Специалистами компании «1С-КПД» автоматизирован документооборот в холдинговой компании ГВСУ «Центр» на 350 рабочих мест. В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот» реализован обмен исходящими документами с использованием сервера внешнего документооборота (СВД) внутри компании с территориально распределенной структурой. Это позволило компании сократить временные и материальные затраты, связанные с их доставкой; ускорить процессы обработки документов и повысить контроль исполнительской дисциплины.
Холдинговая компания «Главное всерегиональное строительное управление „Центр“» было создано в 1998 года указом Президента РФ на базе Главного военно-строительного управления Министерства Обороны. Компания представляет собой вертикально интегрированный многопрофильный холдинг, обеспечивающий полный цикл строительства и сдачи объектов.
Выбор программного продукта был обусловлен тем, что данная СЭД реализована на платформе «1С:Предприятие», использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С». Кроме того, в штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы, а для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации.
Специалистами «1С-КПД» в ходе выполнения проекта были реализованы следующие основные цели и задачи: автоматизированы виды входящих, исходящих и внутренних документов (приказы, распоряжения, регламенты, решения, служебные записки, акты, протоколы); автоматизированы процессы обработки входящих/исходящих и внутренних документов; настроены шаблоны часто повторяющихся процессов, настроены шаблоны процессов с использованием условий маршрутизации; внедрен модуль СВД — внутрихолдинговый обмен входящими и исходящими документами; автоматизирован процесс учета бумажных документов, сформирована номенклатура дел и порядок хранения бумажной документации; произведена настройка прав доступа пользователей в разрезе дочерних обществ организации; созданы и настроены профили делопроизводитель, руководитель, пользователь, ответственный за НСИ и др; разграничены права доступа пользователей на папки внутренних документов; настроены нумераторы по видам документов, шаблоны входящих/исходящих и внутренних документов; проведено обучение сотрудников.
О практических результатах произведенного внедрения рассказал Сергей Хрулев, начальник отдела информационных технологий и защиты информации ОАО Холдинговой компании ГВСУ «Центр»: «В рамках проекта по внедрению системы электронного документооборота "1С:Документооборот" было автоматизировано 350 рабочих мест. Все документы компании теперь хранятся в единой информационной базе: сотрудники могут быстро найти нужный документ. Процессы обработки документов (согласование и другие) значительно ускорились: пропала необходимость ходить с бумажными версиями документов из кабинета в кабинет. Учет документов и задач стал более прозрачным, поскольку на любой стадии их обработки можно увидеть статус и ход их исполнения. У руководителей появился дополнительный эффективный инструмент контроля поставленных задач».
