К числу органов местного самоуправления Республики Башкортостан, выбравших для ведения внутреннего документооборота СЭД «ДЕЛО», присоединилась Администрация городского округа город Сибай. В данной организации с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы регистрации, формализованы процедуры контроля и подготовки аналитической информации по исполнению документов. Проект реализован компанией «Медиалюкс», партнером ЭОС в этом регионе.
В состав ГО Сибай входят собственно город Сибай — промышленный, образовательный и культурный центр, значимый транспортный узел юго-востока Республики, а также село Туяля́с. Сибай неофициально носит статус столицы Башкирского Зауралья. Главной «рукотворной» достопримечательностью Сибая можно назвать Сибайский медный карьер, занимающий второе место в мире по глубине (500 м) при диаметре около 2 км. Администрация ГО Сибай Республики Башкортостан осуществляет на территории округа полномочия по решению вопросов местного значения поселения и отдельные государственные полномочия, передаваемые органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Башкортостан.
Выбор системы электронного документооборота Администрация Сибая сделала, основываясь на опыте коллег. Органы местного самоуправления Башкортостана начали внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в
До начала проекта процедуры обработки документов не были автоматизированы. Основной целью проекта заказчик определил постепенный перевод работы с документами с традиционных «бумажных» технологий в электронный вид.
В августе 2014 года реализован первый этап автоматизации — переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. Предварительно специалисты компании «Медиалюкс» осуществили комплекс подготовительных работ: проанализировали структуру и объем документооборота Администрации; составили схему движения документов внутри организации; провели анализ каналов и способов взаимодействия с внешними корреспондентами.
На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения по структуру организации и особенности документооборота. Система была установлена на сервер и клиентские рабочие станции.
Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой «ДЕЛО». В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы под работу конкретных специалистов. Для перевода документов в электронный вид была приобретена и внедрена опция «Сканирование».
По итогам завершения данного этапа проекта были достигнуты требуемые результаты: корреспонденция, поступающая как в бумажном, так и в электронном виде, в настоящее время регистрируется средствами СЭД «ДЕЛО»; автоматизировано формирование регистрационных журналов — на смену бумажным формам пришли электронные; все поручения высшего руководства Администрации в настоящее время подлежат регистрации в системе документооборота, что позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину; отчетные формы по документообороту, которые требуются для поддержки управленческих решений руководства, формируются средствами модуля «Отчетные формы» СЭД «ДЕЛО»; существенно снизились временные затраты на рутинные процедуры поиска документов и поручений.
В дальнейшем планируется расширение использования системы за пределы участка службы документооборота и подключение к ней специалистов подразделений для электронного взаимодействия. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.
