В преддверии намеченного на 10 сентября форума RECS’2014 редакция PC Week/RE обратилась к ключевым спикерам конференции с предложением поделиться своим видением современного состояния дел в области применения средств управления корпоративным контентом (ECM) и систем электронного документооборота (СЭД), выделить основные тренды и проблемы в области СЭД/ЕСМ и рассказать о том, какую тему докладчик собирается осветить в своем выступлении на RECS’2014. Вот что нам сообщил Анатолий Ушаков, руководитель управления развития и поддержки корпоративных информационных систем ДИТ ЗАО «Трансмашхолдинг»:

— Считаю необходимым разделить понятия СЭД и ЕСМ. Ставить их в один ряд и на один уровень некорректно, так как СЭД — это в основном система электронного документооборота, которая выполнят организационно-административные функции, функции хранения и разграничения доступа, управление передачей документов и бизнес-процессами. Понятие ECM шире. Помимо в ECM-системе реализуются функции управления контентом, т. е. по сути корпоративными знаниями хранящимися в различных неформализованных источниках, в том числе и СЭД.

Что касается реальных внедрений, то складывается впечатление, что говоря про автоматизацию документооборота или ECM-системы, зачастую имеют ввиду функциональный набор СЭД, т. е. только административный документооборот. Более того, при обсуждении документооборота подразумевается именно функциональность СЭД, а именно организационно-распорядительный документооборот. Такая ситуация вызвана высокой сложностью построения системы управления знаниями на фоне неочевидных плюсов для большинства корпоративных заказчиков. Для того, чтобы функциональность ECM-системы в части управления корпоративными данными дала эффект, систему надо не только подключить ко всем информационным источникам корпорации, но и специальным образом структурировать и организовать эти источники, например, снабдив специальными тегами, метками, классификаторами. В противном случае поисковая выборка будет в большинстве случаев бессмысленна. Либо будет найдено огромное количество не относящихся к делу документов, либо нужные не будут найдены вовсе. Введение дополнительных классификаторов, меток, тегов — это трудозатраты пользователей, при этом весьма существенные. Насколько все эти трудозатраты окупятся, очень большой вопрос. В результате, большинство внедренных ЕCM-систем, несмотря на наличие в них функций управления корпоративным контентом (знаниями), внедрены в объеме организационно-распорядительного документооборота. Фактически происходит деградация ECM-системы до уровня СЭД.

В свою очередь, проблемой существующих СЭД является их низкая интегрированность с ERP-решениями. В идеальной ситуации СЭД должна быть для корпоративного пользователя единым окном ко всему, начиная от обработки входящих документов и поручений руководителя и заканчивая ежедневными отчетами. Собственно, в идеальной системе любая производственная деятельность пользователя должна начинаться и заканчиваться в СЭД, для чего СЭД должна быть тесно интегрирована со всеми информационными системами предприятия и как минимум поддерживать бесшовные сквозные процессы СЭД—ERP. К сожалению, в большинстве случаев такая интеграция активно заявляется на стадии продажи проекта, но не реализуется в ходе внедрения. В результате выполнение процессов и функций, как собственно и сами документы, дублируются в СЭД и различных системах.

С учетом вышесказанного в докладе хотелось бы подробнее остановиться именно на интеграционной составляющей СЭД, для чего рассмотреть концепцию построения в ЗАО «Трансмашхолдинг» единой, глубоко интегрированной информационной среды СЭД—ERP с элементами управления контентом (знаниями) на базе прикладных решений «1С».

Зарегистрироваться для участия в RECS’2014 можно на сайте конференции.