСБ и какие пути повышения их эффективности можно выделить?

Как показывает практика, при покупке офисных систем многие владельцы малых и средних предприятий фокусируются только на начальной стоимости устройства, но мало задумываются о долгосрочной перспективе такой покупки. Недорогие решения, в пользу которых делает выбор МСБ, часто имеют ограниченный сетевой функционал и не отличаются универсальностью. Это, в свою очередь, препятствует созданию продуктивной и прибыльной офисной среды, гарантирующей максимальную отдачу.

В работе с информацией (как в печатном, так и в электронном виде) малые и средние компании зачастую полагаются на устаревшие, неэффективные и невзаимосвязанные технологии — хранят документы в шкафах, используют USB-принтеры и стандартные системы управления файлами в Windows. Они не задаются вопросом о том, насколько эффективно такой подход позволяет управлять документами и данными. Отсутствие надлежащих процессов управления документами нередко начинает мешать работе и становится препятствием для эффективного и экономичного предоставления услуг клиентам и партнерам.

Основное преимущество компаний МСБ — их большая гибкость и мобильность по сравнению с крупными организациями. Многие малые и средние компании сумели построить свою работу на базе масштабируемых облачных решений наподобие Gmail, Evernote и DropBox. Такие решения — при их грамотном применении в офисной среде — открывают реальные возможности для интеллектуального управления информацией. Этот потенциал может быть реализован при помощи использования сетевых технологий, которые предоставляют малым предприятиям возможности корпоративного уровня, при этом не требуя значительных начальных затрат на ИТ.

Возьмем для примера сегмент многофункциональных устройств. Если раньше офисные принтеры выполняли лишь функцию печати, то теперь они превращаются в сетевой коммуникационный узел, позволяющий компании консолидировать ресурсы и экономить деньги. В малых и средних компаниях растет количество сотрудников, широко использующих мобильные технологии и способных повысить производительность своего труда благодаря работе в любое время и из любого места. Согласно исследованиям IDC, за прошлый год по всему миру было продано свыше 1,2 млрд. “умных” устройств с возможностью подключения к сети, таких как планшеты и смартфоны. МФУ, подключенные к сети организации, позволяют распечатывать, вводить и пересылать бумажные документы, используя мобильные устройства или настольные компьютеры внутри сети. Таким образом достигается значительный прирост производительности по сравнению со стандартным однопользовательским USB-принтером. Новые возможности уже оценили и сами сотрудники. Согласно недавнему исследованию Office Insights Report, более двух третей опрошенных (69%) сообщили, что принтеры или сканеры с поддержкой Wi-Fi положительно сказались на производительности или даже “существенно повысили эффективность труда”.

Несмотря на растущую электрификацию оборота, бумажные версии документов продолжают играть важную роль в работе практически всех организаций. Например, их используют при проведении совещаний или официального аудита. Не стоит думать, что в скором времени эта ситуация кардинально изменится. Поэтому инфраструктура предприятия МСБ должна не только давать удобный доступ к документам в цифровом формате, но и обеспечивать возможность их печати с различных устройств, таких как смартфоны и планшеты с установленными на них специальными приложениями.

Какой бы ни была форма реализации, сетевые возможности устройств открывают для МСБ широчайшие возможности. Они позволяют небольшим предприятиям конкурировать с крупным бизнесом благодаря высококачественному обслуживанию клиентов, индивидуальному подходу и снижению текущих расходов. Задача поставщиков офисных решений на сегодня — донести до малого и среднего бизнеса преимущества сетевой офисной среды. Это позволит вендорам охватить динамично растущий сегмент, который в будущем может отвечать за половину национальной экономики.

Автор статьи -- менеджер по продукции i-SENSYS Canon в России.