Компания «Визард-С» построила систему электронного документооборота в российском издательско-полиграфическом комплексе «Парето-Принт». За основу взят программный продукт «1С:Документооборот 8». С его помощью организована обработка и согласование более 2000 документов ежемесячно. На данный момент более 100 сотрудников ИПК «Парето-Принт» используют «1С:Документооборот 8» в ежедневной работе.

На предприятии разработано и принято «Положение о делопроизводстве и документообороте». Вся работа с документами, как бумажными, так и электронными, теперь регламентирована и ведется в соответствии принятым «Положением». Это позволило исключить использование неутвержденных документов или их неактуальных форм и сократить связанные с этим финансовые, юридические и репутационные риски.

Организован электронный и бумажный архив документов. Оригиналы документов хранятся в архиве предприятия, сотрудники работают с электронными копиями документов, и имеют к ним мгновенный доступ в соответствии с установленными правами. Это позволило в разы ускорить выполнение сотрудниками любых задач, связанных с обработкой документов. При этом бумажные оригиналы документов не теряются и могут быть в кратчайшие сроки предоставлены по месту требования.

Взят под контроль возврат документов, переданных на подпись контрагентам. Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других задач текущей деятельности предприятия.

С помощью интеграции систем «1С:Документооборот 8» и «1С:УПП» производственный персонал теперь может по каждому заказу быстро уточнить условия, указанные в договоре и других сопровождающих заказ документах.

Введены в опытную эксплуатацию база знаний и внутрикорпоративный форум по сложным производственным вопросам для мастеров и коммерческой службы.

«Самое важное, что с внедрением системы „1С:Документооборот“ в организации появилась новая среда, в которой создание и передача документов происходит структурировано, по единым правилам. Пока, на первом этапе, это коснулось некоторых основных процессов, в том числе создания и хранения договоров, корреспонденции. А дальше происходит самостоятельное развитие системы без существенного участия внешних специалистов. Сотрудники находят для нового инструмента все новые применения. По их инициативе в эту среду втягиваются другие документарные цепочки. Мы считаем, что фактически произошел качественный скачок в развитии корпоративной культуры», — отметил Алексей Туз, директор по ИТ.

«Считаю, что внедрение системы „1С:Документооборот“ позволило минимизировать время оформления и подготовки документов, их согласование и утверждение. Также следует отметить, что внедрение данного программного продукта, позволяет повысить личную ответственность всех лиц, участвующих в подготовке документов, и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников», — прокомментировал Артур Власенко, директор по безопасности.