МУП «Калининградтеплосеть» внедрило в управленческом аппарате систему электронного документооборота «ДЕЛО». Трехэтапный проект охватил все отделы и службы организации.

Исполнителем проекта стало ООО «Весткомп Консалтинг», калининградский партнер ЭОС. В МУП «Калининградтеплосеть» до внедрения СЭД «ДЕЛО» сложилась типичная для теплоэнергетических предприятий ситуация: огромное количество документов, обеспечивающих различные бизнес-процессы, сложные схемы документопотоков, большой объем переписки с контрагентами и «слабое звено» на участке отслеживания хода исполнения управленческих решений (следствие отсутствия автоматизации).

Главной целью проекта стало обеспечение прозрачности и упорядоченности всех документально-ориентированных бизнес-процессов. Для этого требовалось оптимизировать прохождение служебных документов, исключив неэффективные схемы, и сделать возможным отслеживание их состояния на всех этапах. Кроме стандартных задач автоматизации (регистрация, контроль, мониторинг исполнения и т.д.), необходимо было реализовать на базе внедренной СЭД работоспособный аналитический инструментарий.

Специалисты ООО «Весткомп Консалтинг» начали проект с анализа маршрутов движения служебных документов на предприятии. Итогом подготовительной стадии стало определение перечня и последовательности работ и пакета приобретаемых лицензий системы.

В апреле-мае 2013 года было автоматизировано основное подразделение, отвечающее за документооборот — отдел делопроизводства. На следующем этапе к СЭД были подключены бухгалтерия, юридический отдел, служба по работе с дебиторской задолженностью и те из производственных отделов, которые обеспечивали документирование основных деловых процессов. Тогда же доступ в систему получили помощники директора и технического директора, а также главный инженер. Эта стадия проекта завершилась в сентябре 2013 года.

В процессе внедрения системы были серьезно переработаны правила работы с некоторыми группами документов и усовершенствованы маршруты их движения. На финальном этапе проекта рабочие места СЭД были установлены и в остальных подразделениях — в инженерной группе, производственной службе механизации транспорта, аварийно-ремонтной службе, производственной службе ремонта котельных, отделе бизнес планирования и др.

К январю 2014 года весь запланированный объем работ был выполнен: система была установлена и настроена, пользователи прошли обучение, СЭД прошла опытную эксплуатацию. На каждом этапе одновременно с подключением новых подразделений проводилась донастройка системы и дополнительное обучение пользователей.

В результате с помощью стандартного функционала СЭД «ДЕЛО были автоматизированы следующие процессы: регистрации входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр.; ведение поручений и отчетов исполнителей; контроль исполнения поручений и документов; отправка документов; работа с номенклатурой дел; создание аналитических отчетов по документообороту; ведение отчетов по специфическим параметрам рассылки писем контрагентам.

Участники СЭД все увереннее используют в работе функционал системы и нарабатывают навыки, которые в дальнейшем позволят успешно перейти к электронному документообороту по некоторым группам документов и шире использовать аналитический инструментарий СЭД «ДЕЛО».