В «Роял Тайм Групп» внедрена система электронного документооборота DIRECTUM. Работы выполнял партнер компании DIRECTUM — компания «МайТэк». Командировки ответственных сотрудников теперь не затягивают процесс, все задачи выполняются в срок.
ООО «Роял Тайм Групп» более пяти лет ведет свою деятельность на территории Российской Федерации и стран ближнего зарубежья в области строительства, а также в игорном, ресторанном и развлекательном бизнесе.
Результатом автоматизации договорной деятельности с помощью бизнес-решения «DIRECTUM Управление договорами» стало не только электронное согласование проектов документов, утверждение их с помощью механизма электронной подписи, возможность контроля возврата документа и ведение реестра договоров. Также был настроен и механизм анализа, напоминания и контроля показателей, которые часто упускаются из вида при работе с договорами. В качестве примера можно привести уведомление о сделке в ФАС, предоставление документов для финансового мониторинга, оформление паспорта сделки в случаях, когда это необходимо.
«В силу специфики нашего бизнеса, к внедряемой системе мы предъявляли жесткие требования в области обеспечения безопасности и разграничения прав доступа к хранящейся в ней информации. Также требовалась грамотная оптимизация процессов взаимодействия и четкая регламентация работ. Все эти требования были реализованы в рамках данного проекта. Хотелось бы отметить возможность удаленной работы пользователей через веб-клиент, так как многие из наших сотрудников часто бывают в командировках, а это не должно затягивать процесс согласования документов и выполнение особо важных задач», — прокомментировала Алина Фасхутдинова, финансовый директор «Роял Тайм Групп».
Ощутимый эффект от автоматизации был получен и в области согласования счетов и заявок на оплату. Прозрачность системы позволяет каждому сотруднику теперь быть в курсе о местонахождении документа и произведенным по нему платежам.
Работа с документами, задачами и заданиями ведется в едином информационном пространстве, доступ к которому сотрудники могут получить из любой точки мира. Этот критерий являлся одним из ключевых при выборе системы, учитывая удаленность объектов инвестирования друг от друга, и разъездной характер работы специалистов.
Кроме того, система охватывает процессы кадрового делопроизводства и процессы по работе с входящей, исходящей и внутренней документацией (служебные записки, приказы, распоряжения). Благодаря созданию структурированного электронного архива существенно снизился риск потерь документов, и повысилась их конфиденциальность.
В дальнейшем система будет активно развиваться. Специалисты компании «МайТэк» уже приступили к работам по автоматизации кадровых процессов. К работе в системе подключатся также и удаленные подразделения холдинга.
