Обычно расходы на ИТ относятся к труднообъяснимым затратам, которые у новых или растущих компаний неизменно увеличиваются. После аренды офиса, найма сотрудников, покупки компьютеров и разработки продукта встает вопрос о приобретении серверов, что становится тяжелым ударом для малого бизнеса. А это только вершина айсберга затрат на ИТ. Добавьте к этому зарплату штатных или работающих по контракту ИТ-специалистов, расходы на обновление и обслуживание, и затраты на ИТ в соответствующей строке бюджета резко вырастут.

Многие компании по-прежнему вкладывают сотни тысяч долларов в ИТ-инфраструктуру, а вслед за этим тратят деньги на создание ИТ-подразделения. Но бизнес нового типа меняет представление об ИТ-бюджетах. Он обращается к решениям на основе облачных вычислений и подписки на ПО, чтобы сократить затраты на ИТ, подключить виртуальных или находящихся вне офиса сотрудников и предложить масштабируемые, не имеющие стыков, не требующие больших затрат на обслуживание ИТ-решения.

Вот три способа сократить ваш ИТ-бюджет, вкладывая средства в масштабируемые, легко обслуживаемые ИТ-решения, которые будут расти вместе с вашим бизнесом.

Бизнес нового типа меняет представление об ИТ-бюджетах. Он обращается к облакам и подписке на ПО, чтобы сократить затраты на ИТ и подключить удаленных сотрудников.

Выбирайте облака

Самое важно решение, которое может принять компания, — это решение обзаводиться собственными серверами или использовать сервис облачного хранения. Для компании Endeavor America Loan Services, которую я учредил вместе с Дарием и Майком Миршахзаде, выбор был очевиден. Мы уже имели опыт создания одной компании. Она использовала физические серверы, за которые заплатила сразу 250 тыс. долл., а затем платила ежемесячно 25 тыс. долл. по счетам за ИТ.

Мы создали свою оснащенную по последнему слову техники ипотечную компанию, имеющую амбициозный план роста и преимущественно виртуальных сотрудников. Единственным вариантом было использование облака. В этом случае расходы на ИТ представляют собой малую часть затрат на приобретение и обслуживание физических серверов, а также регулярных платежей за ИТ. Компании, использующей удаленных и виртуальных работников, облако обеспечивает гибкость и функциональность, необходимую для подключения сотрудников к системам независимо от их физического местонахождения.

Но даже для компаний, где весь персонал находится в одном офисе, облако резко сокращает затраты на ИТ. Облачная модель подписки исключает необходимость в приобретении серверов. Она легко масштабируется по мере роста компании и устраняет многие сопутствующие платежи за ИТ, такие как за регулярную техническую поддержку, обслуживание и модернизацию серверов.

В марте бостонская фирма Nucleus Research опубликовала результаты обследования почти 200 компаний, использующих Amazon Web Services. Согласно отчету, клиенты, которые стали получать доступ к приложениям через Интернет, сообщили о сокращении времени на обслуживание на 34%, а внеплановых простоев — на 32%.

Рассмотрите вариант «ПО+сервисы»

Некоторые компании все еще покупают ПО и системы хранения раз за разом, а затем обновляют программы одну за другой, что ведет к росту расходов на ИТ. Новый вариант устраняет эти затраты. При оплате подписки пакеты «ПО+сервисы» предоставляют все необходимое вам офисное ПО (текстовый редактор, электронные таблицы, электронная почта и т. д.), а также возможности совместного использования файлов, проведения онлайновых конференций и хранения в облаке.

Иметь ПО, средства организации совместной работы и хранения в одном пакете — это мечта ИТ-подразделений, учитывая расходы на ПО и обслуживание.

В нашей компании мы используем Microsoft Office 365. Этот продукт значительно упростил масштабирование нашего бизнеса, облегчив ИТ-процессы, связанные с настройкой новых рабочих станций и инструктированием новых сотрудников, когда они работают удаленно или в офисе.

Откажитесь от бумаги

Бумага создает проблемы. Настройка принтеров и движение документов весьма обременительны, если компания продолжает использовать бумагу в мире, ставшем цифровым. Есть некоторые неизбежные ситуации, в которых приходится пользоваться бумагой. Но если с самого начала ориентировать компанию на отказ от бумаги, можно значительно сократить расходы на ИТ и повысить производительность труда сотрудников.

Endeavor America Loan Services была создана как компания без бумаги. Такое решение позволило отказаться от огромных объемов сканирования и распечатки, от ПО для принтеров, избежать сложностей при передаче файлов. Благодаря простой настройке систем с первого дня на фиксацию, проверку и совместное использование информации в электронном виде мы устранили дополнительный уровень работы с бумагами и ненужного сканирования, сортировки и отправки по почте. Такое ПО как Xerox BlitzDocs позволило нам сделать безбумажные системы легко управляемыми и эффективными.

Если вы полностью переходите на электронный документооборот, производительность вашего ПО увеличивается экспоненциально, тогда как затраты на различные машины, системы и приложения снижаются.