Широкое распространение СЭД в корпоративных структурах не избавило их от необходимости в организации работы с бумажными документами. Последние остаются важной частью многих бизнес-процессов, а их печать, сканирование, обработка — существенной статьей расходов. Управлять такими расходами эффективно — непростая задача, для решения которой имеет смысл воспользоваться услугами сторонней специализированной компании.
Услуги по эффективной организации работы с документами предоставляет, в частности, японская компания KYOCERA Document Solutions. Предлагаемое ею универсальное решение «Система управления документооборотом» (Managed Document Services; MDS), включающее услуги по оптимизации ИТ-инфраструктуры для работы с документами, а также специализированное ПО для ИТ-отдела и пользователей с разными задачами и правами доступа к документам, позволяет сократить связанные с документооборотом расходы в среднем на
На пути к оптимизации
Полноценное внедрение решения MDS предполагает пять этапов: предварительный анализ в компании инфраструктуры печати, проработка индивидуального проекта ее оптимизации, внедрение специализированного ПО, мониторинг эффективности новой системы поддержки документооборота и, наконец, ее оптимизация в режиме реального времени в соответствии с динамикой изменения потребностей бизнес-пользователей.
Каждый такой проект индивидуален, поскольку выполняется с учетом конкретных задач и интересов заказчика. При этом оптимизация парка устройств (принтеров, МФУ) не предполагает их обязательную замену, даже если в компании представлены модели разных вендоров. Перейти на устройства KYOCERA, существенно выигрывающие по стоимости отпечатка у аналогичных моделей других вендоров, можно позднее по мере возникновения насущной необходимости в этом.
Программные компоненты MDS и их назначение
Важная составная часть MDS-решения — программные компоненты, предназначенные как для оценки состояния и мониторинга функционирования инфраструктуры поддержки документооборота, так и для упрощения различного рода пользовательских задач.
Так, для анализа и инвентаризации действующего парка оборудования применяется ПО KYOanalyser, которое позволяет получить моментальный срез текущего состояния парка офисной техники, включая информацию о количестве отпечатков, полученных на каждом отдельном устройстве, а при повторном сканировании парка — объем печати за прошедший период.
Программа Net Admin обеспечивает круглосуточный беспрерывный мониторинг парка устройств (до 5000 единиц), упрощая сбор информации о них и формирование ежемесячных отчетов по объемам печати и произошедшим инцидентам.
Компонент KYOroute Server, который устанавливается на принт-сервере, оптимизирует распределение нагрузки между печатающими устройствами, направляя задания на наиболее подходящие из них, а также передает на сервер статистику по выполненным заданиям. Оптимизация нагрузки осуществляется на основе принятых политик печати в отношении отдельных пользователей и конкретных документов по заданным критериям или в зависимости от исходных характеристик обрабатываемого документа.
Ряд программных модулей предназначен для управления устройствами KYOCERA. Так, приложение KYOCERA Net Viewer обеспечивает удаленный доступ к каждой единице оборудования, подключенного к единой сети, реализуя постоянный мониторинг устройств с отображением их текущего состояния. Приложение способно работать в рамках локальной корпоративной сети, без выхода в Интернет. Поддерживаемый парк — до 100 устройств.
Драйвер KX Driver обеспечивает единый пользовательский интерфейс для устройств, поддерживающих языки управления PCL XL, PCL 5e, PostScript, что сводит к минимуму обращения пользователей за помощью, а персональная панель PanelPlus позволяет настроить панель управления каждого устройства KYOCERA под индивидуальные требования пользователя.
В составе набора специализированного ПО также предусмотрены утилиты, ориентированные на определенные профессиональные сферы. Для учебных заведений будет полезна утилита Teaching Assistant — она предназначена для сканирования и автоматизированной обработки бланков с учебными тестами с выдачей оценочных результатов по каждому учащемуся. Применение данного инструмента позволяет многократно сократить время, обычно затрачиваемое на просмотр бланков и подведение итогов тестирования.
Автомобильные дилеры с помощью программного модуля KyoEasyPrint могут автоматизировать печать комплектов документов, требующих нетривиальной предпечатной обработки.
С помощью программного компонента Mobile Print отправить файл на печатать или задание на сканирование документа можно непосредственно с планшета или мобильного телефона. Утилита поддерживает iOS- и Android-устройства, а также широкий набор форматов документов (PDF, TXT, JPEG, TIFF, XPS и др.).
Безопасную печать документов (один из важнейших аспектов использования ИТ в бизнесе) позволяет реализовать модуль Print&Follow SE. В этом случае один из сетевых принтеров выполняет функции сервера хранения отправленных на печать заданий, а получить распечатку документа пользователь может на любом подключенном к сети устройстве, пройдя процедуру авторизации. На обеспечение безопасной печати нацелена и другой специализированный компонент — Net Manager, предполагающий авторизацию пользователей на устройствах с помощью карточки или ПИН-кода и предоставляющий широкий спектр возможностей для мониторинга печати.
Ряд задач по управлению инфраструктурой печати и сканирования документов можно отнести к разряду универсальных для любых заказчиков. Для этих задач также предусмотрены соответствующие программные инструменты.
О сервисном контракте
Одним из важных моментов при принятии решения о передаче задачи оптимизации процессов работы с документами на аутсорсинг является и сам сервисный контракт, его наполнение. MDS-контракт с компанией KYOCERA хорошо проработан и включает в себя, в частности, круглосуточную поддержку заказчика, выделение персонального сервис-менеджера, возможность предоставления в пользование заказчику оборудования KYOCERA, замену расходных материалов и целый ряд других услуг, включая регулярную отчетность перед заказчиком по объемам выполненных работ. Последний аспект особенно важен, поскольку повышает степень доверия заказчика к исполнителю, дает возможность заказчику четко понимать, на что именно он расходует свои средства.
Для получения подробной информации посетите наш сайт в Интернете: www.kyocera-mds.ru
KYOCERA Document Solutions Russia — Тел.: +7 (495) 741 00 04
KYOCERA Document Solutions Inc. — www.kyoceradocumentsolutions.com
НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
