Компания «БЭСТ» выпустила новый релиз системы «БЭСТ-5», в котором реализован полнообъемный учет торговых операций с подарочными сертификатами. Система охватывает все стадии «жизненного цикла» подарочного сертификата: изготовление (выпуск), реализация, обмен на товары, погашение при оплате товаров или аннулирование в случае непригодности, обеспечивая отражение каждой из стадий в оперативном, бухгалтерском и налоговом учете.

В настоящее время сертификаты активно применяются в бизнесе многих торговых компаний как действенный инструмент для повышения прибыли и являются удобным универсальным товаром нового типа, позволяющим успешно решить проблемы тех покупателей, которые ищут подарки для родных или близких и затрудняются с выбором оптимального варианта.

Подарочный сертификат представляет собой пластиковую карту (или бланк) определенного номинала, приобретаемую покупателем в качестве подарка для другого лица и используемую ее предъявителем для оплаты выбранного им товара. Поэтому, в соответствии с действующим законодательством, система «БЭСТ-5» рассматривает подарочные сертификаты в двух ракурсах: с одной стороны — как разновидность предоплаты и с другой стороны — как разновидность бланков строгой отчетности.

Для выделения подарочных сертификатов из всех учитываемых товарных запасов в системе БЭСТ-5 предусмотрен особый тип номенклатуры — «Подарочный сертификат». Учет сертификатов в системе ведется в обособленных номенклатурных группах, а на каждый номинал сертификата в номенклатурном справочнике заводится отдельная карточка.

Так как подарочные сертификаты заказываются у фирмы-изготовителя некоторым тиражом с нумерацией пластиковых карт или бланков по некоторому общему правилу, в системе «БЭСТ-5» существует возможность одновременного оприходования пачки сертификатов. Для этого системе достаточно единожды указать правило создания номера (серия, первый порядковый номер, при необходимости — префикс и суффикс), после чего «БЭСТ-5» автоматически пронумерует и оприходует данную совокупность сертификатов. На каждый приходуемый сертификат будет создана индивидуальная карточка с его реквизитами, «привязанная» к карточке номенклатуры, соответствующей данному номиналу.

Используя систему «БЭСТ-5», можно отслеживать текущее состояние каждого сертификата: открыт (т.е. оприходован и доступен для продажи), продан, погашен при оплате товаров, списан после погашения, аннулирован (в связи с истечением срока годности или повреждениями). Текущее состояние сертификата отражается в его карточке и изменяется по мере регистрации соответствующих документов движения.

Система «БЭСТ-5» поддерживает различные схемы продаж подарочных сертификатов: реализацию сертификатов через магазин или сеть магазинов предприятия-пользователя, а также реализацию сертификатов, приобретённых на стороне предприятием-пользователем для своих сотрудников — например, к праздничным датам или иным памятным событиям. Если у предприятия-пользователя имеется сеть магазинов, на практике регулярно возникают ситуации, когда подарочный сертификат, проданный в одном магазине, предъявляется для оплаты товара в другом магазине из этой же сети. Поэтому в системе «БЭСТ-5» предусмотрена передача двух видов сведений о сертификатах в магазины: списка всех доступных сертификатов, потенциально пригодных для оплаты товаров, и списка сертификатов, доступных для продажи в конкретном магазине.

Регистрация продаж подарочных сертификатов в системе «БЭСТ-5» осуществляется с помощью кассовых аппаратов, установленных в магазине или в сети магазинов предприятия-пользователя. По окончании рабочей смены из кассовых аппаратов поступают файлы со сведениями о сертификатах, задействованных при оплате товаров, и одновременно с ними файлы отчетов по чекам, в которые включены данные о проданных сертификатах. Далее информация из магазинов (товарные отчеты и данные об использованных сертификатах) передается в головной офис и отражается в карточках сертификатов. В итоге, по каждому проданному или погашенному сертификату доступны точные данные о дате и месте его продажи или погашения (вплоть до номера смены и кассы), а также о номере чека, сформированного при продаже или погашении.

Система «БЭСТ-5» позволяет быстро сформировать документы, оформляющие вывод из обращения непригодных подарочных сертификатов: например, в связи с истечением срока годности или обнаружением дефектов, а также списать погашенные сертификаты как бланки строгой отчетности.

В распоряжение пользователя предоставлены отчеты и справки, позволяющие проанализировать состояние и движение подарочных сертификатов в различных разрезах, включая оценку внереализационной прибыли.