Группа Optima объявила о завершении проекта по модернизации системы электронного документооборота в ОАО «Томскгазпром». Проект был реализован структурным подразделением группы — компанией Optima Software, специализирующейся на разработке и внедрении программного обеспечения и автоматизированных систем управления документами. Система электронного документооборота была реализована на базе платформы OPTIMA-WorkFlow, собственного продукта группы Optima, успешно присутствующего на рынке СЭД с 1997 года.
Еще в 2000 году «Томскгазпром» приобрела лицензии на программную платформу OPTIMA‑WorkFlow v.1.16, с использованием которой специалисты компании самостоятельно создали и внедрили СЭД. В 2013 году встал вопрос о модернизации СЭД, функционирующей на морально устаревшей платформе. В результате конкурсного отбора было принято решение остановиться на современной платформе OPTIMA‑WorkFlow v.1.19.
Обновление СЭД должно было решить следующие задачи: оптимизация методов и приемов работы в области документационного обеспечения управления с применим веб-ориентированных технологий обработки документов; интеграция СЭД с ERP-системой предприятия; расширение спектра функциональных возможностей СЭД и улучшение ее эксплуатационных характеристик при одновременном снижении совокупной стоимости владения автоматизированной системой.
Реализация проекта началась осенью 2013 года. В ходе проекта были оптимизированы процессы автоматической обработки различных типов документов: входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных и договорных, а также кадровых документов. Оптимизация методов и приемов работы в области документационного обеспечения управления была проведена с применением веб-ориентированных технологий.
Автоматизация осуществлялась строго в соответствии с регламентами заказчика, которые характеризуются сложностью и многообразием возможных сценариев обработки документов.
Также в рамках реализации проекта была произведена миграция данных ранее обработанных документов и нормативно-справочной информации, разработаны средства автоматизации формирования разноплановой оперативной и аналитической отчетности.
На сегодняшний день пользователями модернизированной СЭД являются сотрудники всех структурных подразделений ОАО «Томскгазпром». Общее количество пользователей СЭД достигает 300 человек.
«Наше предприятие входит в тройку лидеров в нефтегазовом секторе Сибирского региона не в последнюю очередь потому, что постоянно совершенствует используемые информационные системы, — прокомментировал вице-президент по информационным технологиям ОАО „Томскгазпром“ Николай Марков — Когда пришло время обновлять СЭД, мы обратились к разработчику СЭД OPTIMA-WorkFlow, так как долгие годы работы с этой платформой доказали ее широкую функциональность, безотказность и масштабируемость в зависимости от наших задач».
Помимо расширения спектра функциональных возможностей СЭД и улучшения ее эксплуатационных характеристик, важно отметить также снижение совокупной стоимости владения системой.
«Мы рады приверженности ОАО „Томскгазпром“ платформе OPTIMA-WorkFlow. Обновленная версия OPTIMA-WorkFlow претерпела значительные технические и эксплуатационные улучшения, которые позволят заказчику эффективнее решать новые бизнес-задачи, — рассказал генеральный директор Optima Software Ефим Старостин. — В данный момент мы ведем работы по техническому сопровождению обновленной СЭД».
В дальнейшем в ОАО «Томскгазпром» планируется развитие новой СЭД и вовлечение в ее контур все большего количества автоматизируемых бизнес-процессов.
