Минувший год не оживил отечественный рынок средств печати, динамика которого ещё в
В первом полугодии
Надо полагать, такое поведение рынка напрямую связано с неопределенностью дальнейшего развития экономической ситуации в стране и пессимистическими ожиданиями потребителей, которые неуклонно сокращают инвестиционную активность в сфере ИТ. Но эксперты не исключают и другие факторы негативного влияния. Так, по мнению Дмитрия Купцова, вице-президента OCS Distribution, отмеченное падение лишь на две трети обусловлено общим ухудшением экономической ситуации и еще на одну треть — появлением цифровых альтернатив печати, от госуслуг в цифровом формате до цифрового документооборота. А Олег Захарченко, руководитель группы «Печатающие устройства и расходные материалы» компании «Марвел-Дистрибуция», напоминает, что с 1 января нынешнего года вступил в действие закон
Впрочем, вопрос о влиянии на ситуацию сопутствующих факторов относится к числу спорных. «Да, в нашей отрасли действительно наблюдается общемировой тренд по уменьшению объемов печати, но лишь за счет развитых западных рынков, — считает Александр Надольский, руководитель подразделения по развитию сервиса Ricoh Rus. — Россия, к радости производителей печатной техники, пока относится к странам, где объемы печати продолжают расти. Несмотря на активное развитие СЭД и упрощение требований к отчетности, мы все еще остаемся „территорией бумаги“ из-за особенностей законодательства и культуры документооборота».
В любом случае говорить о закате корпоративного рынка средств печати в нашей стране более чем преждевременно. Спрос на принтеры и МФУ будет сохраняться до тех пор, пока весь документооборот целиком не станет безбумажным, а перспектива эта, невзирая на грёзы ревнителей зелёных насаждений, ещё очень и очень далека. Но стремление заказчиков в непростых финансово-экономических условиях минимизировать свои текущие расходы, в том числе затраты на печать, вполне понятно.
Вместе с тем решительный отказ от закупки печатного оборудования, ставшего в наши дни неотъемлемым элементом ИТ-инфраструктуры поддержки корпоративных бизнес-процессов, далеко не всегда оказывается наиболее эффективным способом сокращения расходов. Более того, в ряде случаев это может привести к снижению эффективности компании в целом и гораздо большим затратам, нежели при своевременном обновлении парка печатного оборудования и модернизации направления офисной печати в масштабах всего предприятия.
Спрос и затраты
Сама по себе статистика как обобщение ситуации, наблюдаемой во всех рыночных сегментах в целом, отнюдь не всегда объективно описывает глубинные тенденции в каждом из этих сегментов по отдельности. Сергей Кантаржи, директор департамента корпоративных продаж компании «Canon Россия», напоминает, что снижение продаж оборудования в штучном выражении не является прямым индикатором сокращения объемов печати. Он наблюдает тенденцию перехода к приобретению устройств средней и высокой производительности, а также рост заинтересованности в системах управления печатью как у крупных организаций, так и у компаний среднего размера. Илья Хохлов, продакт-менеджер по струйной технике московского представительства компании Epson, в свою очередь отмечает, что в сегменте настольных персональных принтеров, рассчитанных на небольшие объемы печати, особого снижения спроса не наблюдается.
Михаил Сорокин, менеджер по развитию категории корпоративных продуктов «Системы печати» департамента персональных систем и устройств печати HP в России, уверен, что рынок печатных устройств и собственно сами объемы печати очень быстро реагируют на изменение экономической ситуации: «Собственно, именно такое отыгрывание экономической ситуации мы в очередной раз и наблюдаем. Никаких дополнительных факторов, которые могут оказывать негативное влияние на рынок печати, мы в настоящее время не усматриваем».
Вместе с тем Татьяна Орлова, директор по маркетингу компании TEGRUS, считает, что определенную роль в сокращении рынка печатных устройств сыграло то, что сейчас появилась возможность представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность контролирующим органам в электронном виде. Впрочем, руководитель отдела корпоративных продаж Konica Minolta Станислав Парфёнов убеждён, что даже при внедрении электронного документооборота количество первичной документации уменьшается далеко не всегда. Компании не могут в одночасье избавиться, например, от клиентской, товаросопроводительной документации.
Роман Лобанов, руководитель отдела телекоммуникационных продуктов департамента системных товаров Panasonic, и вовсе считает, что для компаний — производителей печатного оборудования нынешняя ситуация является дополнительным стимулом к тому, чтобы предлагать более совершенные продукты, способные гораздо эффективнее удовлетворять потребности в корпоративном сегменте. Позитивно настроен и начальник отдела развития Pantum RUISC Александр Кукин: «Недорогая техника с невысокой стоимостью владения традиционно пользуется повышенным спросом в периоды сложных экономических условий».
Олег Захарченко напоминает, что та экономическая ситуация, которая сложилась после кризиса 2008 г. и которая характерна для сегодняшнего стагнирующего рынка, заставляет заказчиков сокращать ИТ-бюджеты. Часть клиентов пытается урезать затраты на закупку оборудования, т. е. для них становятся приемлемыми самые дешевые устройства. В числе применяемых отечественными заказчиками способов снижения затрат на печать многие эксперты выделяют перевод её на аутсорсинг и контракты MPS (управляемые услуги в области печати). К сожалению, подчёркивает Александр Кукин, компании, которые имели низкую эффективность управления затратами на печатную технику, экономят на ней тоже не очень умело. Нередки случаи, когда стоимость отпечатанной страницы в крупной корпорации в десятки раз превышает стоимость той же страницы в небольшом офисе. Компании экономят на покупке новых аппаратов, продолжая при этом закупать расходные материалы к старым и выделяя на это огромные бюджеты.
Наиболее популярными моделями аутсорсинга печати Сергей Кантаржи считает выбор подрядчика по обслуживанию парка печатной техники на основе так называемого покопийного контракта (оборудование остаётся в собственности организации-заказчика, а подрядчика выбирают для обслуживания парка техники, в большинстве случаев мультивендорного) и заключение контракта, включающего как технику, так и покопийное сервисное обслуживание (при этом уже существующий парк оборудования обеспечивается сервисным обслуживанием, а новое предоставляется в виде аренды/лизинга с покопийным обслуживанием). Михаил Сорокин особо подчёркивает такие позитивные аспекты аутсорсинга печати и MPS, как полная прозрачность затрат, а также возможности мониторинга и управления печатью каждого отдельного сотрудника организации.
Впрочем, и не привлекая аутсорсинг, всегда есть возможность повысить эффективность затрат на офисную печать. По словам Ильи Хохлова, если раньше во главу угла ставили стоимость устройства как такового, то теперь на первый план выходит стоимость расходных материалов к ним и, как следствие, стоимость владения устройством. Правда, как отмечает Станислав Парфёнов, если оборудование закупалось различными подразделениями/пользователями без стандартизации, то оценить совокупную стоимость сервиса печати очень непросто, поскольку в этом случае увеличивается не только число представленных в парке брендов, но и доля монофункциональных локальных устройств, печать на которых оказывается гораздо дороже, чем на МФУ. Дополнительные трудности для точной оценки возникают из-за отсутствия контроля за расходом картриджей, неучтенных простоев техники и неконтролируемых затрат рабочего времени ИТ-специалистов и пользователей.
Дмитрий Купцов в свою очередь подчёркивает, что подходы заказчиков к управлению затратами на печать сильно различаются. На их выбор влияют размер организации (и объемы печати), уровень общего менеджмента и системы управления, реальные цели кампании по оптимизации затрат на печать, принятые на предприятии сроки тактического и стратегического планирования: «На этом фоне производители усилили фокус на программно-аппаратные решения для организации доступа к печати и персонального её учёта. Эти решения также упрощают использование печатающей техники большими группами, что позволяет вместо нескольких устройств установить один более производительный и экономичный в обслуживании аппарат». Причём и экономить заказчики стали по-разному. Компании крупного размера или такие, где остановка печати сулит большие потери, предпочитают экономить на цвете. Небольшие фирмы в последнее время экономят на расходных материалах, прибегая на свой страх и риск к перезаправке и закупке неоригинальных совместимых картриджей.
Организации все чаще стремятся универсализировать парк техники, чтобы меньше тратить на обслуживание и закупку расходных материалов и запчастей, переходят к централизованным закупкам, чтобы сэкономить за счет большего объема приобретаемых устройств, — об этом говорит Александр Надольский. Еще один тренд, который набирает популярность, — не закупать оборудование, а брать его в лизинг или аренду, что позволяет существенно снизить капитальные расходы и гибко менять структуру предоставляемого сервиса.
Как подчёркивает Татьяна Орлова, говорить о реальной экономии стало можно с внедрением программных средств управления заданиями и затратами на печать. Они позволяют точно определять расходы на печать за различные периоды времени, анализировать структуру печати, а главное — разработать и внедрить стратегию оптимизации расходов на печать. Такой комплексный подход позволяет добиться 10—15%-ного сокращения расходов на печать для организаций сектора СМБ и до 30% — для крупных компаний, эксплуатирующих множество рабочих станций и принтеров.
Своевременность перемен
Не секрет, что на множестве отечественных предприятий отсутствует (или по крайней мере отсутствовала в течение длительного времени) внятная стратегия формирования парка печатного оборудования. Не удивительно поэтому, что мультивендорный «зоопарк» печатающей техники со временем порождает немало проблем и провоцирует такие затраты, которых при более дальновидном подходе не трудно было избежать. По мнению Дмитрия Купцова, проблема усугубляется тем, что вопросы обеспечения работоспособности печатного оборудования обычно отданы на откуп ИТ-департаментам, которым не свойственно заниматься анализом экономии и снижением затрат: «Печать — „ничейное дитя“ с точки зрения учета и оптимизации экономики. Персонал, транспорт, аренда, финансы и прочее — обычные и „понятные“ статьи, а затраты на печать занимают не такую большую долю, и до них у экономистов руки не доходят».
Подобного рода «зоопарк» частенько включает множество устройств настольного типа, ориентированных на малые рабочие группы. «Такие аппараты всегда имеют большую стоимость владения в сравнении с устройствами более высокого класса», — предупреждает Сергей Кантаржи. Кроме того, заказчики нередко принимают в расчёт лишь начальную цену самого устройства, а не общую стоимость последующей эксплуатации на всём её протяжении.
Предприятия грешат чрезмерной близорукостью, фокусируясь на решении тактических задач (например, обеспечить печать для конкретного пользователя или группы сейчас) и пренебрегая долгосрочной стратегией снижения затрат. Наконец, в общей слабости стратегического планирования играет свою роль отсутствие заинтересованности на заключение долгосрочных контрактов — на три года и более. А ведь именно такой срок позволяет выявить экономическую эффективность проекта, продемонстрировать преимущества решения печати с низким ТСО по сравнению с тем, которое в прейскуранте компании-поставщика обладает более привлекательной ценой. Более того, по словам Станислава Парфёнова, свою негативную роль тут играют такие факторы, как завышенное относительно реальных нужд количество печатной техники; отсутствие распределения нагрузки между персональными устройствами, где стоимость печати высока, и производительными аппаратами; неконтролируемая цветная и односторонняя печать, в том числе и в личных целях сотрудников.
Не следует забывать и о качестве расходных материалов — об этом напоминает Илья Хохлов: «Самая частая проблема — выход печатающего аппарата из строя вследствие использования совместимых расходных материалов. В результате зачастую приходится приобретать новый».
Михаил Сорокин упоминает и такой фактор роста затрат на печать, как использование устаревшего либо не подходящего по нагрузке оборудования, а Олег Захарченко указывает на отсутствие организации процесса управления печатью в принципе, что выражается в избыточности печатной инфраструктуры, слабом контроле за распределением нагрузки между печатающими мощностями, отсутствии должной производственной культуры в отношении печати и т. д. По словам Александра Надольского, небольшие компании чаще всего просто экономят на оборудовании, что приводит к покупке техники, заведомо не подходящей для целей организации. Сэкономить нередко пытаются и на сервисном обслуживании, и на расходных материалах, что иногда приводит к поломкам и простоям даже нового оборудования.
Тем не менее в нынешних экономических условиях деваться некуда — замена копившегося годами парка принтеров и МФУ на продуманное моновендорное решение далеко не всякой организации по карману. Как отмечает Станислав Парфёнов, вывести старое оборудование из эксплуатации зачастую сложно по бухгалтерским стандартам, согласно которым срок списания техники — пять лет. К тому же, по словам Олега Захарченко, «старение» печатного парка выражено в меньшей степени в сравнении с другим ИТ-оборудованием, — но это всегда влечет за собой растущие расходы на обслуживание.
«Чаще всего именно принтер является долгожителем в офисе, он может пережить смену пары поколений ноутбуков и десятка поколений смартфонов с планшетами и продолжать печатать с тем же качеством и с той же скоростью, что и в день его покупки, при этом стоимость расходных материалов к нему будет увеличиваться с каждым годом, — предупреждает Александр Кукин. — Обычно чем меньше компания, тем больше здравого смысла проявляют сотрудники». Дмитрий Купцов особо отмечает, что конфигурация парка установленного оборудования должна соответствовать потребностям организации и изменяться вместе с ними.
Впрочем, по мнению Татьяны Орловой, однозначно судить о необходимости замены печатающего оборудования по одному только году его выпуска было бы опрометчиво: «Многое зависит от специфики использования устройств, а также от того, насколько они способны выполнять свои функции с требуемым качеством. С одной стороны, если принтер работает и хорошо выполняет свои функции, зачем его менять? С другой, если, например, он используется в студии фотопечати и является основным инструментом производства, его физическое старение может негативно сказаться на качестве печати и повлиять на лояльность клиентов».
В заметно более выгодном положении оказываются те предприятия (или новые филиалы), которым сегодня приходится выстраивать свой парк печатающей техники с нуля. Современные принтеры и МФУ обладают, как правило, более широкой функциональностью, чем модели трёх- и тем более пятилетней давности, а также выгодны по общей стоимости владения, поскольку расходные материалы и запасные частик ним обыкновенно обходятся дешевле, чем для устройств прежних лет выпуска. Так, значительную экономию, по мнению наших экспертов, дают применение дуплексной печати, предлагаемые вендорами картриджи с повышенным ресурсом печати, а также картриджи многократного использования.
Всепобеждающая эффективность
Безусловно, подход к обеспечению эффективности корпоративной печати должен быть комплексным, рассчитанным не на краткосрочный экономический эффект, а на неуклонное улучшение результата в течение ближайших трёх-пяти лет. Если руководство предприятия этой необходимости не сознаёт, добиться значимого сокращения расходов на печать не удастся.
«Для начала очень важно понимать состав текущих затрат», — убеждён Сергей Кантаржи. В то же время, как отмечает Александр Кукин, заказчик должен понимать, что он хочет получить в финале процесса. Снизить стоимость владения на 30%? Увеличить скорость печати ежедневного объёма документации? Обновить парк и решить проблемы со старой техникой?
Нужно подобрать наиболее оптимальный вариант исходя из конкретных задач печати, понять количество пользователей на одно устройство, возможность его размещения и обслуживания, ежемесячную нагрузку, указывает Илья Хохлов. «Скажем, для двадцати пользователей иногда вместо одного громоздкого дорогого устройства легче закупить несколько настольных принтеров, потратив при этом такое же количество денег, но получив выгоду в виде более быстрой печати благодаря отсутствию очередей в заданиях ».
Дмитрий Купцов предлагает сперва чётко определить потребности в печатных работах, включая их объем и типы, локализацию в пространстве (при наличии больших офисных площадей) и времени (имеется в виду вероятность пиковых нагрузок в периоды бухгалтерской отчётности и т. п.) с учетом перспективы на год-два вперед. После этого необходимо подобрать комплект оборудования по классам, без привязки к конкретным моделям, потом — выбрать конкретные модели и поставщиков в зависимости от стоимости оборудования и стоимости владения, обеспеченности сервисом, доступных финансовых инструментов (кредит, лизинг и т. д.), сроков и условий поставок. Наконец, стоит сравнить полученные результаты с вариантом постраничных контрактов и понять, не проще ли отдать печать на аутсорсинг.
В любом случае самый верный путь к оптимизации системы корпоративной печати — обратиться к профессионалам хотя бы за консультацией, а впоследствии, возможно, и за аутсорсинговым контрактом. Михаил Сорокин отмечает: «Начав работать в рамках аутсорсингового MPS-контракта, наши заказчики всегда добивались прозрачности и экономии на затратах в области печати, с одной стороны, и улучшений в производительности всего рабочего коллектива — с другой. Поэтому мы можем уверенно рекомендовать именно MPS-подход, если требуется быстро повысить эффективность затрат для всей инфраструктуры документооборота».
Не следует, разумеется, ожидать, что поставщик услуг печати возьмёт на себя роль волшебника в голубом вертолёте, моментально угадав и удовлетворив все потаённые желания заказчика. Станислав Парфёнов призывает помнить о том, что основные риски при реализации проектов по оптимизации печатной инфраструктуры таятся как раз в различии ожиданий заказчика и поставщика. Результатом их совместной работы должна стать инфраструктура печати, прозрачная по бюджету: в любой момент времени система позволяет оценить актуальные затраты и сделать их прогноз на будущее с точностью до отдельного пользователя, департамента, проекта или центра затрат. Услуга должна иметь определенный уровень сервиса: единая точка входа по вопросам печати, измеримый уровень сервиса, выраженный в скорости реагирования, приезда инженера и разрешения инцидента в виде восстановления сервиса печати путем ремонта основного аппарата или установки подменного.
Как отмечает Александр Надольский, в рамках комплекса услуг по управлению документооборотом разрабатываются стратегии оптимизации парка техники, внедрения эффективных программных решений, сервисного обслуживания, различные механизмы снижения затрат, в том числе за счет аренды, лизинга или схемы организации печати на базе клик-контрактов либо передачи документооборота полностью на аутсорсинг. Все стратегии индивидуальны и учитывают потребности каждого заказчика. В результате клиенты могут сэкономить
Как полагает Татьяна Орлова, немаловажным фактором снижения затрат на печать является способствующая этому организационная культура. Ведь едва ли не главную статью этих расходов составляет покупка или заправка картриджей. А печать с максимальным качеством и разрешением нужна далеко не всегда и не для всех документов. Приучив сотрудников каждый раз выбирать требуемое им качество печати, можно существенно продлить ресурс картриджа. Это и станет самым первым практическим шагом на пути к заветной цели — оптимизации всей офисной системы печати.
Практические советы
Эффективна или нет корпоративная система печати в пределах данного конкретного предприятия? Наши эксперты предлагают ряд критериев, по которым её можно с достаточной степенью достоверности оценить.
1. Достаточно ли мала себестоимость отпечатка, усреднённого по всем печатающим устройствам и сотрудникам организации? Для сравнения имеет смысл рассмотреть предложения любого представленного на отечественном рынке аутсорсера печати (стоимость одной страницы при покопийном контракте).
2. Снижаются ли расходы на печать (в удельном исчислении, на одного сотрудника в год) с течением времени?
3. Снижаются ли удельные (в пересчёте на одного сотрудника) энергозатраты на питание печатающей техники в организации?
4. Простаивают ли наиболее крупные принтеры и МФУ на предприятии, обеспечивающие потребности в печати наибольшего числа сотрудников, более одного часа рабочего времени в месяц?
5. Имеются ли на предприятии такие сетевые принтеры или МФУ, где очередь на печать постоянно полна в течение рабочего дня, приводя к потерям времени привязанных к ним сотрудников?
6. Удаётся ли хотя бы в первом приближении верно оценивать затраты на печать на будущие периоды в среднесрочной перспективе (на ближайшие месяцы и один-два года)?
7. Действует ли на предприятии автоматизированная система сбора детальной статистики по всем подразделениям, филиалам и даже отдельным пользователям, результаты которой в любой момент доступны руководству и находят затем применение при подведении итогов прошедшего периода и в ходе планирования следующего?
8. Привела ли оптимизация системы печати, была проведенная в тестовом режиме в одном из подразделений компании, не только к снижению стоимости единичного отпечатка, но и к росту производительности труда занятых там сотрудников?
Если хотя бы на один из этих вопросов даётся отрицательный ответ, то эффективность системы печати на предприятии определённо далека от совершенства. Проведение оптимизации этой системы (вполне вероятно, с привлечением сторонних специалистов-консультантов) в таком случае сможет выявить недостатки действующей организации печати и наметить пути её совершенствования. А заодно и понять, насколько ощутимым окажется экономический эффект такой оптимизации.
Полезно будет рассмотреть несколько вариантов, включая переход к моновендорному решению и различные типы аутсорсинга. Даже с учётом затрат на сам аудит системы печати и на её оптимизацию такие инвестиции способны окупить себя уже в среднесрочной перспективе. Вряд ли стоит в ближайшее время ожидать кардинального улучшения макроэкономического климата, и в связи этим любая осмысленная экономия — а тем более экономия на столь ключевом элементе бизнес-структуры предприятия — не заслуживает того, чтобы ею пренебрегать.
