Adobe объявила о предстоящем запуске облака Adobe Document Cloud, нового способа управления документами дома или в офисе с использованием различных устройств.

Adobe Document Cloud становится третьим компонентом облачной стратегии компании Adobe, уже включающей Adobe Creative Cloud и Adobe Marketing Cloud.

В сердцевине Document Cloud находится кардинально новый облачный продукт Adobe Acrobat DC, который состоит из комплекса интегрированных сервисов, использующих совместный онлайновый пользовательский профиль и концентратор персональных документов. Пользователи смогут создавать, просматривать, одобрять, подписывать и отслеживать документы, имея в распоряжении ПК или мобильное устройство. Acrobat DC, дополненный сенсорным пользовательским интерфейсом, будет доступен по подписке или как разовая покупка.

«Люди и организации привязаны к процессам на базе документов — медлительным, трудоемким и разобщенным. Хотя большинство форм контента успешно трансформировалось в цифровой вид (книги, фильмы, музыка), с документами и процессом работы с ними этого еще не произошло, и эту ситуацию необходимо изменить, — сказал Брайан Лэмкин, старший вице-президент подразделения Adobe Technology and Corporate Development. — Облако Adobe Document Cloud должно революционизировать и упростить способы работы людей с важными для них документами».

Будь то школьные разрешения от родителей учеников, формы медицинского страхования или сложный документооборот внутри организаций, Adobe трансформирует то, как люди или предприятия работают с документами, сказал Джон Перера, вице-президент по управлению продуктами для Adobe Document Cloud.

«Это третий крупный стратегический шаг компании, — добавил Перера. — Adobe самообновлялась несколько раз. Сначала было Adobe Creative Cloud, далее Adobe Marketing Cloud и вот теперь Adobe Document Cloud.»

Adobe Document Cloud станет доступным не позднее, чем через месяц. Оно будут включать новый Acrobat DC, электронные подписи, Mobile Link и новые мобильные сервисы, управление документами и процессы контроля. Acrobat DC использует волшебные возможности Photoshop в обработке изображений для превращения любого бумажного документа в цифровой редактируемый файл, который можно посылать на подпись.

Во все подписки на Acrobat DC будут включены eSign Services, которые можно использовать для электронной подписи и пересылки любого документа с любого устройства. Новое приложение Fill & Sign, тоже доступное на разнообразных устройствах, содержит функции умного автозаполнения форм. По словам Перера, eSign Services заменяют Adobe EchoSign.

«Мы облегчаем интеграцию с существующими сегодня инструментами и системами — от Microsoft Office 365 до ведущих CRM-систем и сервисов хранения данных», — сказал Кевин Линч, старший вице-президент и главный управляющий Adobe Document Services. Благодаря новому сервису Adobe Mobile Link пользователь может сохранять доступ к своей работе, перемещаясь между ПК и устройствами, и продолжать работу над любой формой или документом с того места, где он остановился. Два новых мобильных приложения, Acrobat Mobile и Fill & Sign, позволяют создавать, редактировать, комментировать и подписывать документы непосредственно на мобильных устройствах. Вдобавок эти приложения позволяют использовать камеру устройства как портативный сканер, чтобы легко конвертировать любые бумажные документы в цифровые редактируемые файлы, которые можно отправлять на подпись.

Благодаря такому сервису, как Send & Track, пользователи могут управлять, отслеживать и контролировать свои документы. Интеллектуальное отслеживание позволяет видеть местонахождение важных документов в процессе их передвижения и в том числе узнавать, кто и когда их открывал. Функции контроля также помогают защищать секретную информацию как внутри, так и снаружи сетевого экрана, причем это касается и бизнеса, и персональных пользователей, пояснил Крис Френч, старший менеджер по продукту Acrobat и сервисам документов Adobe.

Adobe интегрирует Adobe Document Cloud со своими облаками Adobe Creative Cloud и Marketing Cloud. Это позволит профессиональным пользователям работать с PDF-файлами из любого места. Пользователи Adobe Creative Cloud получат доступ к Document Cloud через сервис Acrobat DC, который станет дополнением к Creative Cloud.

Входящие в Adobe Document Cloud сервисы e-Sign интегрируются с Adobe Experience Manager Forms, чтобы обеспечить беспрепятственное интерактивное взаимодействие организаций с клиентами через веб-сайты и их мобильные версии. В будущем Adobe собирается наладить интеграцию и с ключевыми компонентами Adobe Marketing Cloud, чтобы помочь компаниям тестировать документы, измерять число обращений к ним и управлять документами с тем же уровнем видимости использования документов и взаимодействий с ними, который сегодня предоставляют средства цифрового маркетинга.

«Сервисы eSign позволят нам легко и быстро оформлять документы, так что принятый персонал сможет тут же приступать к работе, а новые игроки начинать тренировки, — сказал Нэнси Свобода, старший вице-президент кадровых служб футбольного клуба Denver Broncos. — До начала сезона мы хотим принять в свой клуб десятки новых игроков и расширить штат тренеров, и автоматизация управления документами принесет нам огромную пользу».

Согласно недавнему исследованию IDC, разобщенные процессы работы с документами представляют собой общее явление и отрицательно воздействуют на все стороны бизнеса. Более чем на 80% работа с документами осуществляется не в цифровой форме, и зачастую документы приходится неоднократно переводить из электронного вида в бумажный и обратно, особенно когда документ требует подписи. При этом всякий раз теряется время, и у людей больше трети рабочих часов вместо основной работы уходит на административные процессы, сообщает IDC.

«Наше исследование показывает, что организации всех видов страдают от того, что мы называем нестыковкой документов, — сказала Мелисса Уэбстер, вице-президент программы подразделения IDC Content and Digital Media Technologies. — Это мешает работе организаций всех масштабов, всех отраслей и всего мира. Это приводит к серьезным проволочкам и ошибкам при выполнении критически важных бизнес-функций, связанных, например, с заключением договоров продаж, определением квот, материальным снабжением, подбора способных кадров и их адаптацией к работе. И это, как сообщают участники нашего опроса, создает серьезные помехи для бизнеса, которые отрицательно влияют на прибыль, соответствие нормативам, общие затраты, производительность труда сотрудников и настроение клиентов».

Из опроса IDC следует, что, по оценкам бизнес-лидеров, устранение нестыковок в документообороте могло бы увеличить прибыль на 36%, сократить затраты на 30% и снизить риски нарушения нормативных требований на 23%.

Исследование же самой Adobe под заглавием «Бумажный пресс: почему документы тянут нас назад» показывает, насколько серьезно косные бизнес-процессы и устарелые формы работы с документами влияют на производительность труда, эффективность бизнеса и удовлетворенность людей своим трудом. По данным исследования, 83% работников чувствуют, что на их успехи и способность к продуктивной работе отрицательно влияют устарелые способы работы с документами, а 61% готов сменить место работы даже в том случае, если единственным плюсом на новом месте будет существенное сокращение числа документов и административных дел. Это проблема, которую бизнес больше не может себе позволить игнорировать.

Adobe Document Cloud и Acrobat DC станут доступными в пределах ближайшего месяца. Подписавшись на Acrobat за 14,99 долл. в месяц, пользователи автоматически получат в свое распоряжение новые Acrobat DC и Document Cloud, как только они заработают. По информации Adobe, Acrobat DC будет продаваться и по подписке и в виде постоянной лицензии.