Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС на Северном Кавказе, завершила новый этап развития системы электронного документооборота в органах исполнительной власти и местного самоуправления Республики Северная Осетия-Алания. В качестве единой программной платформы для автоматизации в республиканских органах власти была выбрана система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы».
Летом 2012 года Правительством Республики Северная Осетия-Алания было принято решение о создании единой системы электронного документооборота. На начальной стадии внедрения доступ в СЭД получили подразделения Администрации Главы и Правительства Республики, а также все органы исполнительной власти. На первом этапе проекта (август-сентябрь 2012 года) пользователями системы стали преимущественно специалисты служб документационного обеспечения.
Новый этап проекта, стартовавший осенью 2013 года, предусматривал дальнейшее развитие единой системы электронного документооборота: существенное увеличение количества рабочих мест, запуск работы с проектами документов и внедрение дополнительных опций. В проекте были задействованы все республиканские органы исполнительной власти (28 организаций) и органы местного самоуправления (8 организаций).
Внедрение СЭД «ДЕЛО» в органах власти в качестве единой системы документооборота должно было решить следующие задачи: создание единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений; оптимизация потоков документированной информации в системе органов исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания; внедрение унифицированного порядка работы с документами (единых принципов их регистрации, учета и обработки); создание единой базы данных регистрационных карточек и файлов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска по реквизитам и тексту файла; обеспечение контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения; исключение потерь документов; сокращение сроков рассмотрения и повышение качества решения вопросов, изложенных в поступающих в органы власти обращениях граждан и организаций; сокращение сроков разработки правовых актов; автоматизация контроля исполнения документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения.
В рамках проекта специалистами компании «Бизнес ИТ» были проведены следующие работы: установлено 430 дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО». На основании анализа сложившейся практики документооборота и в соответствии с пожеланиями заказчика проведены дополнительные настройки СЭД; проведено обучение десяти групп пользователей, двух групп технологов, одной группы программистов (всего обучено 430 пользователей индивидуально на местах, 89 пользователей в группах, 22 системных технолога; в процессе обучения с пользователями системы проведена «работа над ошибками» — разобраны типичные ситуации, возникающие в результате неправильных действий пользователей, показаны оптимальные алгоритмы работы в СЭД); в районных администрациях развернуты отдельные сервера, проведена установка и настройка отдельных баз данных; проведена настройка подсистемы «электронного взаимодействия», предназначенной для организации электронного взаимодействия между Администрацией Главы и Правительства Республики Северная Осетия-Алания и администрацией местного самоуправления города Владикавказ; установлены и настроены рабочие места дополнительной опции «Сканирование».
Итогом данного этапа стало существенное расширение числа пользователей СЭД «ДЕЛО» — сегодня в системе работают самые различные категории должностных лиц (от делопроизводителей до начальников отделов министерств и ведомств).
В перспективе заказчик планирует дальнейшее увеличение количества пользователей, в том числе за счет обеспечения доступа в СЭД руководителям высшего звена. Для этой категории планируется внедрение клиентских мобильных приложений, позволяющих работать в системе удаленно — с планшетов и смартфонов.
Также в дальнейших планах Правительства Республики — отработка регламента и постепенный переход к работе с проектами нормативно-правовых актов и исходящих писем в электронном виде, переход на безбумажный документооборот по определенным группам документов и создание условий для внедрения юридически значимого электронного документооборота с использованием электронной подписи.
