ООО «Фирма Фавор» завершила проект автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы в ГБУЗКО «Калужская областная клиническая больница» с помощью системы «1С:Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8».
Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Калужской области «Калужская областная клиническая больница» является многопрофильным медицинским учреждением области, оказывающим медицинскую помощь взрослому населению в стационаре на 1100 коек по 26 профилям и в консультативной поликлинике по 23 специальностям.
Штат сотрудников насчитывает 1500 специалистов. Ежемесячно в учреждении оформляется около 2000 кадровых документов. Заработная плата персоналу рассчитывается с учетом профессиональных квалификационных уровней и групп. При этом вознаграждение сотрудников отделений определяется с применением «бригадной» системы оплаты труда, которая используется в учреждении с 1986 года. В зависимости от решаемых задач, условий труда отделений образуются бригады. Планово-экономический отдел для каждой бригады устанавливает ежемесячные фонды заработной платы, которые подлежат распределению среди членов бригады. Каждая бригада возглавляется бригадиром из числа членов бригады. Бригадир планирует рабочее время сотрудников — составляет график работы бригады, ведет учет отработанного времени — табель и заполняет документ учета выполненной работы и распределения фонда заработной платы — паспорт бригады. Для правильного и своевременного расчета заработной платы учреждению требуются инструменты для точного учета рабочего времени сотрудников. Нужно оперативно контролировать сроки действия медицинских сертификатов и квалификационных категорий и своевременно планировать переаттестацию и повышение квалификации сотрудников. Кроме того, учреждение обязано ежемесячно предоставлять в Министерство здравоохранения статистическую отчетность для мониторинга заработной платы по категориям сотрудников.
В ходе проекта специалисты ООО «Фирма Фавор» организовали перенос данных из старых программ, провели обучение пользователей. Система была настроена в соответствии со специфическими потребностями учреждения, в частности, разработан специальный блок, с помощью которого старшие медсестры могут в автоматическом режиме планировать работу бригад, вести учет отработанного времени и распределять фонд оплаты труда по своему отделению. Система развернута на 86 рабочих местах и охватила все отделения больницы, а также и немедицинские подразделения: отдел кадров, планово-экономический и расчетный отделы.
Оптимизирован кадровый документооборот и создан регламент взаимодействия подразделений при работе с системой. Теперь все данные вводятся в систему однократно, рабочее время сотрудников экономится. Исключены ошибки при формировании документов, ускорено согласование приказов.
Работа планово-экономического отдела тоже существенно упростилась. Тарификационные списки сотрудников формируются в системе автоматически на основании утвержденных справочников квалификационных уровней и данных отдела кадров. Экономисты получили удобные инструменты для планирования и анализа фондов заработной платы, благодаря чему был усилен контроль над распределением средств между отделениями. Статистическая отчетность для мониторинга заработной платы по категориям сотрудников формируется быстрее.
Организован учет медицинских сертификатов, квалификационных категорий и сроков их действия. В случае, если близится завершение срока действия того или иного сертификата, программа формирует соответствующее предупреждение. Это позволяет руководству больницы своевременно планировать переаттестацию и повышение квалификации своих сотрудников, поддерживая высокий профессиональный уровень персонала.
С помощью новой системы старшие медицинские сестры на местах формируют график работы своего отделения, ведут табель учета отработанного времени, распределяют утвержденные фонды заработной платы по сотрудникам бригады, получают унифицированные печатные формы. Благодаря такой системе планирования рабочего времени в учреждении заранее равномерно распределяется и доводится до сотрудников информация об их занятости в будущих периодах, сокращаются потери рабочего времени. Автоматический расчет заработной платы в паспортах бригады исключает ошибки в начислениях и делает прозрачным механизм распределения фондов внутри бригады, что повышает лояльность сотрудников к учреждению.
Заработная плата в разрезе существующих в учреждении статей финансирования рассчитывается теперь автоматически на основании данных планово-экономического отдела, отдела кадров и отделений больницы. Процесс начисления заработной платы происходит быстрее, сократились трудозатраты сотрудников расчетного отдела на формирование регламентированной и сводной статистической отчетности. Появилось больше возможностей для учета и анализа расчетов с персоналом, а также с внебюджетными фондами и УФНС.
Заместитель главного врача по экономическим вопросам, Юлия Спирякина отметила: «Новая система полностью оправдала наши ожидания. Тарификационные списки и отчеты по укомплектованности штата оперативно формируются в системе. Автоматизирован процесс, применяющегося в нашей больнице, бригадного метода распределения фондов оплаты труда. Мы смогли усилить контроль над расходованием средств на оплату труда персонала учреждения, усовершенствовали нашу программу по планированию расходов на фонды оплаты труда. В два раза сократились сроки подготовки экономико-статистической отчетности».
Сложную и ответственную роль руководителя проекта выполняла главный бухгалтер Ирина Трофимова: «При внедрении новой программы самым сложным было преодолеть стереотип мышления персонала, который никогда не работал с применением автоматизированных систем, а привык формировать документы вручную. Однако в короткие сроки нам удалось научить сотрудников пользоваться программным продуктом; скоординировать работу трех служб при формировании базы данных по персоналу, выявить имеющиеся несоответствия и исправить их; правильно поставить задачу для работников по формированию вводимой информации и проведению самоконтроля и взаимоконтроля. В результате мы получили единую информационную систему, объединившую три важные и взаимозависимые управленческие службы, а также и отделения учреждения. Использование программы сократило трудозатраты персонала, позволило перераспределить рабочее время в сторону контрольных функций, повысило прозрачность проведения операций и достоверность отражения их в регистрах учета».
Начальник отдела кадров Ирина Поиленкова довольна результатами проекта: «Наши рабочие процессы значительно ускорились, потому что мы не тратим время на лишнее согласование документов. Все кадровые приказы автоматически контролируем в программе. Уменьшились трудозатраты сотрудников отдела при приеме на работу новых лиц, при оформлении трудовых договоров, приказов и других кадровых документов. Самое главное — теперь не составляет труда отслеживать просроченные сертификаты и категории медицинских работников, программа сама заранее предупреждает о документах, срок действия которых заканчивается».
«Вначале медперсонал негативно отнесся к идее перехода на новую систему, многие из нас раньше даже не умели включать компьютер, но благодаря стараниям и терпению сотрудников „Фирмы Фавор“, работников кадровой службы и бухгалтерии учреждения все отделения научились работать в программе. Раньше мы тратили неделю, а то и больше, на создание вручную графиков работы, табеля учета рабочего времени и паспорта бригады. Теперь мы в течение нескольких минут формируем график работы отделения на будущие месяцы, в режиме он-лайн заполняем табель учета рабочего времени, тратя на это около
