Чтобы сфокусироваться на бизнес-ценностях, необходимо провести подробный анализ деловых процессов, в которых возникает корпоративный контент, выявить функциональные роли и очертить круг пользователей, создающих и потребляющих контент. Понимание текущего состояния, географии делового контента, его места в основной деятельности организации позволяет сформулировать сбалансированные требования к будущей системе как со стороны бизнес-пользователей, так и со стороны ИТ-специалистов.

Сегодня многие эксперты говорят о смещении фокуса систем электронного документооборота и управления контентом с задач экономии и соответствия регуляторным требованиям на достижение осязаеых бизнес-результатов.

От пользователей — к инфраструктуре

Нужно исходить из того, что каждый пользователь имеет одну или более ролей/категорий и является участником одной или нескольких рабочих групп. Каждый пользователь должен быть вовлечен в процесс формирования требований к будущей системе, а также участвовать в тестировании потенциальных возможностей ИТ-решения.

По завершении формирования общих требований к системе можно приступить к компонентам ИТ-инфраструктуры, технологическим составляющим. К ним относятся рабочие места (десктопы, ноутбуки, планшеты и смартфоны), сетевые компоненты, серверы, ЦОД и облачная инфраструктура SaaS. Собственно необходимое ИТ-окружение вытекает из общих требований и ИТ-предпочтений организации.

Конфигурации системы

В ходе детального анализа, определения бизнес- и системных требований формируется конфигурация системы. Система электронного документооборота CompanyMedia предлагает ряд преднастроенных конфигураций, являющихся прототипами будущей системы.

Конфигурация для небольших проектных или сервисных компаний и проектных групп организаций. Для таких коллективов характерен проектный стиль управления, развитые горизонтальные коммуникации с элементами социального взаимодействия.

Функциональность представлена минимально необходимым набором общих сервисов документооборота, общим хранилищем документов, преднастроенными шаблонами кейсов (на основе технологий адаптивного кейс-менеджмента) для основных процессов. В качестве платформы на базе ОС Windows или Linux используется произвольная РСУБД (в том числе РСУБД с открытым кодом), Java сервер (в CompanyMedia используется Apache Tomcat). Конфигурация может быть реализована в модели публичного облака.

Конфигурация классического документооборота для канцелярий, управлений делами, ОГВ, небольших организаций госсектора. Здесь преобладает директивный стиль управления и вертикальные коммуникации.

Прикладное окружение включает широкий набор общих сервисов, включая Центр отчетов, Контроль заданий, Формирование дел и пр. Основные прикладные модули — Делопроизводство, Поручения, Обращения граждан. Система строится на платформе на основе Windows-сервера, произвольной РСУБД или СУБД IBM Domino. В числе возможных рабочих мест — IBM Notes или браузерный клиент, планшеты iPad и устройства на платформе Android.

Конфигурация для крупного и среднего бизнеса, ОГВ, организаций госсектора ориентирована на директивный и смешанный стили управления. Коммуникации преимущественно вертикальные с возможностями коллективной работы с документами, формального и неформального согласования.

Основные задачи внедрения данной конфигурации:

  • документационное обеспечение деятельности организации;
  • ускорение информационного взаимодействия и доставки информации;
  • документирование решений и контроль исполнения;
  • повышение прозрачности процессов;
  • возможности индивидуального и коллективного планирования деловых задач;
  • повышение доступности документов в любое время из любого места;
  • ориентированность на деловые потребности.

Прикладное окружение содержит полный набор общих сервисов документооборота, включая справочники и классификаторы, инструменты администрирования и формирования дел, контроль исполнения, обсуждение, Центр отчетов, Корпоративный тренинг, сервисы интеграции и защиты информации. В конфигурации применяются также сервисы адаптивного кейс-менеджмента, Workflow и HelpDesk, широко используются прикладные модули — Делопроизводство, Поручения, ОГ, НРД, Договоры, Заседания. На основе ACM и прикладных модулей возможно создание специализированных бизнес-решений. Возможны два варианта конфигурации: на основе IBM Domino или на основе РСУБД — выбор определяется предпочтениями заказчика.

Для территориально распределенных организаций и холдингов, субъектов федерации применяется конфигурация, ориентированная на территориально распределенное и межведомственное взаимодействие, межорганизационные процессы.

Цели внедрения конфигурации:

  • поддержка полного контура управления: от принятия решений корпоративного уровня и контроля их исполнения до задач управления локального уровня;
  • поддержка работы корпоративных коллегиальных органов управления (Собрания акционеров, Советы директоров, Наблюдательные советы, Заседания правительства и т. п.);
  • поддержка сквозных межведомственных процессов и межведомственного взаимодействия;
  • обеспечение надежного взаимодействия в условиях плохих каналов связи.

Распределенная архитектура надежно реализуется на платформе IBM Domino, что подтверждается большим практическим опытом подобных масштабных внедрений. Прикладное окружение представляет собой набор разнообразных деловых решений (часто заказного характера) для разнообразных классов задач.

Импортонезависимая доверенная конфигурация предназначена для предприятий ОПК, органов государственной власти, госкорпораций, организаций госсектора и организаций с государственным участием. Главная цель подобных проектов — организация электронного документооборота с широкой функциональностью и с использованием импортонезависимого ПО.

От макетного офиса — к масштабному внедрению

Следующий шаг после выбора конфигурации — создание макетного офиса и реализация на его основе пилотного проекта. Макетный офис объединяет пользователей, тренеров, управляющих документами, администраторов для создания и испытания нового рабочего окружения, процедур и подходов к работе. По результатам успешного пилотного проекта документация и тренинги совершенствуются с учетом полученного фокусной группой опыта. Только после такого всестороннего тестирования возможно полномасштабное внедрение системы.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ «ИНТЕРТРАСТ»