Корпоративное видео — уже не экзотика, но еще не широкая практика. Ряд крупных российских компаний успели ощутить его «вкус» и пользу, научились работать с видео и применяют его для решении задач маркетинга и PR, организации общения территориально удаленных сотрудников (сеансы ВКС), мониторинга событий на строительных и производственных объектах, реализации корпоративных программ обучения. Однако спектр задач, которые крупная организация может эффективно решать с помощью видео, намного шире.

Мы предлагаем рассмотреть две области управленческих и производственных процессов, в которых использование видеоконтента принесет организации ощутимую пользу. В первом случае применение видео оказывает мощное влияние на мотивацию и лояльность персонала, на создание сплоченного коллектива и вовлеченность максимального числа сотрудников в работу организации, а во втором — способствует повышению уровня квалификации и результативности труда сотрудников. Отметим, что в обоих случаях воздействие распространяется на весь персонал, будь то несколько сотен или десятков тысяч человек, что особенно ценно для территориально-распределенных организаций, стремящихся внедрить во всех подразделениях единые корпоративные стандарты деятельности.

Системы для управления корпоративными видеоресурсами, о которых пойдет речь, позволяют организации не только преодолеть периоды экономической нестабильности, но и обрести дополнительные конкурентные преимущества.

Миссия компании — забота каждого

Чем сложнее экономическая ситуация в стране и в мире, чем более трудные времена переживает компания — тем важнее сплотить сотрудников в единую команду. Необходимо, чтобы люди действовали осознанно и слаженно, понимали суть решений руководства, осознавали их необходимость, были мотивированы работать добросовестно и с полной отдачей, не теряли уверенности в прочности своего положение в организации, не испытывали постоянного напряжения от перспективы подпасть под «непопулярные меры». Но как решить эти задачи в ситуации нестабильности и связанного с ней негатива?

Хорошо известно, что самый действенный способ поднять командные качества коллектива и вовлеченность каждого сотрудника — обеспечить непосредственное обращение к ним первых лиц. Прямое обращение руководителя к подчиненным ценно тем, что минует многочисленные административные «фильтры»: иерархическую цепочку среднего менеджмента, а также «толкователей» в лице HR-менеджеров, копирайтеров и специалистов по корпоративным коммуникациям. Такие фильтры нередко до неузнаваемости искажают изначальную идею руководства или же сильно смещают акценты, что приводит к тому, что обращение не всегда доходит до персонала. Кроме того, при передаче информации по иерархической цепочке всегда теряется время.

Не стоит забывать и о влиянии на коллектив мощной эмоциональной составляющей прямого обращения высшего руководителя. Руководители крупного бизнеса обладают исключительной харизмой. Они способны вдохновить сотрудников на интенсивный и продуктивный труд, «развернуть» их восприятие действительности и сделать союзниками в достижении целей бизнеса. Исключительно важно не только то, что они говорят, но и как говорят. А это может адекватно передать только видео. Значит, важно, чтобы все сотрудники (даже если их десятки тысяч) увидели обращение первого лица своими глазами.

У генерального директора и топ-менеджеров крупной компании нет возможности лично беседовать с каждым сотрудником, поэтому необходимо реализовать альтернативный вариант — организовать трансляцию обращения босса во все филиалы компании. Однако обеспечить онлайн-вещание или проигрывание потокового видео по расписанию с широким географическим охватом практически невозможно. Видео — «тяжелый» контент, и его распределение по подразделениям компании приводит к перегрузкам сетевой инфраструктуры.

Преодолеть существующие технологические ограничения можно с помощью масштабирования сетевой инфраструктуры, но это путь долгий и очень затратный. Другой вариант — организовать регулярную рассылку записей видеообращений первых лиц в филиалы. У этого способа тоже есть существенный недостаток: послание руководства сотрудники узнают с запозданием (если вообще узнают). Проконтролировать, действительно ли люди посмотрели запись, технологическими способами невозможно, а организационными — сложно и хлопотно.

Но есть эффективный инструмент решения задачи — единая технологическая платформа управления видеоресурсами (Enterprise video Resource Planning, или EvRP, термин этот ввела компания «Делайт 2000»). Сходство аббревиатур EvRP и ERP неслучайно. Как известно, системы класса ERP контролируют все аспекты работы компании и тем самым преодолевают целый комплекс хорошо известных и очень непростых проблем, неизбежно сопутствующих «лоскутной информатизации» в области управления предприятием.

Сегодня аналогичные проблемы проявляются в сфере применения видеотехнологий. И здесь оптимальной (с точки зрения защиты инвестиций и получения максимального синергетического эффекта) и дальновидной стратегией является использование единой технологической платформы и основанных на ней решений, а не привычное для нашего рынка и кажущееся естественным внедрение нацеленных на отдельные задачи специализированных систем, которые в дальнейшем придется как-то интегрировать. Технологическая платформа EvRP предназначена для управления всеми стадиями жизненного цикла корпоративного видео. При этом она решает все основные задачи управления корпоративными видеоресурсами: создание и управление публикацией видеоматериалов; хранение и распределения видео и его потоковую передачу в любую точку корпоративной сети или Интернет (в том числе на мобильные устройства); а также получение разнообразных отчетов о просмотре видеоматериалов группами и отдельными сотрудниками.

Аппаратно-программные средства EvRP позволяют сформировать корпоративную сеть распределения видеоконтента с применением технологий автоматической оптимизации видеотрафика. Это дает возможность управлять распределением видео по корпоративной сети и проводить трансляции на большую аудиторию, не создавая чрезмерных нагрузок на каналы передачи данных. В частности — осуществлять прямые веб-трансляции обращений первых лиц к сотрудникам и мероприятий с участием высшего руководства. Корпоративная сеть распределения видеоконтента включает центральные и региональные медиасерверы Distributed Media Engine (DME), которые управляют распространением видеоконтента по сетям и осуществляют преобразование видео для отображения на различных устройствах. Сотрудники, независимо от того, где они находятся и какие устройства используют, могут просматривать как трансляции в реальном времени, так и видеозаписи.

EvRP позволяет объединить видеозаписи в единую медиатеку — централизованную систему управления хранением и использованием видеоматериалов. Система представляет собой специализированный портал для размещения видеоматериалов в системах хранения, категоризации видео, снабжения видеоматериалов дополнительной информацией (текстовой расшифровкой звуковой дорожки, добавления комментариев в конкретным материалам, создания закладок, выставления оценок и т. п.), назначения прав доступа, формирование списков воспроизведения видео по расписанию. Таким образом, реализуется возможность планировать и контролировать просмотр видео каждым пользователем.

Медиатека тесно интегрируется с другими корпоративными информационными системами, такими как веб-порталы SharePoint, системы авторизации на основе ActiveDirectory, системы корпоративной видеоконференцсвязи и поддерживает различные варианты развертывания в корпоративном ЦОД — онпремис, в облаке и гибридный. Поддержка современных мобильных устройств позволяет использовать для работы с EvRP концепцию BYOD без нарушения корпоративных политик безопасности.

Использование EvRP расширяет возможности системы менеджмента, гарантируя первым лицам компаний, что прямое обращение окажется в нужное время в нужном месте и будет своевременно просмотрено всеми сотрудниками, которым оно предназначено.

Увидел, запомнил, воспроизвел

В условиях кризиса бизнесу важно максимально повысить продуктивность работы каждого сотрудника. Только так можно избежать масштабных сокращений персонала, потерь производительности труда из-за перераспределения трудовых обязанностей между оставшимися сотрудниками, остановки важных проектов, снижения зарплат и других традиционных антикризисных мер. А это позволяет компании сохранить интеллектуальный потенциал, «выиграть» рыночную аудиторию и перспективы на кризисном рынке.

Нацеленность людей на результат необходима, но не достаточна. Другие обязательные ингредиенты — быстрое доведение знаний и навыков сотрудников до требуемого уровня, исключение ситуаций непроизводительных простоев и ошибок (когда человек не может приступить к решению своей задачи или не знает, как действовать), минимизация периода «вхождения» в работу новичков и сотрудников, которым вменяются новые трудовые обязанности, быстрое внедрение лучших корпоративных практик во всех подразделениях компании. Эти задачи актуальны и для офиса, и для производства.

Как же создать условия, в которых люди смогут добиваться бо́льших результатов, опираясь на корпоративные стандарты деятельности и лучшие практики?

Один из традиционных способов — снабдить сотрудников текстовыми инструкциями. Однако в кризисной ситуации, когда бизнесу особенно необходимо быть динамичным и высоко адаптивным, обучение по текстовым инструкциям оказывается слишком долгим. Легче и быстрее происходит обучение по видеоинструкции. Человеческий сохраняет информацию не в виде слов или цифр, а в виде образов, поэтому видеоинформация усваивается лучше, чем текстовая.

В видеоинструкции нетрудно сымитировать любую типичную ситуацию: работу с технологическим оборудованием или офисной техникой, коммуникацию с клиентом, приемы продаж товара или услуги, переговоры с контрагентом, следование правилам техники безопасности и т. п. Видеоинструкции органично вписываются в обучение специалистов любой профессии. Например, в банке, чья доходность и устойчивость напрямую зависит от лояльности клиентов, с помощью видео можно быстро научить всех операционистов правилам работы с разными категориями клиентов: с пожилыми клиентами с ослабленным слухом и памятью, с вип-клиентами, с излишне эмоциональными клиентами и т. п. Можно продемонстрировать HR-менеджерам, которым важно не ошибиться с выбором кандидатов на замещение должностей, как в ходе собеседования определять личностные характеристики по поведению человека (по характерной мимике, жестам, интонациям и т. п.). Или создать видеоэкскурсию по офису для новых сотрудников, чтобы помочь им быстрее адаптироваться на новом месте работы. Отметим, что организации не обязательно тратить средства на создание видеоинструкций: системы EvRP поддерживают «народную журналистику» — создание видео самими сотрудниками, партнерами или клиентами. Такая форма работы с видеоматериалом крайне полезна для крупных территориально-распределенных или транснациональных компаний. Вместо того, чтобы тратить сотни тысяч долларов на разработку видеоинструкций, их перевод на языки мира и доведение до сотрудников всех филиалов, компания может аккумулировать и использовать для обучения ролики, созданные сотрудниками различных подразделений. Разумеется, видеоинструкцями должны становиться наиболее удачные ролики, для этого в системе EvRP предусмотрена система одобрения публикаций, а также система голосования, позволяющая выявить самый интересный видеоконтент.

Можно привести еще множество примеров применения видеоинструкций. Такой подход к обучению персонала позволяет компании быстрее выводить продукты и услуги на рынок, выстраивать эффективные коммуникации с клиентами и контрагентами вводить в курс дела новых сотрудников, распространять лучшие практики на весь персонал компаний с территориально разветвленной сетью.

Однако включение видео в процессы корпоративного обучения порождает ряд задач, которые крайне сложно или вообще невозможно решить на существующей сетевой и аппаратно-программной инфраструктуре.

Во-первых, ограничения пропускной способности сети WAN (Интернет) и локальных корпоративных сетей препятствуют доставке видео до сотрудников всех подразделений организации. Из-за обилия трудностей, связанных с организаций работы с видео, ИТ-департаменты стараются «не замечать» этот пласт контента: слишком затратным и хлопотным представляется решение проблем.

Наиболее эффективный путь решения описанных проблем — внедрение EvRP, единой корпоративной платформы управления видеоресурсами. EvRP позволяет организовать централизованное управление корпоративными видеоресурсами в масштабах всей организации. Для компании, которая нуждается в единой корпоративной системе обучения и развития персонала, незаменима способность EvRP эффективно работать на имеющейся в компании сетевой и ИТ-инфраструктуре, транслировать видеоконтент на большую аудиторию, обеспечивать поддержку различных конечных устройств, включая сетевые видеоплееры, персональные компьютеры, смартфоны и планшеты.

Видимый эффект

Итак, подведем итоги. Включение видео в процессы управления персоналом и обучения сотрудников позволяет организации получить быструю и ощутимую отдачу: быстро и точно передавать людям суть решений руководства, снижать расходы и время на обучение сотрудников, проводить обучение непосредственно на рабочих местах, одновременно обучать любое количество специалистов независимо от их географического присутствия.

Для достижения максимальных эффектов важно, прежде всего, четко определить управленческие и производственные задачи, для решении которых важно использовать видеоконтент.

Следующий шаг — внедрение EvRP как единой платформы централизованного управления видеоконтентом, отвечающей за решение всего комплекса задач работы с видео в территориально-распределенной информационной среде (запись, хранение, распространение по сетям с оптимизацией сетевого трафика, демонстрацию и контроль использования).

Используя функциональные возможности EvRP, организация сможет формировать любые требуемые процессы создания и использования видеоконтента (например, гарантированное доведение до сотрудников видеообращений первых лиц компании, утверждение пользовательского видеоконтента, предложенного для публикации на корпоративном портале, планирование и контроль просмотра видеоматериалов сотрудниками, обучение по видеоинструкциям и пр.).

От внедрения EvRP выигрывают все. Высшее руководство получает в свое распоряжение ресурс, позволяющий и в кризис, и в стабильные времена без больших затрат сплотить коллектив, мотивировать людей на решение задач бизнеса и оперативно поднимать квалификационные навыки сотрудников до требуемого уровня. Сотрудники обретают возможность идти в ногу со временем, постоянно совершенствуя свои знания и умения, хорошо ориентироваться в стратегии и тактике бизнеса, добиваться карьерного и профессионального роста и лучше понять, повышать свою ценность для компании. А ИТ-департамент получает в свое распоряжение инструмент, позволяющий без больших организационных изменений и модернизации сетевой и аппаратно-программной инфраструктуры обеспечивать компанию ценными информационными ресурсами.

В целом, в результате включения видео в управленческие и образовательные процессы, усиливается мотивация людей к работе, они начинают работать более добросовестно и результативно, регулярно повышается уровень знаний квалификации сотрудников, а коллектив становится более сплоченным и нацеленным на решение поставленных задач.

Автор статьи — директор компании «Делайт 2000».