Сегодня можно найти очень много информации о системах электронного документооборота, но самый сложный и ответственный на пути автоматизации делопроизводства первый шаг. Давайте поговорим о том, как на него решиться, о “подводных камнях” этой дороги и важности надёжных спутников.

Кто сказал “СЭД"?

Существует три классических сценария появления идеи автоматизации делопроизводства. Первый: инициатива исходит от “капитана”, т. е. собственника бизнеса или генерального директора, который хочет, чтобы у его компании было конкурентное преимущество. Он сам очень увлечен процессом: готов вкладывать средства, обеспечивать компанию самыми современными решениями, организовывать все согласно лучшим бизнес-практикам. Это очень редкий ход развития событий, обреченный на успех благодаря авторитету и руководящему ресурсу. Второй сценарий: посыл идет от владельцев процессов (канцелярия, юристы, снабженцы), понимающих, что работа может быть сделана качественнее, быстрее и эффективнее, если должным образом организовать взаимодействие подразделений в единой среде. Третий ход: от грамотного сотрудника ИТ-отдела, имеющего здоровое любопытство и желание развивать ИТ-составляющую в ногу со временем: он изучает рынок, находит новые тренды и информирует руководство о современных тенденциях. Его инициатива может найти отклик, а может и не найти, но в любом случае заинтересованный в развитии общего дела ИТ-специалист готов к ней.

Два хозяина

Ключевой вопрос автоматизации — кто будет хозяином процесса: принимать решения и нести ответственность. В этом вопросе важно разделить два понятия: функциональный заказчик и бизнес-заказчик. Функциональный заказчик (заведующий канцелярией, управляющий делами) — это тот, кто отвечает за функционал системы, знает, что именно должно быть реализовано и каким образом. Бизнес-заказчик (генеральный директор или его заместители, директор по развитию, главный инженер) отвечает за достижение бизнес-целей проекта, например увеличение эффективности, сокращение сроков, а вследствие этого и достижение показателей экономии.

Именно тот, кто будет курировать весь процесс экспертизы, выбора решения, его внедрения и ввода в промышленную эксплуатацию, должен выбирать подрядчика. При этом важно помнить, что общаются не юридическое лицо с юридическим лицом, а человек с человеком, поэтому надо встречаться и разговаривать с людьми, которые уже работают с этой системой.

Стоп: СЭД

Не стоит думать, что если СЭД стоит в соседней компании, то она обязательно нужна и вам. Есть компании, которым СЭД не нужна. Прежде всего, это малый бизнес: компании со штатом менее 20 человек, с небольшим потоком внутренней и внешней корреспонденции, в которых выдать и проконтролировать исполнение поручения устно быстрее и надежнее. Второй пример, когда в крупной компании нет внутренних регламентов, потому что автоматизировать бардак — двойное преступление, но для этой ситуации актуальнее статус “пока рано”. Третий, когда ожидания превышают бюджет. Невозможно за 5000 руб. купить ракету, но можно велосипед, в этом случае не вредно, а, скорее, преждевременно.

Поэтому прежде всего нужно осознать и договориться внутри о приоритетных потребностях и под них искать подрядчиков, которые не внедряют конкретную систему, а помогают решить ваши проблемы. При этом, подбирая самый эффективный и адекватный инструмент, вы почувствуете преимущество такого подхода.

Ветер перемен

Индикатор любых перемен — это когда текущая ситуация не устраивает. Сигнал к тому, что пора автоматизировать производство, в каждой компании свой: сотрудники не могут выполнять актуальные KPI; нарушена коммуникация между подразделениями; компания несет убытки вследствие длительного согласования документов и принятия решений. Общее одно: желание измениться к лучшему.

Еще одна яркая тенденция последних лет — потребность в мобильности. Люди активно пользуются смартфонами и планшетами и, естественно, хотят, чтобы они помогали им быть более эффективными на совещаниях, в удаленных поездках и даже дома. Ведь это эффективный инструмент управления, который включает в себя не только внутрикорпоративный контроль на всех этапах работы сотрудников, но и автоматизацию взаимодействия с контрагентами, помогая достичь прозрачности полного цикла обработки документа в режиме реального времени.

Новая реальность

Стратегически мыслящий бизнес задумывается о том, как часто СЭД потребует дополнительных инвестиций. Конечно, сложно говорить о “средней температуре”, но “профилактический осмотр” достаточен раз в двенадцать месяцев. В течение года вендоры развивают систему и выпускают новую аккумулированную версию, которая может быть улучшенной “старой” либо революционно новой. И тут уже каждый решает, какие новинки могут быть востребованы и экономически обоснованны при текущих бизнес-процессах. Сегодня все конкурентоспособные лицензированные платформы электронного документооборота строятся на современных архитектурных решениях, поэтому от ИТ-отдела не требуется специальных компетенций. Достаточно базового обучающего курса, чтобы уточнить нюансы настроек.

Автор статьи — исполнительный директор ECMGroup.pro.