Специалисты AKBIS завершили комплексную автоматизацию одной из ведущих дистрибьюторских компаний в Азербайджане — Engin LTD. В качестве основы для создания системы было решено использовать «1С:Управление производственным предприятием». Для автоматизации работы мобильных представителей был выбран продукт «Агент Плюс:Мобильная Торговля».
В структуре «Engin LTD» — десять удаленных филиалов и складов. В числе клиентов — около 7000 торговых точек в разных городах Азербайджана. Также компания развивает собственную дистрибьюторскую сеть. Ежедневно торговые представители и call-центр предприятия регистрируют около 6000 заказов на поставку продукции. Для своевременного обслуживания покупателей предприятию необходимо четко контролировать остатки на складах, оперативно обрабатывать входящие заказы, своевременно планировать закупки, отгрузку и доставку заказов. С помощью новой системы автоматизировано 120 рабочих мест в офисе и организована эффективная работа 150 мобильных сотрудников компании.
В результате проекта обеспечен оперативный складской учет. Организован учет ответственного хранения товаров от поставщика перед их регистрацией на складе. Появилась возможность планировать закупки с учетом текущих остатков, истории продаж и потребностей клиентов. Скорость сборки заказов возросла, а покупатели получают товар, своевременно и в правильной комплектации.
Логисты получили возможность эффективно распределять заказы на доставку. Оптимизировано количество собственного транспорта, при необходимости компания может оперативно арендовать транспорт на короткий срок. Это позволило снизить расходы на топливо и запчасти, сокращены затраты на доставку товара покупателям.
Торговые представители компании получили возможность доступа к единой информационной системе через свои КПК. Теперь они оперативно получают «свежие» данные о состоянии каждого заказа, времени его сборки, о наличии нужной продукции на складах и состоянии взаиморасчетов с клиентами. Появилась возможность выполнять продажу «с колес», а также формировать и распечатывать первичные документы и отчеты непосредственно в присутствии клиента. Для оформления заказа теперь не нужно тратить время на передачу информации по телефону операторам call-центра, достаточно лишь внести заказ в КПК. Далее заказ по GPRS-каналу в считанные минуты транслируется на склад и в отдел логистики.
Кроме того, использование новых технологий в работе агентов позволило в 2 раза снизить расходы на корпоративную сотовую связь, т.к. стоимость передачи данных по нескольким заказам через GPRS-канал с КПК значительно ниже стоимости обсуждения аналогичных заказов по мобильному телефону с оператором call-центра в офисе. Сокращено количество вынужденных агентских звонков на склад и логистам с целью отследить состояние интересующего заказа. Оформление и передача заказов в работу существенно ускорились.
При получении заявки от агента система автоматически формирует необходимые документы (заявка на доставку, сборочный лист для кладовщиков и т.д.), и кладовщики с логистами начинают подготовку заказа к доставке. Заказы передаются на комплектацию значительно быстрее.
Оптимизирован процесс формирования, согласования и утверждения бюджетов. На формирование бюджетов уходит на 30% меньше времени, чем требовалось ранее. Качество финансового планирования повысилось. Появилась возможность оперативно оценивать отклонения плановых и фактических показателей и выявлять причины возникновения этих отклонений. Усилен контроль за расходованием денежных средств. В результате удалось более рационально использовать ресурсы, отклонения между плановыми и фактическими показателями сокращены. Практически исключена вероятность возникновения кассовых разрывов.
Обеспечено точное ведение бухгалтерского и налогового учета, а также расчет заработной платы в соответствии с требованиями законодательства Азербайджана. Организован оперативный управленческий учет и учет по МСФО. Формирование регламентированной и управленческой отчетности ускорилось. Руководство получило возможность в онлайн-режиме контролировать деятельность подразделений, оценивать их рентабельность и анализировать полученные данные. Уже в первые месяцы использования новой системы удалось выработать ряд управленческих решений по реорганизации структуры компании и начать расширение сети суб-дитрибьюторов.
В итоге компания получила мощную систему для быстрой и эффективной работы с заказами клиентов. Оперативная и слаженная работа торговых агентов, кладовщиков, логистов, менеджеров отдела закупок многократно ускорила выполнение заказов клиентов на всех этапах. В результате лояльность клиентов к компании повысилась, объем продаж увеличился.
Положительно оценила результаты автоматизации руководитель финансового департамента «Engin LTD» в Азербайджане Нигяр Гейдарова: «Информационная система, построенная на основе „1С:Управления производственным предприятием“, создала фундамент для развития бизнеса компании Engin LTD в Азербайджане. Появилась возможность вести детальный управленческий учет, выполнять оперативный и финансовый контроль, производить разноуровневый анализ бизнеса. Как следствие, это обеспечивает прозрачность учета и, что самое важное, позволяет вырабатывать эффективные управленческие решения. Также нужно отметить вклад компании AKBIS, специалисты которой квалифицированы CIMA и DipIFR, оказали услуги по оптимизации управленческого учета и подготовки отчетности по международным стандартам, разработке критериев оценки финансового состояния компании и ее направлений».
