Информационно-аналитический проект DOCFLOW подвел итоги ежегодного исследования российского рынка СЭД и ECM-решений. Предметом изучения является опыт и потребности заказчиков в использовании технологий управления документами и корпоративной информацией. В отчете DOCFLOW приводятся данные опроса 1118 респондентов, проведенного с мая по июль 2014 года, а также сравнение с результатами прошлых лет. Для обеспечения корректности выборки в исследовании приняли участие представители компаний различного размера из самых разных отраслей экономики. Более половины респондентов занимают руководящие должности. В состав респондентов вошли представители отделов ИТ, ДОУ, административных, финансовых структур.
Проникновение ECM-технологий стало массовым для организаций среднего и крупного размера. К началу 2015 года лишь 2% компаний не используют и не планируют использование ИТ-решений в области управления корпоративным контентом. В 2012 году этот показатель составлял 23%. Завершили внедрение СЭД/ECM системы полностью к середине
Еще одним свидетельством зрелости российского рынка ECM является готовность компаний к системному решению ECM-задач: к внедрению технологий на уровне всей организации. 39% компаний видят своей стратегией внедрение комплексной, единой в масштабе компании системы.
СЭД и ECM-системы продолжают рассматриваться, в первую очередь, как средство автоматизации бизнес-процессов. Неопределенность организационных процессов входит в тройку главных проблем в управлении данными, а возможность их оптимизации и повышения эффективности бизнеса — на первом среди стимулов к внедрению СЭД или ECM-решения.
Следующим этапом развития компаний станут инициативы по повышению эффективности работы уже внедренных систем. Это будет осуществляться как раз счет интеграции приложений и технологий, так и за счет оптимизации бизнес-процессов. Даже в компаниях, в которых СЭД внедрена на уровне организации, по-прежнему, 38% важных для бизнеса документов не попадает в СЭД сразу в процессе появления документов в организации. В организациях, независимо от стадии, на которой находится проект, удобный эффективный автоматический ввод данных в СЭД налажен лишь в 10% компаний.
Также важным следующим этапом развития корпоративных систем управления контентом станет улучшение находимости информации в системах и за пределами организации. Наиболее частой проблемой в управлении данными уже несколько лет является поиск нужных документов и дублирование информации. Эти сложности актуальны, на сегодняшний день, для 65% респондентов. При этом, в 38% компаний нет корпоративных систем поиска. Найти информацию во внутренних системах компании сложнее, чем в Интернете для 60% организаций. Вместе с тем, компании начинают понимать необходимость современных технологий умного поиска в рамках систем управления контентом: 27% организаций планировали увеличение инвестиций в технологии корпоративного поиска в этом году по сравнению с 2013 годом.
Также заметно выросли инвестиции компаний в такие технологии как: кейсменеджмент (33% компаний планировали увеличение инвестиций в этой области), мобильность (33%), сохранность документов (31%), использование электронной подписи (30%), а также портальные решения (30%).
Задача поиска информации становится неразрывно связанной с задачами ее обработки и анализа — получения дополнительной бизнес-значимой информации на основе данных, хранимых в системах компании или вовне. Наиболее востребованы инструменты анализа таких источников информации, как необъединенные хранилища данный и разрозненные файлы (55% организаций заинтересованы в такого рода аналитике); информация в СЭД (52%), анализ e-mail переписки (49%). Наиболее востребованные виды анализа: поиск по ключевым словам и фразам в тексте (73%), построение прогнозов и моделирование (52%), изучение трендов и взаимосвязей (51%), отслеживание веб-статистики (51%). При этом, спрос на инструменты анализа всех типов гораздо выше, чем «реализация» этой потребности: процент компаний, которые хотят иметь инструменты для анализа данных, выше, чем тех, кто уже ими обладает.
Еще одним растущим трендом является готовность заказчиков ECM-систем к удовлетворению запросов пользователей приложений (сотрудников компании). Простота использования системы выходит на первое место среди критериев при выборе решения. Далее учитывается надежность, простота внедрения и интеграции.
Мобильность, как тренд, становится базовой необходимостью. Мобильный доступ к ECM-системе /СЭД есть уже в 53% компаний. Еще 18% планируют внедрить. Примечательно, что в трети организаций доступ к данным корпоративных систем через мобильные устройства есть уже у всех сотрудников компании. Сервисы Enterprise 2.0 актуальны уже для 70% компаний; 30% увеличили инвестиции в эти технологии в 2014 году. При этом, наиболее востребованными технологиями класса Enterprise 2.0 являются инструменты совместной работы с документами и файлами.
В целом, исследование опыта заказчиков ECM 2014 показывает высокий уровень зрелости компаний, готовность к повышению эффективности уже внедренных решений, устранению несовершенств в бизнес-процессах, комплексному подходу. Компании все больше осознают возможности систем для вовлечения сотрудников, клиентов и партнеров, коллективной работы с данными. Большую роль в проектах вскоре станет играть спрос на развитие возможностей поиска и анализа данных в рамках ECM-приложений. Можно предположить, что залогом успеха коммуникации на рынке станет предложение точечных индивидуальных решений, исходя из специфики бизнеса, на примерах уже реализованных проектов.
