Вопросы создания и эксплуатации электронных архивов стали одной из наиболее заметных тем третьей конференции Russian Enterprise Content Summit ‘2015 (RECS), проведенной в сентябре еженедельником PC Week/RE. Что, впрочем, и не удивительно: ведь если и на предприятиях, и в государственных организациях на повестке дня стоит задача перехода на электронный документооборот, то рано или поздно электронными должны стать и архивы. Трудности здесь обусловлены, с одной стороны, недостаточно проработанной нормативной базой, а с другой — отсутствием опробованных организационных, методологических и технологических решений. «Хотя требования архивного законодательства технологически нейтральны, не всегда понятно, как их реализовать на практике», — посетовала в своем выступлении ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС Наталья Храмцовская. Подобная неопределенность особенно чувствительна в ситуациях, когда документы из электронного архива используются в суде, а следовательно, должны быть юридически значимыми.
Впрочем, как отметил директор EMC Enterprise Content Division по региону Восточная Европа, Россия и СНГ Вячеслав Кадников, у многих заказчиков нет полной ясности и по целому ряду технологических вопросов. Так, некоторые убеждены, что им не нужен электронный архив, поскольку в их организации налажено резервное копирование. При этом забывается, что сам бэкап требует затрат ресурсов и времени, в нем не поддерживаются многие функции архива, а одна только его оптимизация за счет исключения из процедур резервного копирования редко меняющихся архивных данных дает до 80% экономии. Другое распространенное заблуждение состоит в том, что если в компании внедрена ECM-система, то она будто бы заменяет электронный архив. На самом деле ECM-системы не покрывают весь спектр корпоративной информации и не охватывают всю ИС предприятия. Нередко архив воспринимается как некое подобие свалки, которая нужна на всякий случай, но не влияет на эффективность бизнеса. В то время как практика показывает, что менеджеры зачастую ищут в электронных архивах ту или иную информацию и пытаются анализировать ее. Но даже если необходимость в архиве осознана, существует предубеждение, что архивирование — это дорого и рискованно. Действительно, расходы на СХД, несмотря на снижение цены гигабайта, увеличиваются вследствие взрывного роста объемов накапливаемых данных. Однако способы противодействия здесь известны — это дедупликация, борьба с дублированием информации, иерархическое распределение ее на носителях разной производительности и стоимости и т. д. Что же касается риска кражи чувствительной информации из архива, то следует в полной мере использовать средства ИБ, а иногда и вовсе разумно отказаться от размещения подобной информации в архиве. Но даже в этом случае только в полноценном архиве можно найти всю чувствительную информацию и надежно удалить ее.
Нередко компании отказываются от построения электронного архива, ссылаясь на то, что на нее не распространяются требования регулятора. Тем не менее всегда есть вероятность конфликта с внешней организацией, который решается в суде и требует представления юридически значимых документов. И хотя в силу расплывчатости некоторых нормативов и неполноты законодательной базы не всегда понятно, как обеспечить полную юридическую значимость, это, по мнению Натальи Храмцовской, не должно быть причиной отказа от построения архива. Не обращая внимания на пробелы в законодательстве, компания должна делать то, что можно сегодня. В случае того или иного расследования она может продемонстрировать суду или регулятору, что сделала всё от нее зависящее для сохранности электронных документов. В этом смысле для нее важно быть не хуже других, и тогда у суда не будет поводов обвинить компанию в сокрытии или преднамеренном уничтожении документов. Разумеется, совсем плохо, если организация не соблюдает собственных внутренних правил ведения архива.
По словам Натальи Храмцовской, многих проблем можно было бы избежать, если бы системы электронного документооборота уже на этапе разработки предусматривали возможность последующего архивного хранения. В целом же в России слабо используется международный опыт. К примеру, на западе в государственных организациях все чаще отказываются от перепроверки квалифицированных электронных подписей и обеспечивают юридическую значимость документов другими способами. Но при этом активно используются криптографические технологии для защиты информации как внутри контура архива, так и при передаче ее внешним организациям. Широко применяются открытые форматы разных типов документов — от организационно-распорядительных до научно-технических и технологических. Однако перевод старых документов в подобные форматы сопряжен с проблемами, если документы эти были подписаны усиленной квалифицированной подписью. Растет популярность контейнерных форматов, включающих наряду с контентом еще и метаданные документа.
Статистика по двадцати международным проектам построения электронных архивов, собранная специалистами ЭОС, показывает, что на разработку концепции и формирования команды уходит два-четыре года, на ее реализацию — год-два. В процессе эксплуатации численность персонала невелика — от пяти человек, и это в основном ИТ-специалисты. Затраты на такой проект эконом-класса составляют
Важное качество электронного архива — способность обеспечить долговременную сохранность документов (не менее пяти лет) и сохранить возможность работы с ними в условиях быстрого изменения информационных технологий, когда изменения эти происходят (и, возможно, не один раз) на протяжении жизненного цикла документа в архиве. Наталья Храмцовская напомнила, что за рубежом сегодня уже появились специалисты по так называемой электронной археологии, которые умеют «расшифровывать» и восстанавливать старые документы. При этом сохранение указанных качеств архива (несмотря на переход к новым форматам документов и смену обрабатывающих их приложений) не должно сказываться на юридической значимости хранимых в нем объектов. Судя по всему, в случае подобных преобразований невозможно будет сохранить подлинник электронного документа, а следовательно, придется создавать его юридически заверенную копию, что, в свою очередь, потребует изменений в законодательстве и закрепления их в стандартных процедурах.
