В ООО «Восточная Техника» завершился цикл работ по модернизации и расширению функциональности системы электронного документооборота на базе платформы Docsvision SharePoint Edition. Все работы провела ECMGroup.Pro — компания, специалисты которой разработали и реализовали текущее решение.

Компания «Восточная Техника», официальный дилер компаний Caterpillar, Sullair и Metso Minerals (производителей горной, карьерной, строительной техники и машин для дорожного строительства) на территории Западной и Восточной Сибири, Якутии и севера Дальнего Востока.

Повышение эффективности деятельности компании в области управления бизнес-процессами является одним из приоритетных направлений развития компании.

В 2012 году специалистами компании ECMGroup.Pro был реализован проект по автоматизации процессов управления договорами и финансовыми документами на базе платформы Docsvision SharePoint Edition. Данная система позволила повысить эффективность работы с договорами и финансовыми документами в компании и обеспечила их централизованное хранение. По окончании внедрения к системе было подключено более 50 сотрудников центрального офиса и сотрудники одного из удаленных подразделений.

В компании «Восточная Техника» высоко оценили результаты данного внедрения. Благодаря системе значительно сократились сроки и трудозатраты на создание, согласование и работу с договорами и финансовыми документами компании, повысилось качество контроля исполнения дисциплины, планирования и исполнения бюджета.

В «Восточной Технике» приняли решение продолжить совместную работу с ECMGroup.pro в рамках дальнейшего масштабирования системы и расширения ее функциональности.

В ходе сотрудничества компаний в 2013-2014 годах специалистами ECMGroup.pro в соответствии с потребностями компании был реализован ряд функциональных доработок: выполнена интеграция с Access и Axapta с целью автоматизации процессов работы с кадровыми документами, денежными требованиями, заявками на закупки, а также запросами на командировочные расходы. В результате упростилась и ускорилась работа сотрудников, задействованных в данных бизнес-процессах, повысилось качество ее исполнения.

Силами ECMGroup.pro создан механизм пакетной печати, который позволяет существенно сократить время на отбор документов для вывода на печать.

Дальнейшее расширение функционала СЭД является одним из приоритетных направлений развития компании. На сегодняшний день в системе работает уже более 250 сотрудников, к работе в системе подключено все 26 филиалов компании. В ближайших планах компании развертывание СЭД во всех подразделениях компании, где присутствуют процессы согласования, а также перевод функционального комплекса на новую версию платформы Docsvision 5.

Татьяна Чеснова, менеджер по IT компании «Восточная Техника»: «Наша компания работает с командой ECMGroup.Pro уже третий год, мы довольны достигнутыми результатами и планируем продолжить работы по развитию системы электронного документооборота. Мы считаем, что для эффективной работы компании СЭД должна быть задействована во всех областях деятельности, где присутствуют процессы согласования. Многие отделы, сотрудники которых участвуют в данных процессах, сами запрашивают их автоматизацию, так как видят, насколько СЭД упрощает работу с документами.

При масштабировании текущего решения увеличивается нагрузка на систему, поэтому помимо развития СЭД перед нашими командами стоит задача оптимизации всех процессов, данных, алгоритмов с целью обеспечения максимально эффективной работы системы».