30% авторизованных сервисов уже сэкономили порядка 400 000 рублей с помощью перехода на электронный документооборот. При подключении к ЭДО со всеми 200 сервисными центрами в России ASUS сэкономит порядка 1,3 млн рублей в год.
На момент принятия решения о переходе на электронный документооборот компания уже пользовалась системой интернет-отчетности «Контур.Экстерн» оператора «СКБ Контур». Поэтому, когда встал вопрос о выборе сервиса ЭДО, она остановилась на системе «Контур.Диадок» того же разработчика. Оба продукта в комплексе существенно облегчают взаимодействие с контролирующими органами. В «Диадоке» можно легко и быстро найти документы, требуемые инспекцией, а опись, которая необходима для их отправки через интернет, заполняется автоматически.
Российское сервисное подразделение ASUS использует систему 1С 8.3, для интеграции с которой в «Диадоке» разработан типовой модуль. Интеграционное решение обеспечило специалистам ASUS возможность работать в привычной для них программе и при этом пользоваться функциями электронного документооборота. На первом этапе интеграции была настроена автоматизированная отправка формализованных документов, а на втором уже и неформализованных.
В результате внедрения системы ЭДО документооборот компании ускорился в десятки раз. Теперь отправка документов адресату в любой точке России занимает всего семь секунд. Подписанные документы возвращаются в компанию максимум за два-три дня, тогда как раньше этот срок мог достигать месяца.
«Наши специалисты избавлены от головной боли по контролю доставки и постоянных напоминаний контрагентам о возврате документов. Это в разы упрощает их работу, экономит им время, а компании — средства, ведь отправка электронного документа стоит всего 7 рублей, — пояснила Анастасия Коротаева, ведущий бухгалтер российского сервисного подразделения ASUS. — Отдельного упоминания заслуживает тот факт, что в нашем офисе стало заметно меньше бумаги, найти в системе электронные документы по числу или адресату очень легко и быстро».
В данный момент на обмен электронными документами перешли порядка 30% авторизованных сервисных центров ASUS. Специалисты компании совместно с командой вендора ведут дальнейшую работу с контрагентами по подключению их к сервису «Диадок».
«Сегодня многие компании переходят на использование платформы 1С 8.3. Мы усовершенствовали наш типовой модуль, чтобы при интеграции с данной системой требовалось как можно меньше усилий по его адаптации, — пояснил Эдуард Шифман, руководитель направления электронного документооборота в „СКБ Контур“. — Результат налицо: модуль без каких-либо сложностей, лишь с минимальными доработками, был внедрен в масштабном проекте сервисного подразделения ASUS».
Другим аргументом в пользу ЭДО для компании стал экологический аспект: для изготовления тонны бумаги (примерно 400 пачек формата А4) необходимо порядка 3,5 кубических метров древесины. Годовой документооборот сервисного подразделения ASUS в РФ превышает 100 000 документов или 150 000 листов, то есть, порядка 750 пачек. Таким образом, отказываясь от бумаги, компания сохраняет около 6,6 кубометров леса.
