На Магнитогорском металлургическом комбинате завершился пилотный проект по внедрению электронного документооборота (ЭДО). Полученный опыт планируется распространить на крупнейшие общества группы ОАО «ММК» и ключевых клиентов.

В Группу ОАО «ММК» входит более 80 обществ, которые обмениваются документами друг с другом и c контрагентами. При таких объемах документооборота актуальной стала задача сделать бизнес-процессы прозрачными, сократить расходы на печать, хранение и доставку документов, а также сберечь время сотрудников. Поэтому в конце 2013 года ММК было принято решение о переходе на внешний электронный документооборот. В качестве оператора ЭДО была выбрана компания «СКБ Контур» с системой «Контур.Диадок».

Процесс перехода ММК на ЭДО начался в конце 2013 года, когда металлургический комбинат запустил пилотный проект по обмену со своими подрядчиками электронными счетами-фактурами и первичными документами. Пилот проводился на платформе Docsvision с использованием системы «Диадок». В мае 2014 года ООО «ММК-Информсервис», общество группы ОАО «ММК», впервые подписало и отправило в электронном виде счета-фактуры и акты выполненных работ по сервисным договорам с ОАО «ММК».

«Крупные предприятия, такие как Магнитогорский металлургический комбинат, не могут отказаться от бумаги в одночасье. Нужно перестраивать бизнес-процессы, интегрировать систему ЭДО с программами, которые используются на предприятии. Переход на электронные документы может занять от полугода до нескольких лет», — рассказал руководитель проекта «Контур.Диадок» в Челябинской области Антон Гильфанов.

Сейчас пилотный проект завершен. К электронному документообороту подключаются общества группы ОАО «ММК». Ключевые клиенты комбината также готовы перейти на электронные документы. Самым весомым аргументом служат экономические соображения.

«По нашим оценкам, один бумажный документ стоит 80 рублей (печать, курьерские услуги, отправка заказных писем и пр.). Обработка электронного документа обходится всего в 10 рублей. При полном переходе на электронный документооборот компания сэкономит более 10 млн рублей в год», — рассказал Евгений Якименко, старший менеджер отдела корпоративных разработок компании ООО «ММК-Информсервис».

По отзывам сотрудников ММК, участвовавших в пилотном проекте, переход на ЭДО не только удешевляет, но и значительно упрощает работу. Электронные документы проще составлять. На работу с ними уходит гораздо меньше времени, чем на бумажные. Обмен электронными документами происходит мгновенно. ЭДО позволяет фиксировать все ключевые этапы прохождения документа. Процесс обмена документами становится прозрачным и управляемым. Сотрудникам не приходится тратить время на подшивку и архивное хранение документов, поиск и восстановление потерянных документов. Документы упорядочены и доступны в любой момент.

«Реализация пилотного проекта прошла успешно. Мы приглашаем своих поставщиков и покупателей начать обмен счетами-фактурами и первичными бухгалтерскими документами в электронном виде», — добавил Евгений Якименко.