На Сясьском целлюлозно-бумажном комбинате успешно внедрена система «1С:Документооборот». С ее помощью в электронный формат переведено согласование договоров, заявок на расходование денежных средств и других документов.
Специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» развернули систему на 100 рабочих местах, её ежедневно используют экономисты, кадровики, бухгалтеры, юристы, снабженцы, логисты, специалисты по охране окружающей среды, технике безопасности, контроля режима работы предприятия и другие сотрудники как рядового, так и руководящего звена.
Эффект от внедрения стал заметен уже с первых дней использования системы. Первым оценил её полезность финансовый директор, которого перестали постоянно отвлекать от рабочего процесса для подписания очередного документа. Был определен строгий регламент, по которому к определенному времени все документы должны были находиться у него на согласовании. Это позволило сделать процесс согласования более упорядоченным и результативным.
Переход на электронный документооборот позволил сотрудникам распределять свое рабочее время более рационально, высвобождая его для решения других важных задач. Сотрудники центрального офиса, находящегося в Санкт-Петербурге, свели к минимуму свои вынужденные междугородние поездки, связанные с согласованием документов. Все документы отправляются на согласование в электронном виде, в системе всегда видно, в какой точке согласования находится документ в настоящий момент. Каждый ответственный сотрудник может видеть весь список документов, поступивших к нему на согласование, система при этом выступает в качестве помощника, который напоминает о том, что требуется сделать. Потери бумажных оригиналов документов практически исключены.
Система электронного обмена документами позволила сотрудникам быстрее реагировать на запросы заказчиков, ускорить оформление сделок, соблюдать графики оплат. Сократились затраты на сопровождение сделки. Отношения с давними и новыми поставщиками укрепились за счет своевременного и четкого исполнения обязательств.
На предприятии улучшилось взаимодействие между отделами, это ощутило на себе и руководство компании. Теперь, при необходимости, любой пользователь системы может найти нужный ему документ в считанные секунды. Система находит его даже при наличии минимальной информации, например, суммы контракта или по запомнившейся фразе. При этом пользователи могут видеть только те документы, к которым им открыт доступ в соответствии с занимаемой ими должностью.
Сопутствующим эффектом перехода на электронный документооборот стало сокращение расходов на канцелярские товары: уменьшилось количество используемой бумаги, сократились затраты на расходные материалы для принтеров и т.д. За несколько месяцев, прошедших после завершения проекта, предприятие сэкономило на этих расходах более миллиона рублей, что полностью окупило проект.
Руководство предприятия не собирается останавливаться на достигнутых результатах и, в частности, планирует перевести на электронный документооборот административно-хозяйственный отдел. Предполагается, что это также сократит расходы на канцелярские товары, а создание документов по шаблонам и их электронное согласование снизит загруженность отдела и повысит производительность труда сотрудников.
Заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Сясьский Целлюлозно Бумажный Комбинат» Кирилл Рогаль отметил: «Безусловно, система „1С:Документооборот“ оказалась для нас очень полезной. Я лично ощутил на себе изменения: меня перестали отвлекать по пустякам из-за „срочных документов“, которые на поверку оказывались совсем не такими срочными. Работа с документами стала более ритмичной и упорядоченной».
