Специалисты DIRECTUM-M завершили внедрение системы DIRECTUM в ООО «Тойота Мотор». По итогам проекта в системе работают 300 сотрудников компании, руководство для решения своих задач активно использует iPad.

ООО «Тойота Мотор» — национальная компания по продажам и маркетингу Toyota и Lexus в России. «Тойота Мотор» ведет бизнес в России более 10 лет, начиная с апреля 2002 года.

В ходе проекта были решены задачи по автоматизации таких процессов, как работа с договорами, согласование и утверждение внутренних проектов, работа с заявками на оплату, запросы на выбор поставщика, согласование и утверждение командировок, согласование отчетов по расходам.

После внедрения системы электронного документооборота повысилась оперативность принятия решений. Благодаря возможности работать в системе дистанционно с использованием планшетов iPad, руководство компании может рассматривать и согласовывать документы, находясь на встречах, в рабочих поездках и командировках по России и за рубежом.

Полностью автоматизирован процесс замещения отсутствующих сотрудников компании. В случае если сотрудник заболевает, уходит в отпуск или увольняется, система автоматически назначает замещающего специалиста на основе утвержденных в компании политик.

«Спустя полгода после внедрения системы электронного документооборота мы положительно оцениваем результаты проекта. За счет автоматической системы замещения, удаленного доступа к системе и моментальной доставки заявок, запросов и приложений существенно сократилось время согласования документов. Также исключены ошибки в маршрутизации и случаи потери документов. Загрузка специалистов, отвечающих за документооборот, стала намного прозрачнее для руководителей. Кроме того, адаптация к новым процессам в нашей компании прошла довольно быстро. На данный момент количество обращений по системе электронного документооборота — менее 10 в месяц», — отметил руководитель IT проекта ООО «Тойота Мотор» Станислав Несин.

Планируется и в дальнейшем развивать функционал системы в соответствии со спецификой деятельности компании «Тойота Мотор». Эти работы позволят максимально оптимизировать процессы согласования документов и сделать использование электронного документооборота удобным для всех сотрудников компании.