На сегодняшний день на российском рынке СЭД сложилась ситуация, когда большинство крупных и средних компаний уже используют ту или иную систему или пробовали таковую внедрять. Естественно, им хорошо известны преимущества, которые достигаются за счет работы в корпоративной СЭД, поэтому они ставят перед собой задачи дальнейшего развития своих систем и достижения максимальной эффективности от их использования. Представлю свое видение важных направлений оптимизации работы в СЭД.

Самое большое препятствие на пути достижения максимально эффективной работы СЭД проявляется уже на этапе первоначального внедрения. Речь идет о собственно управленческой модели российских предприятий и о том, как эта модель проецируется на систему электронного документооборота. Сложность заключается в том, что большинство, например, входящих документов на наших предприятиях проходят через руководителя высшего звена, после чего спускаются по вертикали вниз до конечного исполнителя с последующим возвратом по этой же вертикали вверх для контроля исполнения со стороны руководства.

Воспроизведение этой модели работы с помощью СЭД имеет очевидные недостатки: высокая загруженность руководителя «текучкой», потребность в большом количестве человеческих ресурсов, участвующих в процессе, затягивание согласования и многое другое. Естественно, изменить годами сложившуюся управленческую модель весьма сложно, это вызывает отторжение у пользователей, которые обычно аргументируют невозможность изменений «потерей контроля над ситуацией с документами» и «отсутствием исполнительской дисциплины». Тем не менее, на мой взгляд, именно глобальные изменения подобных моделей управления и готовность сотрудников принимать эти изменения — один из важнейших шагов к повышению эффективности работы СЭД. По моим наблюдениям, эту готовность все чаще демонстрируют коммерческие организации, зачастую перенимающие опыт западных коллег и партнеров. Госсектор в этом отношении более консервативен, и подобные изменения могут произойти там еще очень не скоро.

Однако, если глобальные изменения процессов невозможны, всегда остаются средства, позволяющие повысить эффективность сложившейся практики работы с документами без кардинальной перестройки модели управления. И именно эти способы и их экономический эффект вызывают заинтересованность большинства заказчиков.

Как уже говорилось выше, у крупных заказчиков есть понимание того, что внедрение системы электронного документооборота позволяет достигнуть как организационных, так и экономических эффектов. Среди них:

  • сокращение материальных затрат на печать документов и их копий;
  • сокращение трудоемкости
    • поиска информации в СЭД;
    • процедур контроля исполнения поручений;
    • процессов регистрации и передачи документов контрагенту и т. д.;
  • повышение исполнительской дисциплины;
  • обеспечение конфиденциальности документооборота, в том числе приказов;
  • обеспечение постоянного контроля процессов и документов;
  • формирование новой культуры работы с документами, снижение вероятности возникновения репутационных рисков;
  • создание предпосылок для перехода к безбумажному документообороту и электронному архиву всех документов;
  • снижение рисков и убытков за счёт брака в процессе работы с организационно-распорядительными документами и их сопровождения;
  • обеспечение безопасности благодаря исключению несанкционированного доступа к документам, а также предотвращению их потери;
  • повышение конкурентных преимуществ, так как вложение средств в высокотехнологичные инновационные проекты — это инвестиции в будущее компании;
  • укрепление авторитета руководства и полное подтверждение статуса передовой организации.

При этом немаловажным фактором является окупаемость как системы в целом, так и узкого бизнес-решения. То есть для скорейшей окупаемости, а следовательно, и максимальной эффективности с экономической точки зрения затраты на сами проекты внедрения и развития должны минимизироваться.

Минимизировать затраты на внедрение и сопровождение системы, помогает так называемая «система без обучения». То есть система содержит максимально возможный набор подсказок и справок, при первом запуске новых объектов системы пользователь имеет возможность просматривать заранее подготовленные обучающие видеоролики. Наличие максимально полной справочной и обучающей информации в базовом функционале системы позволит существенно сократить время проектной команды на обучение пользователей азам работы с СЭД. Более того, сократить трудоемкость на обучение пользователей поможет такое решение, как «Игрофикация», которое посредством выполнения квестов (по аналогии с компьютерными играми) позволяет осваивать базовые навыки владения системой и повышает интерес пользователей к продукту. В среднем обучение пользователей может составлять до 20% затрат на внедрение или развитие системы Соответственно при участии в автоматизируемых процессах большого числа пользователей и использовании вспомогательных средств обучения инвестиции заказчика в проект будут заметно сокращены.

При развитии системы важно не только охватить все процессы целиком, как это делается при первоначальном внедрении, но и сфокусироваться на более узких бизнес-задачах, этапах больших процессов с целью детального анализа этих бизнес-задач на предмет оптимизации и повышения эффективности. Возможно, это будут задачи, которые не были охвачены при первоначальном внедрении из-за ограниченного бюджета проекта. Тем не менее реализация таких узких задач позволит повысить эффективность процессов в целом.

Еще один фактор, который оказывает влияние на эффективность используемой системы, — максимальное вовлечение руководителей высшего звена в работу с документами в электронном виде. Часто руководители не могут проводить достаточно времени за стационарными компьютерами, поэтому использование мобильных решений поможет сократить сроки рассмотрения документов вне зависимости от местонахождения руководителя. При этом сокращается не только общее время обработки документа внутри предприятия, но и повышается значимость самой системы электронного документооборота на предприятии. Если руководитель работает в системе, то и подчиненные не могут отказаться от работы в ней, а значит, продуктивность взаимодействия сотрудников всех уровней также растет.

Важным моментом является и грамотная организация высвобождающихся после автоматизации человеческих ресурсов. Без перераспределения ресурсов после их высвобождения экономический эффект просто не будет достигнут.

Зачастую при внедрении СЭД основной упор делается на автоматизацию процессов согласования и контроля исполнения документов. При этом не всегда уделяется внимание процессам создания (занесения) новых документов и передачи документов контрагентам. Таким образом, повысить эффективность работы СЭД можно за счет организации, например, потокового сканирования и распознавания скан-образов поступающих бумажных документов. Подобные сценарии позволят значительно сократить время на массовую обработку документов. При этом речь может идти как о переводе в электронный вид бумажного архива предприятия с целью повышения доступности документов для пользователей, так и о занесении документов, которые поступают на предприятие ежедневно.

Кроме процессов, связанных с созданием, согласованием и утверждением документов, все большую актуальность приобретает использование сервисов обмена юридически значимыми документами. Использование их для передачи подписанных ЭП электронных документов позволит не только сократить прямые издержки на печать и отправку этих документов, но и повысит оперативность обмена информацией между контрагентами. Рассмотрим пример работы с исходящими официальными письмами (см. схему). Если предприятие не обменивается со своими контрагентами электронными документами через сервисы юридически значимого документооборота, то после прохождения документом этапа согласования необходимо будет распечатать и подписать официальное исходящее письмо у ответственного руководителя, занести скан-образ в систему, зарегистрировать и отправить документ почтой.

При использовании сервисов обмена достаточно подписать документ в системе квалифицированной электронной подписью, зарегистрировать и передать его в сервисы обмена с помощью средств интеграции. При этом документ не распечатывается, сокращаются как прямые затраты на печать бумажной версии документа, так и затраты времени сотрудника, ответственного за печать документа.

Тема повышения эффективности СЭД наиболее актуальна во время нестабильной экономической ситуации, когда доходность бизнеса сокращается и важно добиться максимально эффективного использования ресурсов и максимально эффективного управления контентом предприятия. Поэтому повышение эффективности уже существующих корпоративных СЭД — одно из перспективных направлений деятельности ИТ-компаний, внедряющих СЭД.

Артём Пермяков — руководитель проекта внедрения компании DIRECTUM.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM