Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» автоматизировали процесс обработки путевых листов в ООО «ЕлховТранссервис» (дочерней компании транспортного холдинга «Татнефть-ТрансСервис») с помощью системы, построенной на основе решения «1С:Управление автотранспортом 8». Пилотный проект был успешно выполнен за два месяца. Автоматизировано 7 рабочих мест.
В результате пилотного проекта повысились качество и скорость обработки заказов клиентов. Теперь после регистрации заказа в системе мгновенно рассчитывается стоимость услуги, резервируется транспорт и экипаж. Оператор может в любой момент времени предоставить клиенту точную информацию о стоимости и сроках исполнения заказа.
Также повысилась оперативность управления автопарком и экипажами. В диспетчерских установлены терминалы приема и выдачи путевых листов — компьютерные системы, с помощью которых водители получают задания и отчитываются о выполненной работе, а также контролируется пробег автомашины по системе спутникового мониторинга GPS. При этом терминалы работают непосредственно с информационной базой «1С:Управления автотранспортом 8», и повторная ручная обработка данных, предоставляемых водителями, не требуется. Каждому водителю выдается индивидуальный магнитный ключ. Водитель подходит к терминалу, авторизуется с помощью своего магнитного ключа и получает распечатанный путевой лист, в котором указан маршрут, автомобиль, показания приборов (одометр, ГСМ) и другая необходимая информация. При этом на путевом листе печатается штрих-код. При выезде и заезде в гараж водитель сканирует штрих-код на КПП, и система фиксирует в информационной базе время начала и окончания работы по данному путевому листу. Таким образом, удалось улучшить трудовую дисциплину и сократить время холостого простоя транспорта в рабочее время в гараже.
Усилился контроль за расходом ГСМ. По прибытии в гараж водитель подходит к терминалу и вновь сканирует штрих-код путевого листа. При этом информационный киоск запрашивает пробег по системе GPS. Кроме того, водитель вводит в систему данные о чеках на покупку ГСМ. Чеки сравниваются с данными из процессингового центра заправки. Расчет расхода ГСМ осуществляется по нормам расхода для данного автомобиля.
В системе всегда содержатся актуальные данные о местонахождении водителей и машин, а также о плановых ТО и ремонтах транспорта. Данная информация позволяет оператору быстро подобрать клиенту машину, водителя и проложить маршрут. Если выясняется, что зарезервированный автомобиль по какой-либо причине не может выйти на линию, требуется время, необходимое для подбора автомобиля ему на замену. Этот период сократился с
Средняя скорость обработки путевых листов выросла в 5 раз. Ошибки при их формировании и закрытии исключены. Производительность работы диспетчеров повысилась на 25%. Клиенты получают документы вовремя и в соответствии с оказанными услугами.
По итогам опытной эксплуатации системы руководство холдинга признало пилотный проект успешным и приняло решение распространить полученный опыт на все предприятия холдинга. В настоящий момент ведутся работы по запуску системы в следующем дочернем предприятии.
Руслан Агзамов, руководитель IT-отдела УК «Татнефть-ТрансСервис», отметил: «В результате выполненного проекта исчезли очереди на выписку путевых листов. Существенно сократилось количество рекламаций от клиентов. Если раньше по ошибочно введенным в систему данным мы могли выставить клиенту неправильный счет, то сейчас такие случаи практически исключены. И, как следствие, сократилась дебиторская задолженность, вызванная разбором конфликтных ситуаций. После введения системы в эксплуатацию мы выполнили уже более 3 000 заказов, и все клиенты довольны».
