Компания «Медиалюкс», партнер ЭОС в Уфе, завершила первый этап автоматизации документооборота в Муниципальном унитарном предприятии «Нефтекамскводоканал» (Республика Башкортостан). В качестве программного комплекса для управления документами была выбрана СЭД «ДЕЛО».
В рамках проекта заказчиком были поставлены ключевые задачи: автоматизация регистрации корреспонденции, приходящей как в бумажном виде, так и по электронной почте; перевод на новый уровень контроля исполнительской дисциплины (за счет регистрации в СЭД всех поручений высшего руководства и автоматизации контрольных процедур); формирование отчетных форм средствами СЭД для дальнейшего использования их руководством в качестве базы для принятия управленческих решений; снижение временных затрат на рутинные процедуры поиска документов и поручений; автоматизация формирования журналов регистрации корреспонденции и уход от бумажной регистрации.
Все эти задачи были успешно решены в рамках первого этапа проекта. Первоначально специалисты ООО «Медиалюкс» провели анализ структуры и объема документооборота предприятия. Также было проведено обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с контрагентами.
На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота. Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, затем были подключены клиентские рабочие станции.
Все работы по проекту были завершены в течение месяца. Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой. В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы под работу конкретных специалистов. В настоящее время работники МУП «Нефтекамскводоканал» в случае необходимости получают консультации по работе с СЭД «ДЕЛО» в удаленном режиме.
Таким образом, итогом первого этапа автоматизации стал переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. В дальнейшем планируется расширение использования системы на предприятии для полноценного электронного взаимодействия между подразделениями аппарата управления МУП. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.
