Необходимость выставлять и получать первичные документы существует у любой организации. Но при большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Для их минимизации руководство ООО «В КОНТАКТЕ» в конце 2013 года приняло решение о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО). Недавно проект перешел в стадию промышленной эксплуатации.
На момент принятия решения о переходе на ЭДО документооборот социальной сети «В КОНТАКТЕ» составлял примерно 3000 исходящих документов в месяц, или 36 000 в год. Число контрагентов из самых разных уголков России приблизилось к 1000. Отправку одного пакета документов обходилась примерно в 300 рублей, а по времени пересылка Почтой России занимала в среднем 1,5 месяца.
По предварительной оценке, внедрение ЭДО с контрагентами должно было сэкономить около 70% расходов на документооборот и окупить проект за полгода. Кроме того, в числе ожидаемых результатов было повышение прозрачности бизнес-процессов, эффективности взаимодействия с контрагентами и уровня их лояльности.
Компания «СКБ Контур» стала вторым оператором, с которым «В КОНТАКТЕ» запустила проект по переходу на ЭДО. С системой «Контур.Диадок» компания была уже знакома, так как с ее помощью социальная сеть получала электронные документы от одного из контрагентов.
«Совместными усилиями специалистов ООО „В КОНТАКТЕ“ и команды „Контур.Диадок“ переход на ЭДО был проведен в сжатые сроки. На то, чтобы наладить отправку исходящих документов, потребовалась неделя», — отметил Эдуард Шифман, руководитель направления «Электронный документооборот и взаимодействие между предприятиями».
Поскольку «Диадок» интегрируется с любой бухгалтерской или учетной системой (1С, SAP, Oracle и другими), сотрудники «В КОНТАКТЕ» смогли работать с электронными документами непосредственно из своей учетной программы. Адаптация к специфике учетной программы «В КОНТАКТЕ» прошла успешно и быстро за счет того, что у «Контур.Диадока» есть разработанное решение для интеграции с системой 1С. Интеграционный модуль был доработан и настроен в соответствии с потребностями компании. После первых опытов работы в ЭДО она полностью перешла на обмен электронными документами со всеми своими контрагентами.
Большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе «В КОНТАКТЕ» хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой. Такая ситуация возникла из-за формы регистрации на сайте, в которой контрагенты компании набирали юридический адрес вручную. Постоянно править адреса вручную было невозможно, для автоматической отправки нужен структурированный вид.
Для решения этой задачи программисты «СКБ Контур» в течение недели разработали типовой интеграционный модуль, в котором была реализована возможность проверки правильности заполнения юридического адреса контрагента и при необходимости обновления его данными из «Контур.Диадока» (при условии, что у контрагента эти данные заполнены).
Решение было успешно внедрено, и за три месяца с момента перехода на ЭДО сотрудники «В КОНТАКТЕ» отправили через «Контур.Диадок» более 3000 электронных документов. Очевидным преимуществом при внедрении ЭДО стало существенное ускорение движения документов, особенно, в случае с географически удаленными контрагентами, снижение почтовых расходов, повышение производительности работы бухгалтерии.
Компания заняла активную позицию по отношению к своим партнерам и клиентам в вопросе перехода на ЭДО через «Контур.Диадок». За первые три месяца было подключено более 500 контрагентов. Ключевыми факторами в этом процессе стало ускорение получения документов до пары минут, которые являются юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге, а также могут быть представлены в налоговую инспекцию, суды и другие инстанции.
