Компания «Акелон» объявила о завершении проекта внедрения DIRECTUM в головном офисе банка «Открытие». Автоматизированы процессы делопроизводства, управления договорами и доверенностями, а также управления совещаниями и заседаниями.

К 2013 году в бэк-офисе банка использовались различные решения для управления документами и совещаниями, но по мере активного роста масштабов бизнеса они перестали удовлетворять текущим потребностям. Руководство банка, анализируя текущее положение дел работы с документами и стремясь повысить эффективность бизнеса, выступило инициатором внедрения современной системы электронного документооборота.

Выбор был сделан в пользу системы DIRECTUM, которая полностью соответствовала предъявленным требованиям. Проект стартовал в сентябре 2013 года. Поставщиком системы и услуг стал генеральный партнер DIRECTUM — компания «Акелон».

«Все процессы в банке строго регламентированы. Поэтому работу пользователей нужно было настроить таким образом, чтобы по каждому процессу были определены жесткие рамки и сотрудники никак не могли бы выйти за них. В этом и заключалась основная сложность — с одной стороны, у системы много возможностей и всеми необходимо пользоваться (нельзя скрыть все лишнее), а с другой — в зависимости от ролей пользователей они могут выполнять минимум действий (добавлены многочисленные проверки на корректность выполняемых действий и вводимых данных)», — делится руководитель проектов «Акелон» Дарья Куклева.

В результате внедрения были автоматизированы процессы по договорной деятельности, проведению совещаний и работе с доверенностями. Внедрение системы DIRECTUM позволило перевести в электронный вид и оптимизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, получить электронный архив, возможность структуризации и быстрого поиска документов, повысить прозрачность процессов и контроль исполнительской дисциплины.

С начала промышленной эксплуатации в системе зарегистрировано уже более 300 активных пользователей. По мере расширения охвата системы их количество будет увеличиваться.

Поддержка со стороны руководства банка способствовала успешному завершению работ. Повышен уровень взаимодействия между сотрудниками, обеспечен оперативный доступ к документам и высокая степень их защищенности.

В качестве дальнейшего развития системы DIRECTUM руководство банка «Открытие» планирует ее тиражирование в территориальных отделениях, а также в других структурных подразделениях банка.