«Гипрогазцентр» автоматизировал планирование закупок материально-технических ресурсов и услуг на базе систем Prestima и DIRECTUM.
НПО «Компьютер» и «Гипрогазцентр» сотрудничают уже не первый год. За время совместной работы автоматизированы процессы бухгалтерского и налогового учета, расчетов по договорам, управления кадрами, бюджетирования и другие бизнес-задачи Общества. Одним из нерешенных вопросов «Гипрогазцентр» оставалось планирование расходов на материально-технические ресурсы (МТРиУ).
Так как многие сотрудники «Гипрогазцентр» работают в системе электронного документооборота сбор заявок на материалы и услуги реализован именно в DIRECTUM. За счет тесной интеграции плановые данные из DIRECTUM поступают в Prestima, в которой происходит контроль превышения лимитов бюджетов, а также осуществляется план-фактный анализ данных.
Теперь процесс сбора заявок на материалы и услуги построен таким образом, что ответственные работники создают плановые заявки на МТРиУ в привычном интерфейсе DIRECTUM, а данные из заявок автоматически трансформируются в бюджеты Prestima — бюджет закупок, БДР и БДДС.
Превышение лимитов по плану закупок и БДДС контролируется на этапе сбора заявок на получение товарно-материальных ценностей от различных подразделений и в процессе согласования договоров. Контроль своевременного исполнения плана конкурентных закупок осуществляется также автоматически.
В свою очередь, сбор данных по исполнению плана закупок происходит в Prestima, а план-фактный анализ реализован через отчет, доступный всем ответственным лицам в DIRECTUM в соответствии с назначенными правами.
На случай, если подразделениям потребуется заказать дополнительные материалы или услуги после утверждения плана закупок, в DIRECTUM предусмотрен удобный типовой маршрут, с помощью которого можно провести актуализацию плана. Для удобства бюджетного контроля предусмотрен отчет, который показывает, как актуализация плана закупок в DIRECTUM повлияет на суммы по статьям БДР и БДДС в Prestima.
По итогам проекта внедрения повысилось качество планирования закупок, увеличился контроль расходов и исполнения бюджета. За счет чего повысилась и точность планирования БДР и БДДС.
Валентина Березина, начальник финансово-экономической службы, поделилась впечатлением о результатах автоматизации: «Спрогнозировать потребность в материалах и услугах на год вперед достаточно сложно. После автоматизации в планировании бюджетов участвуют работники практически всех подразделений, это помогает учесть потребности и повысить ответственность за исполнение бюджета. Кроме того, теперь мы можем легко формировать детальные отчеты для согласования бюджета закупок с руководством и предоставлять точные планы в ОАО „Газпром“».
