Компания «E-COM» перешла на внутренний обмен юридически значимыми документами в электронном виде. «Наконец-то мы сделали для себя то, чем профессионально обеспечиваем участников EDI-рынка на протяжении последних 9 лет», — с воодушевлением сообщила руководитель департамента технической поддержки компании «E-COM» Юлия Рязанова.
По ее словам, ранее счета-фактуры и акты выполненных работ после формирования отправлялись клиентам с помощью почтовой пересылки, и это вызывало много нареканий по их доставке.
Электронный формат позволяет доставить документ оперативно в учетную систему пользователя. После отправки контрагент сразу видит его в личном кабинете и может приступать к непосредственной работе с ним.
На сегодняшний день компания «E-COM» уже успела реализовать ряд успешных проектов по внедрению юридически значимых документов (ЮЗД) в таких торговых сетях, как X5 Retail Group, «БИЛЛА», «СПАР Миддл Волга», METRO Cash and Carry. «Поэтому перенести технологии внедрения на внутренний корпоративный процесс не составило особо труда, — отметила Юлия Рязанова. — Теперь счета-фактуры и акты выполненных работ отправляются в электронном виде».
«Это значительно упростило работу с партнерами и позволило обеспечить более высокое качество доставки и обработки документов», — заметила руководитель департамента электронного документооборота Наталья Гневашева. По ее словам, теперь получение первичных документов занимает несколько минут, дальнейшая их обработка — максимум до получаса, после этого данные можно вносить в книгу покупок и продаж.
Для удобства пользователей, в стандартную форму печатных документов была добавлена информация о временных метках и подписантах с обеих сторон и другие данные. Благодаря этому повышается скорость обработки документов, экономится значительная часть времени бухгалтера или ответственного сотрудника, а также исключается возможность потери или задержки документов.
Все входящие документы от «E-COM» теперь выносятся в отдельный каталог, это значительно облегчило их поиск и сверку истории сообщений.
